HubSpot Sequenzen richtest du im Sales Hub in sieben Schritten ein: Ziel festlegen, Zielgruppe definieren, E-Mail Vorlagen schreiben, Aufgaben für Calls oder LinkedIn einbauen, Abstände setzen, Stop-Regeln prüfen und mit einem Testkontakt starten. Eine Sequenz kombiniert E-Mails, Aufgaben, Calls und manuelle LinkedIn Schritte zu einem festen Ablauf, damit im Vertrieb kein Follow-up vergessen wird. Dieser Artikel basiert auf dem MAUTTEC Video „2 mal mehr Abschlüsse mit HubSpot Sequenzen“ und zeigt, wie du deine ersten Sequenzen sauber aufsetzt.

Kurze Antwort

HubSpot Sequenzen sind automatisierte 1:1 Follow-up Abläufe im Sales Hub, die E-Mails, Call-Aufgaben und LinkedIn Schritte kombinieren. Du richtest sie in sieben Schritten ein, vom Ziel bis zum Testkontakt. Sequenzen gibt es ab Sales Hub oder Service Hub Professional, jeder Nutzer braucht einen Sales oder Service Seat.

  • Stoppen automatisch bei Antwort oder Terminbuchung
  • Drei bis fünf klare Touchpoints statt zehn Erinnerungen
  • Zuerst Erstgespräch, Angebot und Reaktivierung abdecken

Was sind HubSpot Sequenzen?

HubSpot Sequenzen sind lineare Sales Abläufe. Ein Kontakt wird in eine Sequenz aufgenommen und erhält danach geplante Touchpoints: eine persönliche E-Mail, eine Aufgabe für einen Call, eine LinkedIn Erinnerung oder eine weitere Follow-up E-Mail. Der Unterschied zu einem Newsletter: Die Kommunikation wirkt wie ein persönlicher 1:1 Kontakt im Vertrieb.

Beispiel: Sequenz für ein Erstgespräch

  1. 1E-MailSofort nach der Aufnahme
  2. 2AnrufAufgabe für den Vertrieb
  3. 3Follow-up E-MailNicht erreicht, mit Terminlink
  4. 4LinkedInVerbindungsanfrage als Aufgabe
  5. 5StoppBei Antwort oder Terminbuchung
Jeder Schritt arbeitet auf das Erstgespräch hin. Eine Antwort oder Buchung beendet die Sequenz.

Sequenzen helfen vor allem Teams, die Leads gewinnen und dann zu selten nachfassen. In vielen B2B Prozessen braucht es mehrere Kontakte, bis ein Termin zustande kommt oder ein Angebot entschieden wird. Diese Kontakte plant die Sequenz für dich.

Wann lohnt sich eine HubSpot Sequenz im Vertrieb?

Eine Sequenz lohnt sich immer dann, wenn ein Kontakt nicht sofort entscheidet und du trotzdem einen klaren nächsten Schritt brauchst. Das betrifft Erstkontakte, Messeleads, Demo Nachfassaktionen, Angebotsverfolgung und Reaktivierung alter Leads.

Situation Sequenz Ziel Typischer Ablauf
Lead hat Formular ausgefüllt Erstgespräch sichern E-Mail, Call Aufgabe, Reminder
Angebot wurde versendet Entscheidung herbeiführen Nachfassmail, Call, Einwand Mail
Kontakt war im Erstgespräch, aber reagiert nicht Reaktivieren oder sauber disqualifizieren 3 Follow-ups über zwei Wochen
Alter Lead wird wieder interessant Neuen Bedarf prüfen Kontextmail, LinkedIn Aufgabe, Call

Welche Lizenz brauchst du für HubSpot Sequenzen?

Sequenzen gibt es ab Sales Hub oder Service Hub Professional. Jeder Nutzer, der Sequenzen versendet, braucht einen zugewiesenen Sales oder Service Seat. Prüf das vorher: Viele Teams haben Zugriff auf HubSpot, aber ihnen fehlen die Vertriebsfunktionen, die sie brauchen.

HubSpot Sequenzen Übersicht mit mehreren Sequenzen, Aufnahmen, Antwortrate und Meeting-Rate pro Sequenz
In der Sequenzen Übersicht siehst du pro Sequenz Aufnahmen, Antwortrate und Meeting-Rate.

Prüfe vor dem Aufbau: Wer soll Sequenzen nutzen? Wer darf Templates bearbeiten? Wer darf Kontakte aufnehmen? Und wer wertet Antworten, Termine und Abmeldungen aus? Die Lizenzfrage hängt eng mit deinem Sales Prozess zusammen. Seats, Rechte und erste Sequenzen richten wir auch im Rahmen eines HubSpot Setups ein.

Wie erstellst du eine HubSpot Sequenz Schritt für Schritt?

Eine HubSpot Sequenz erstellst du in sieben Schritten: Ziel, Zielgruppe, E-Mail Vorlagen, Aufgaben, Abstände, Stop-Regeln und Testkontakt. Der Aufbau beginnt mit dem Ziel, erst danach öffnest du den Editor. Definiere zuerst, welcher Moment die Sequenz auslöst: neues Erstgespräch, Angebot versendet, No-Show oder kalter Kontakt. Danach legst du fest, wie viele Touchpoints sinnvoll sind und wann die Sequenz beendet werden soll.

  1. Ziel der Sequenz festlegen.
  2. Kontakte und Zielgruppe definieren.
  3. E-Mail Vorlagen schreiben.
  4. Aufgaben für Calls oder LinkedIn einbauen.
  5. Abstände zwischen Touchpoints festlegen.
  6. Stop-Regeln prüfen.
  7. Testkontakt aufnehmen und Ablauf prüfen.

Wie baust du E-Mails, Aufgaben und LinkedIn Touchpoints in eine Sequenz ein?

Eine gute Sequenz mischt automatisierbare E-Mails mit manuellen Schritten. E-Mails skalieren gut. Aufgaben sorgen dafür, dass wichtige Leads nicht im Postfach untergehen. LinkedIn Schritte helfen, wenn ein Kontakt dort aktiver ist als per E-Mail. Wie du LinkedIn und HubSpot verknüpfst, zeigt der Artikel zur HubSpot LinkedIn Integration.

Praxisregel: Baue lieber drei bis fünf klare Touchpoints als zehn halbherzige Erinnerungen. Jede Nachricht braucht einen eigenen Grund. Sonst fühlt sich die Sequenz für den Empfänger wie Druck an.

Wie personalisierst du HubSpot Sequenzen mit Platzhaltern?

HubSpot Sequenzen personalisierst du mit Platzhaltern, die Daten aus Kontakt-, Unternehmens- und Deal Eigenschaften in die E-Mails einfügen. Das spart Zeit, funktioniert aber nur mit sauberen Daten. Ein leerer Vorname, eine falsche Firma oder ein unpassendes Angebot kostet Vertrauen.

HubSpot Hinweis Fehlende Informationen für diesen Kontakt aktualisieren mit offenen Platzhaltern für Firma, Ergebnis und Case Study
Vor dem Start zeigt HubSpot, welche Platzhalter für diesen Kontakt noch befüllt werden müssen.

Nutze Platzhalter für einfache Dinge: Vorname, Firmenname, Meeting Thema, Angebotsname oder letzter Kontaktpunkt. Komplexe Argumentation schreibst du besser selbst. Gute Sequenzen kombinieren klare Struktur mit kurzen manuellen Anpassungen vor dem Versand.

Wann stoppt eine HubSpot Sequenz automatisch?

Eine Sequenz kann automatisch stoppen, wenn ein Kontakt antwortet oder einen Termin bucht. Dadurch musst du nicht manuell prüfen, ob jemand noch weitere Follow-ups erhalten soll. Trotzdem solltest du die Stop-Regeln bewusst testen, bevor du Kontakte in größerer Menge aufnimmst.

Grenze Sequenzen außerdem von HubSpot Workflows ab: Workflows automatisieren CRM Prozesse und Marketing Logik, Sequenzen unterstützen das persönliche Nachfassen im Vertrieb. Den vollständigen Vergleich findest du im Artikel HubSpot Sequenzen vs. Workflows.

Welche HubSpot Sequenzen solltest du zuerst bauen?

Baue zuerst drei Sequenzen nah am Umsatz: ein Erstgespräch Follow-up, eine Angebotsnachfassung und eine Reaktivierung für alte Leads. Damit deckst du die häufigsten Lecks im Vertrieb ab.

  • Erstgespräch Follow-up: Nach dem Call Zusammenfassung, nächster Schritt und Reminder.
  • Angebot Follow-up: Angebot erklären, Einwände aufnehmen, Entscheidungstermin sichern.
  • Reaktivierung: Alte Leads mit Kontext erneut ansprechen und Bedarf prüfen.

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Häufige Fragen zu HubSpot Sequenzen

Was ist eine HubSpot Sequenz?

Eine HubSpot Sequenz ist ein geplanter 1:1 Follow-up Ablauf im Sales Hub. Sie kombiniert E-Mails, Aufgaben, Calls und manuelle Schritte, damit Vertriebsteams konsequent nachfassen.

Sind HubSpot Sequenzen dasselbe wie Workflows?

Nein. Sequenzen sind persönliche Sales Abläufe für einzelne Kontakte. Workflows automatisieren CRM Prozesse, Marketing Logik und Datenpflege. Beide Werkzeuge haben unterschiedliche Aufgaben.

Welche HubSpot Lizenz brauche ich für Sequenzen?

Sequenzen gibt es ab Sales Hub oder Service Hub Professional. Jeder Nutzer, der Sequenzen versendet, braucht einen passenden Sales oder Service Seat.

Kann ich Kontakte automatisch in Sequenzen aufnehmen?

Ja, per Workflow, das geht aber erst mit Sales Hub Enterprise. In vielen Fällen ist eine bewusste manuelle Aufnahme besser, weil Sales Sequenzen persönlich wirken sollen.

Wann stoppt eine Sequenz automatisch?

Typische Stop-Gründe sind eine Antwort des Kontakts oder eine gebuchte Besprechung. Diese Regeln solltest du vor dem Live Einsatz mit einem Testkontakt prüfen.

Wie richte ich HubSpot Sequenzen ein?

In sieben Schritten: Ziel der Sequenz festlegen, Kontakte und Zielgruppe definieren, E-Mail Vorlagen schreiben, Aufgaben für Calls oder LinkedIn einbauen, Abstände zwischen den Touchpoints setzen, Stop-Regeln prüfen und zum Schluss einen Testkontakt aufnehmen. Öffne den Editor erst, wenn Ziel und Auslöser klar sind, zum Beispiel ein neues Erstgespräch oder ein versendetes Angebot.

Wie viele Schritte sollte eine HubSpot Sequenz haben?

Drei bis fünf klare Touchpoints reichen für die meisten Sequenzen. Jede Nachricht braucht einen eigenen Grund, sonst wirkt die Sequenz auf den Empfänger wie Druck. Mische automatisierbare E-Mails mit manuellen Aufgaben für Calls oder LinkedIn, damit wichtige Leads nicht im Postfach untergehen. Reagiert ein Kontakt nach dem Erstgespräch nicht, reichen oft drei Follow-ups über zwei Wochen.