Ein Kollege ist krank, der Lead ruft an und fragt nach dem Angebot aus dem letzten Gespräch. Welche 3 Optionen wurden besprochen, welcher Preis genannt? Ohne Transkript steht im CRM nur „Telefonat, 45 Minuten". Mit Transkript steht dort, was gesagt wurde, wer wie lange geredet hat und was als Nächstes passieren soll.
Im Video HubSpot Call Transkripte: Gespräche auswerten zeige ich zwei Wege in unserem Demoportal: die native Transkription von Anrufen über HubSpot Calling und die Übernahme von Meeting Transkripten aus Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet über Fireflies. Am Ende baut ein Agent aus dem Transkript eine Aufgabe für den Vertrieb.
Die Frage vorab: Telefonierst du überwiegend über eine Nummer, oder wechselst du zwischen Teams, Zoom, Meet und Terminen vor Ort? Im ersten Fall reicht HubSpot selbst. Im zweiten Fall brauchst du einen Notetaker, der mit ins Meeting kommt.
Welche zwei Wege gibt es für Transkripte in HubSpot?
| Weg | Für wen | Was du brauchst | Ergebnis im CRM |
|---|---|---|---|
| HubSpot Calling | Teams, die Leads über eine Telefonnummer anrufen | Verbundene oder von HubSpot bereitgestellte Nummer, Sales oder Service Hub Professional Seat | Aufzeichnung, Transkript und Sprechanteile am Anruf |
| Meeting Notetaker | Teams mit Videocalls in Zoom, Teams oder Meet | Fireflies mit HubSpot Integration oder den HubSpot Notetaker in der Beta | Notizen, Zusammenfassung und Transkript Link am Meeting |
Beide Wege enden am selben Punkt. Das Gespräch liegt als Aktivität im Kontakt, und Breeze kann darauf zugreifen. Erst dann lohnen sich die Agents, die ich am Ende zeige. Wie du HubSpot Calling grundsätzlich einrichtest, steht in HubSpot Telefonie einrichten.
Wie transkribiert HubSpot Telefonate?
Wenn du nicht täglich 100 Anrufe führst, aber regelmäßig eine Stunde mit einem Lead sprichst, ist HubSpot Calling der einfachste Weg. Entweder stellt HubSpot eine Nummer bereit oder du verbindest deine Handynummer. Die Einstellungen findest du unter Anruf Setup. Dort aktivierst du die Aufzeichnung für eingehende und ausgehende Anrufe sowie die Transkription und Analyse.
Nach dem Anruf hängt das Transkript als Notiz an der Anrufaktivität. Im Beispiel heißt der Testkontakt Bill Gates, das Gespräch trägt den Titel „Transkript HubSpot Einführung". Du siehst die Teilnehmer, die Rollen und jeden Redebeitrag in Reihenfolge. HubSpot zeigt außerdem, wer wie oft gesprochen hat.
Wichtig vor dem ersten Anruf: Die native Transkription setzt einen zugewiesenen Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise Seat voraus. Und du musst deinen Gesprächspartner vor der Aufzeichnung informieren.
Was macht Breeze aus dem Transkript?
Das Transkript allein ist lang, und niemand liest 45 Minuten Gespräch nach. Den Wert bringt die Zusammenfassung. Breeze liest die protokollierten Aktivitäten im Kontakt und schreibt eine Datensatzzusammenfassung. Im Beispiel steht dort: Am 1. September 2026 fand ein Anruf statt, besprochen wurde ein Angebot mit drei Optionen, dazu die Preisspanne und die Folgeaufgabe.
Im Vertrieb ist das viel wert. Wenn ein Kollege den Lead übernimmt oder jemand krank ist, sieht die Vertretung in 10 Sekunden, was besprochen und welcher Preis genannt wurde. Was Breeze sonst noch kann und wo die Grenzen liegen, habe ich in HubSpot Breeze im Test beschrieben.
Wie kommen Meeting Transkripte aus Zoom, Teams und Meet nach HubSpot?
Für Videocalls brauchst du einen Notetaker. Im Video nutze ich Fireflies. Das ist ein Assistent, der mit ins Meeting kommt, sobald die Browser Extension aktiv ist, und das Gespräch aufzeichnet. Für die Teilnehmer ist das sichtbar, „Fireflies AI Notetaker" sitzt als eigener Teilnehmer im Call. Das irritiert manche Gesprächspartner, deshalb musst du wie beim Telefonat vorher darauf hinweisen.
Der Vorteil: Fireflies hat eine Schnittstelle zu HubSpot. Notizen, Zusammenfassung und ein Link zum Transkript werden direkt in HubSpot gespeichert. Neue Kontakte kann die Integration je nach Einstellung anlegen.
Die Stolperfalle ist die Zuordnung. HubSpot findet die Person über die E-Mail Adresse, mit der sie im Meeting war. Weicht die Adresse ab oder gibt es den Kontakt noch nicht, landet das Transkript nirgends. Prüfe deshalb vor wichtigen Meetings, ob die Einladung an die Adresse ging, die auch im CRM steht.
Seit der Aufnahme bietet HubSpot außerdem einen eigenen Meeting Notetaker in der Beta für Zoom, Google Meet und Microsoft Teams an. Wenn du bereits ein Professional Seat hast, lohnt sich der Test, bevor du ein weiteres Tool bezahlst.
Wie erstellt ein Agent aus dem Transkript eine Aufgabe?
Interessant werden Transkripte in Kombination mit dem Agent Hub. Im Demoportal läuft ein Workflow, der startet, sobald ein Anruf erstellt und das Transkript generiert wurde. Der Agent „Aufgaben Ersteller" liest das Transkript und formuliert daraus eine Aufgabe. Ein Code Schritt formatiert das Ergebnis, eine Verzweigung entscheidet, wem die Aufgabe gehört.
Das Ergebnis ist eine Aufgabe, die zu diesem einen Gespräch passt. Habe ich dem Lead im Call ein Angebot mit 3 Positionen versprochen, steht in der Aufgabe: Angebot mit 3 Positionen erstellen. Das ist etwas anderes als ein generisches „Nachfassen" im Aufgabenfeld. Wie du solche Agents aufbaust, zeigt der Artikel HubSpot Agent Hub mit 5 Beispielen. Was ein Lauf kostet, habe ich in HubSpot Agent Hub Kosten nachgerechnet. Im Demoportal verbrauchte „Aufgabe aus Gespräch erstellen" 31 Credits.
Welche Voraussetzungen und Hinweise gelten?
Die native Anruftranskription braucht einen Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise Seat für den Nutzer, der telefoniert. Im Aufnahmeaccount stehen 1.500 Transkriptionsstunden pro Monat, den Wert für deinen eigenen Account findest du unter Anruf Setup.
Informiere Gesprächspartner vor Anruf und Meeting über die Aufzeichnung und hole die erforderlichen Einwilligungen ein. Wie das bei euch konkret aussieht, klärst du mit eurem Datenschutzbeauftragten.
Meeting Notetaker ordnen über die E-Mail Adresse zu, die Adresse in der Einladung muss also mit dem HubSpot Kontakt übereinstimmen. Fireflies überträgt standardmäßig Notizen, Zusammenfassung und einen Transkript Link. Bevor du einen Agent darauf ansetzt, prüfe, welche Inhalte tatsächlich als Text in HubSpot liegen.
Welcher Weg passt zu deinem Vertrieb?
Wer überwiegend telefoniert, startet mit HubSpot Calling. Nummer verbinden, Transkription aktivieren, dann läuft es ohne zusätzliches Tool und ohne zusätzliche Rechnung. Wer viele Videocalls hat, testet zuerst den HubSpot Notetaker in der Beta und nimmt Fireflies, wenn dort Funktionen fehlen.
Den Agent würde ich erst einbauen, wenn Transkripte zuverlässig im Kontakt landen. Sonst formuliert er Aufgaben aus leeren Notizen. Mit einem eng abgegrenzten Fall wie „Aufgabe aus Gespräch" siehst du nach wenigen Anrufen, ob die Qualität stimmt und was es kostet.
Transkripte und Agents in eurem HubSpot einführen?
Im 20 Minuten Call klären wir, welcher Weg zu eurem Vertrieb passt und welche Seats ihr dafür braucht.
20 Minuten Call buchenDie kostenlose HubSpot Agents Blaupause enthält Aufbau und Prompts der gezeigten Agents. Wie Aufgaben in HubSpot organisiert werden, steht in HubSpot Aufgaben erstellen. Für die Umsetzung im Team unterstützen wir euch beim HubSpot Setup und in unseren HubSpot Workshops.
Welche Fragen zu HubSpot Transkripten bleiben offen?
Kann HubSpot Telefonate automatisch transkribieren?
Ja. Mit dem HubSpot Calling Feature und einer verbundenen oder von HubSpot bereitgestellten Nummer werden Anrufe aufgezeichnet und transkribiert. Im Aufnahmeaccount steht ein Kontingent von 1.500 Stunden pro Monat. Nötig ist ein zugewiesener Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise Seat.
Wie kommen Zoom, Teams oder Google Meet Transkripte nach HubSpot?
Über einen Meeting Notetaker wie Fireflies. Der Notetaker nimmt am Meeting teil und überträgt Notizen, Zusammenfassung und einen Link zum Transkript in den HubSpot Kontakt. HubSpot bietet zusätzlich einen eigenen Meeting Notetaker in der Beta an.
Warum landet ein Fireflies Transkript nicht im richtigen Kontakt?
Die Zuordnung läuft über die E-Mail Adresse des Teilnehmers. Weicht die Adresse ab oder existiert der Kontakt in HubSpot nicht, kann die Integration ihn je nach Einstellung anlegen oder das Transkript bleibt ohne Zuordnung. Prüfe die Adressen vor dem Meeting.
Was macht Breeze mit dem Transkript?
Breeze liest die protokollierten Anrufe und Meetings und schreibt eine Datensatzzusammenfassung in den Kontakt. Im Beispiel steht dort, dass am 1. September ein Angebot mit drei Optionen besprochen wurde.
Kann ein Agent aus dem Transkript eine Aufgabe erstellen?
Ja. Ein Workflow startet, sobald ein Anruf erstellt wurde. Ein Agent liest das Transkript, formuliert die Aufgabe und weist sie dem richtigen Mitarbeiter zu. Wurde im Call ein Angebot mit drei Positionen versprochen, steht genau das in der Aufgabe.
Muss ich Gesprächspartner über die Aufzeichnung informieren?
Ja. Sowohl bei Anrufen als auch bei Meetings mit Notetaker musst du die Teilnehmer vor der Aufzeichnung informieren und die erforderlichen Einwilligungen einholen. Wie das in deinem Fall konkret aussieht, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten.
