Der Deal ist gewonnen, die Produkte stehen in HubSpot und jetzt beginnt häufig das Kopieren. Kundendaten, Rechnungsadresse, Positionen, Preise, Rabatte und Steuern wandern per Hand in die Buchhaltung. Das kostet Zeit und erschwert dem Vertrieb den Blick auf offene Zahlungen. Im MAUTTEC Video siehst du eine andere Lösung: Eine HubSpot Karte prüft die Daten und legt in Lexware Office, früher lexoffice, einen Rechnungsentwurf an.
Kurze Antwort: HubSpot führt Deal, Unternehmen und verkaufte Positionen. Lexware Office führt Rechnung, Rechnungsnummer und Zahlungsstatus. Eine Integration überträgt die benötigten Daten, legt zuerst einen prüfbaren Entwurf an und schreibt Status sowie Rechnungsdatei zurück in den HubSpot Deal.
Was verbindet die HubSpot Lexware Office Integration?
Die Verbindung schließt den Übergabepunkt zwischen Vertrieb und Buchhaltung. Im gezeigten Prozess startet ein Mitarbeiter direkt im HubSpot Deal. Eine eigene CRM Karte zeigt, ob ein Unternehmen zugeordnet ist, ob die Rechnungsadresse vollständig ist und ob Produkte mit Preis und Menge vorliegen. Erst wenn die Prüfung erfolgreich ist, lässt sich der Rechnungsentwurf vorbereiten.
Die Schnittstelle liest dafür Daten aus mehreren Objekten in HubSpot. Der Deal liefert Kontext und Status, das Unternehmen liefert den Rechnungsempfänger, die zugeordneten Artikel liefern Positionen, Mengen, Preise und Rabatte. Daraus entsteht in Lexware Office ein Kontakt und anschließend eine Rechnung. Die offizielle Lexware API Dokumentation stellt dafür unter anderem Endpunkte für Kontakte, Rechnungen, Dateien und Zahlungen bereit.
Der konkrete Umfang ist eine Prozessentscheidung. Manche Teams brauchen nur eine Übergabe nach Dealgewinn. Andere möchten Angebote, Teilrechnungen, mehrere Steuersätze oder Zahlungseingänge abbilden. Einen Überblick über weitere Wege findest du im Artikel zu HubSpot und Buchhaltung.
Warum werden CRM und Buchhaltung getrennt geführt?
HubSpot ist der Arbeitsort für Kontakte, Vertriebsaktivitäten, Deals, Angebote und Forecasts. Lexware Office verwaltet den nachgelagerten Rechnungsprozess. Dort liegen zum Beispiel Rechnungsentwürfe, abgeschlossene Rechnungen und offene Posten. Die Trennung gibt jedem Team einen klaren Arbeitsort, ohne den Informationsfluss zu unterbrechen.
Das bedeutet nicht, dass Rechnungen aus HubSpot grundsätzlich ungültig wären. Welche Lösung passt, hängt von den benötigten Angaben, dem Rechnungsformat und dem Buchhaltungsprozess ab. Wer die native Variante bewerten möchte, findet die Funktionen im Guide zur HubSpot Rechnungsstellung. Für den hier gezeigten Kundenprozess ist Lexware Office bereits das führende System für Rechnungen und Zahlungen. Deshalb bleibt die finale Rechnung dort.
Lexware beschreibt im eigenen Help Center, welche Stammdaten, Nummernkreise und Kundendaten vor der Rechnungserstellung geprüft werden sollten. Die Anleitung zeigt außerdem, dass eine abgeschlossene Rechnung den Status offen erhält und anschließend versendet werden kann. Das ist der Status, den die Schnittstelle im Beispiel wieder in HubSpot anzeigt. Quelle: Lexware Office Hilfe zur Rechnungserstellung.
Welche Daten braucht ein Rechnungsentwurf?
Die Pflichtfelder hängen vom konkreten Beleg und vom Empfänger ab. Technisch braucht die Lexware API beim Anlegen einer Rechnung unter anderem Rechnungsdatum, Adresse, Positionen, Währung, Steuerbedingungen und Angaben zur Lieferung oder Leistung. Für die einzelnen Positionen sind Name, Menge, Einheit, Preis und Steuersatz relevant. Ein vorhandener Lexware Kontakt kann über seine ID referenziert werden.
| Datenbereich | Typische Quelle in HubSpot | Prüfung vor Übergabe |
|---|---|---|
| Rechnungsempfänger | Unternehmen oder Kontakt | Name und eindeutige Zuordnung |
| Rechnungsadresse | Unternehmenseigenschaften | Straße, PLZ, Ort und Land |
| Positionen | Artikel am Deal | Name, Menge, Einheit und Preis |
| Steuerlogik | Artikel, Deal oder Regelwerk | Steuerart und gültiger Steuersatz |
| Konditionen | Deal oder Unternehmen | Rabatt, Leistungsdatum und Zahlungsziel |
Die Feldzuordnung sollte vor der Entwicklung schriftlich feststehen. Besonders kritisch sind mehrere Rechnungsadressen, unterschiedliche Steuerfälle, fehlende Einheiten und frei eingegebene Rabatte. Für XRechnungen können weitere Angaben nötig sein. Lexware nennt in der API Dokumentation zum Beispiel Leitweg ID und Lieferantennummer für entsprechend eingerichtete Behördenkontakte.
Wie läuft der Prozess vom Deal zur Rechnung?
Im Video bleibt der Mitarbeiter zunächst im Deal. Er ergänzt Produkte aus der HubSpot Produktbibliothek, setzt Mengen, Preise, Rabatte und Steuersätze und aktualisiert den Dealbetrag. Danach prüft die CRM Karte alle Felder. Fehlt zum Beispiel das zugeordnete Unternehmen oder die Rechnungsadresse, stoppt der Vorgang mit einem klaren Hinweis.
- Der Vertrieb finalisiert Produkte und Konditionen im HubSpot Deal.
- Die Karte prüft Empfänger, Adresse, Positionen, Preise und Steuerangaben.
- Die Schnittstelle sucht oder erstellt den Kontakt in Lexware Office.
- Sie legt über die Lexware API einen Rechnungsentwurf mit den Dealpositionen an.
- Eine zuständige Person öffnet den Entwurf, prüft die Vorschau und schließt die Rechnung ab.
- Die Integration liest Rechnungsnummer, Status und Datei aus und aktualisiert den HubSpot Deal.
Der Entwurfsstatus ist bewusst gewählt. Laut Lexware API werden Rechnungen ohne den Parameter zur Finalisierung standardmäßig als Entwurf angelegt. So bleibt eine menschliche Prüfung möglich. Erst beim Abschluss entstehen die finalen Dokumentdateien. Das reduziert das Risiko, dass ein falscher Empfänger oder ein fehlerhafter Rabatt direkt in eine versandfertige Rechnung gelangt.
Was unterscheidet Marketplace App und individuelle Integration?
Der HubSpot Marketplace enthält mehrere Apps mit unterschiedlichem Umfang. Die dort gelistete Lexware Office App beschreibt die Synchronisation von Kontakten und Unternehmen sowie die Übertragung von Dokumenten aus Lexware Office nach HubSpot. Andere Apps im Marketplace setzen zum Beispiel bei einer Dealphase an und erzeugen Rechnungen. Deshalb muss die Auswahl immer am tatsächlichen Prozess geprüft werden.
| Kriterium | Marketplace App | Individuelle Integration |
|---|---|---|
| Start | Installation und Konfiguration | Fachkonzept, Mapping und Entwicklung |
| Datenumfang | Durch den Anbieter festgelegt | Auf den Prozess zugeschnitten |
| Trigger | Vorgegebene Optionen | Klick, Dealphase oder eigene Freigabelogik |
| Validierung | Abhängig von der App | Eigene Regeln direkt am Deal |
| Betrieb | App Anbieter pflegt die Verbindung | Monitoring und Wartung müssen geplant werden |
Für einen Standardabgleich kann eine vorhandene App der wirtschaftlichere Weg sein. Prüfe vorab, welche Objekte sie liest und schreibt, wie Dubletten behandelt werden und wo Fehler sichtbar werden. Sobald Deals, Artikel, Rabatte, die Ablage des Rechnungsdokuments oder eigene Statusregeln anders laufen als vorgesehen, braucht es eine Anpassung oder eine eigene Lösung. Der Artikel zu HubSpot Integrationswegen erklärt die technischen Optionen im größeren Zusammenhang.
Welche Daten kommen zurück nach HubSpot?
Eine gute Rückgabe beantwortet dem Vertrieb 4 Fragen: Wurde die Rechnung angelegt? Welche Rechnungsnummer hat sie? Ist sie offen oder bezahlt? Wo liegt das Dokument? Im Video zeigt die Karte zuerst den Entwurf. Nach dem Abschluss in Lexware Office wechselt der Status auf offen, die Rechnungsnummer erscheint und die PDF Datei wird am Deal abgelegt.
Die Lexware API bietet Lesemöglichkeiten für Rechnungen, Dateien und Zahlungen. Ereignisse informieren Integrationen zudem über Änderungen an Rechnung oder Zahlung. Damit kann der Abgleich regelmäßig, per Ereignis oder nach einem manuellen Klick erfolgen. Entscheidend ist eine eindeutige ID der Lexware Rechnung am Deal. Sie verhindert, dass ein erneuter Aufruf versehentlich eine 2. Rechnung erzeugt.
Welche Fehler müssen vor dem Start geklärt werden?
Die API ist selten der schwierigste Teil. Meist fehlt eine verbindliche Antwort darauf, welches System welches Feld führt. Wenn HubSpot und Lexware Office gleichzeitig dieselbe Adresse ändern dürfen, entstehen Konflikte. Wenn ein Workflow bei jeder Bearbeitung des Deals erneut startet, drohen doppelte Entwürfe. Wenn Rabatte oder Steuersätze nur als Freitext vorliegen, kann die Schnittstelle sie nicht verlässlich zuordnen.
- Fehlende Stammdaten: Definiere Pflichtfelder und blockiere die Übergabe bei unvollständigen Daten.
- Dubletten: Lege fest, wie bestehende Kontakte in Lexware gesucht und eindeutig referenziert werden.
- Doppelte Ausführung: Speichere die ID aus Lexware in HubSpot und prüfe sie vor jedem neuen Lauf.
- Steuerfälle: Stimme Steuerarten und gültige Sätze mit der Buchhaltung ab und bilde sie als feste Regeln ab.
- Statuskonflikte: Definiere, ob Entwurf, offen und bezahlt eine Dealphase ändern oder nur als Information dienen.
- Fehlende Überwachung: Protokolliere Fehler und gib einer zuständigen Person eine klare Aufgabe zur Korrektur.
Wer bereits mit einem anderen Buchhaltungssystem arbeitet, sollte die Prozesse genauso prüfen. Die Artikel zu HubSpot und sevdesk sowie HubSpot und easybill zeigen alternative Setups. Die Produktentscheidung folgt dem Buchhaltungsprozess, der Integrationsweg folgt dem gewünschten Datenfluss.
Wann lohnt sich eine eigene Schnittstelle?
Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn die manuelle Übergabe regelmäßig Zeit bindet und der Prozess über einen einfachen Stammdatenabgleich hinausgeht. Typische Signale sind viele Dealpositionen, individuelle Rabatte, mehrere Steuerfälle, besondere Freigaben, die automatische Ablage des Rechnungsdokuments oder ein Rückkanal für den Zahlungsstatus.
Vor der Entwicklung sollte eine kurze Prozessaufnahme stehen. Sie klärt Trigger, Pflichtfelder, führende Systeme, Fehlerweg, Freigabe und Rückgabe. Daraus lässt sich entscheiden, ob eine Marketplace App den Großteil abdeckt, ob eine kleine Ergänzung reicht oder ob eine eigene Integration wirtschaftlich sinnvoll ist. Auch Betrieb, Änderungen an den APIs und Monitoring gehören in den Scope.
Welche Integration passt zu eurem Rechnungsprozess?
Wir prüfen in 20 Minuten Datenmodell, Feldzuordnung und Statusrückgabe. Danach weißt du, ob eine Marketplace App reicht oder welchen Umfang die eigene Schnittstelle braucht.
Integration besprechenWelche Fragen werden zur HubSpot Lexware Office Verbindung häufig gestellt?
Kann HubSpot automatisch eine Rechnung in Lexware Office erstellen?
Ja. Eine Integration kann Deal, Unternehmen, Kontakt und Positionen aus HubSpot lesen und daraus über die Lexware API einen Rechnungsentwurf anlegen. Ob der Vorgang automatisch startet oder erst nach einem Klick, sollte zum Freigabeprozess des Unternehmens passen.
Welche Daten müssen im HubSpot Deal vorhanden sein?
Mindestens müssen Rechnungsempfänger, Rechnungsadresse, Land, Positionen, Mengen, Preise, Währung und Steuerlogik eindeutig sein. Je nach Rechnung kommen Leistungsdatum, Zahlungsziel, Rabatte, Bestellnummer oder Leitweg ID hinzu.
Ersetzt Lexware Office die Rechnungsfunktion von HubSpot?
Das hängt vom Prozess ab. HubSpot kann Rechnungen und Zahlungen abbilden. Lexware Office wird oft gewählt, wenn Rechnungsstellung, Zahlungsstatus und Buchhaltungsabläufe bereits dort geführt werden. Eine HubSpot Rechnung ist deshalb nicht pauschal ungültig.
Reicht eine App aus dem HubSpot Marketplace aus?
Für eine standardisierte Synchronisation von Kontakten, Unternehmen und Dokumenten kann eine Marketplace App reichen. Prüfe vor dem Kauf die unterstützten Objekte, Synchronisationsrichtungen, Trigger, Feldzuordnungen und den Umgang mit Rechnungspositionen. Individuelle Abläufe brauchen häufig eine eigene Schnittstelle.
Kann der Rechnungsstatus zurück nach HubSpot übertragen werden?
Ja. Die Lexware API stellt Daten zu Rechnungen und Zahlungen bereit und unterstützt Ereignisse bei Statusänderungen. Eine Integration kann daraus im HubSpot Deal zum Beispiel Entwurf, offen oder bezahlt anzeigen. Das gezeigte MAUTTEC Beispiel legt zusätzlich die Rechnungsdatei am Deal ab.
Soll die Integration sofort eine fertige Rechnung versenden?
Für viele B2B Prozesse ist ein Entwurf mit manueller Prüfung sinnvoll. Eine zuständige Person kontrolliert Empfänger, Positionen, Rabatte, Steuerangaben und Zahlungsbedingungen. Erst danach wird die Rechnung in Lexware Office abgeschlossen und versendet.
