Der HubSpot Sales Hub ist das Vertriebsmodul von HubSpot: Du verwaltest darin Deals in einer Pipeline, legst Deal-Phasen und Pflichtfelder fest, automatisierst Follow-ups und wertest deine Abschlussquoten aus. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du eine Sales Pipeline aufbaust, Deal-Phasen definierst, Automatisierungen einrichtest und deine Abschlussquoten mit Reporting sichtbar machst. Die Erfahrung dahinter stammt aus 90+ Kundenprojekten und 9+ Jahren als HubSpot Gold Partner.
Der HubSpot Sales Hub ist das Vertriebsmodul von HubSpot: Du verwaltest Deals in einer Pipeline mit eigenen Phasen und Pflichtfeldern, automatisierst Follow-ups und wertest Abschlussquoten aus. Die Phasen passt du an deinen Vertrieb an, 4 bis 7 funktionieren gut. Im kostenlosen CRM gibt es 1 Pipeline pro Objekttyp, Sales Hub Starter erlaubt bis zu 15.
- Deal erst bei einer realen Verkaufschance anlegen
- Maximal 2 bis 3 Pflichtfelder pro Phase
- Verlustgründe als Auswahlfeld erfassen und monatlich auswerten
Wann brauche ich eine Sales Pipeline in HubSpot?
Eine Sales Pipeline in HubSpot brauchst du ab dem Moment, in dem ein konkretes Kaufinteresse entsteht. Sobald ein Lead zu einer echten Verkaufschance wird, erstellst du einen Deal und schiebst ihn in die Pipeline. Das ist der Fall, wenn ein Erstgespräch stattgefunden hat, ein Angebot angefragt wurde oder ein Bedarf qualifiziert ist. Den kompletten Sales Prozess vom Lead bis zum Abschluss haben wir Schritt für Schritt dokumentiert.
Der häufigste Fehler, den wir in 90+ Projekten sehen: Unternehmen erstellen Deals viel zu früh. Jeder Kontakt, der sich mal irgendwo gemeldet hat, bekommt sofort einen Deal. Das führt zu einer überladenen Pipeline, in der niemand mehr den Überblick hat. Als Prognose taugt die Pipeline dann nicht mehr.
Faustregel: Ein Deal entsteht erst, wenn du eine reale Verkaufschance identifiziert hast. Vorher arbeite mit Lead-Status und Lifecycle-Stages im HubSpot CRM, um Kontakte zu qualifizieren.
Wie baue ich eine HubSpot Sales Pipeline richtig auf?
Eine gut strukturierte HubSpot Pipeline bildet deinen realen Vertriebsprozess ab. Die Pipeline richtet sich nach dem Prozess. Du definierst Deal-Phasen, die den Schritten entsprechen, die ein potenzieller Kunde bei dir durchläuft. Von der Qualifizierung über das Angebot bis zum Abschluss.
HubSpot liefert eine Standard-Pipeline mit generischen Phasen wie "Appointment Scheduled" oder "Contract Sent". Diese Phasen passen selten zu deinem tatsächlichen Vertriebsprozess. Nach dem HubSpot Setup passt du deshalb zuerst die Pipeline-Phasen an dein Geschäft an.
| Phase | Bedeutung | Abschlusswahrscheinlichkeit |
|---|---|---|
| Qualifiziert | Bedarf und Budget bestätigt | 20% |
| Erstgespräch | Discovery Call durchgeführt | 40% |
| Angebot erstellt | Proposal versendet | 60% |
| Verhandlung | Rückfragen, Scope-Anpassung | 80% |
| Gewonnen / Verloren | Abschluss oder Absage | 100% / 0% |
Beispielhafte Pipeline-Phasen aus einem B2B-Vertrieb. Passe die Phasen an deinen individuellen Prozess an.
Wichtig ist: Halte die Anzahl der Phasen überschaubar. Zwischen 4 und 7 Phasen funktionieren in der Praxis gut. Zu wenige Phasen geben dir keine Sichtbarkeit, zu viele machen die Pipeline unübersichtlich. In der HubSpot Knowledge Base findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten der Phasen.
Was steht auf einer Deal-Karte in HubSpot?
Auf einer Deal-Karte in HubSpot stehen Deal-Name, Betrag, voraussichtliches Abschlussdatum und der letzte Aktivitätsstatus. Jeder Deal erscheint als solche Karte in der Pipeline, im sogenannten Board View.
Mit der Deal-Karte arbeitest du jeden Tag. Du kannst selbst konfigurieren, welche Properties auf der Karte sichtbar sind. Aus unserer Erfahrung gehören diese Felder auf jede Deal-Karte:
- Deal-Name: Standardisiert, z.B. "Firmenname - Produkt/Projekt"
- Betrag: Der erwartete Umsatz dieses Deals
- Abschlussdatum: Wann der Deal voraussichtlich entschieden wird
- Deal Owner: Wer ist verantwortlich?
- Nächster Schritt: Was ist die nächste Aktion?
- Letzter Kontakt: Wann war der letzte Austausch? Deals ohne Aktivität sind ein Warnsignal
Wie verschiebe ich Deals in HubSpot und erzwinge Datenqualität?
In HubSpot verschiebst du Deals per Drag-and-Drop zwischen den Pipeline-Phasen, Datenqualität erzwingst du mit Pflichtfeldern pro Phase. Das geht schnell, birgt aber ein Risiko. Ohne Kontrolle schieben Vertriebler Deals von Phase zu Phase, ohne die nötigen Informationen zu dokumentieren.
Dagegen helfen Pflichtfelder pro Phase. HubSpot erlaubt es, bestimmte Properties als Pflichtfeld zu definieren, wenn ein Deal in eine bestimmte Phase verschoben wird. So erfasst dein Team die relevanten Daten, bevor der Deal weiterrückt.
- Phase "Qualifiziert": Budget-Range und Entscheider müssen eingetragen sein
- Phase "Angebot erstellt": Angebotssumme und Abschlussdatum sind Pflicht
- Phase "Verloren": Verlustgrund muss angegeben werden
Best Practice aus 90+ Projekten: Definiere maximal 2 bis 3 Pflichtfelder pro Phase. Zu viele Pflichtfelder frustrieren das Sales-Team und führen dazu, dass Felder mit Dummy-Daten gefüllt werden. Solche Daten verfälschen jede Auswertung.
Welche Sales-Automatisierungen kann ich in HubSpot einrichten?
Im HubSpot Sales Hub richtest du Automatisierungen ein, die bei einem Phasenwechsel automatisch Aufgaben erstellen, E-Mails versenden oder Benachrichtigungen auslösen. So nehmen sie deinem Team wiederkehrende Arbeit ab. Das funktioniert über die Pipeline-Automatisierung direkt in den Deal-Einstellungen oder über HubSpot Workflows.
Die wichtigsten Automationen, die wir in fast jedem Projekt einrichten:
- Task-Erstellung: Bei Phase "Angebot erstellt" wird automatisch eine Aufgabe "Follow-up in 3 Tagen" erzeugt
- E-Mail-Sequenzen (ab Sales Hub Professional): Bei Phase "Qualifiziert" startet eine automatische Nurturing-Sequenz. Wie du Leads automatisiert generierst und qualifizierst, zeigen wir im Detail
- Manager-Benachrichtigung: Wenn ein Deal über 10.000 EUR in "Verhandlung" kommt, wird der Sales-Manager informiert
- Lead-Rotation (ab Sales Hub Professional): Neue Leads werden automatisch gleichmäßig an das Team verteilt
- Inaktivitäts-Warnung: Wenn ein Deal 14 Tage ohne Aktivität ist, bekommt der Owner eine Erinnerung
Pipeline & Automationen richtig aufsetzen?
Als HubSpot Gold Partner richten wir deine Sales Pipeline ein, mit Erfahrung aus 90+ Projekten.
20 Minuten Call vereinbarenWie tracke ich gewonnene und verlorene Deals in HubSpot?
Gewonnene und verlorene Deals trackst du in HubSpot über die Endphasen "Closed Won" und "Closed Lost", bei verlorenen Deals erfasst du immer einen Verlustgrund. Aus diesen Deals lernt dein Vertrieb am meisten.
An den Verlustgründen siehst du, wo dein Vertrieb nachbessern muss. Aus unseren Projekten wissen wir: Teams, die Verlustgründe systematisch auswerten, verbessern ihre Abschlussquote innerhalb von zwei Quartalen um 15 bis 25 %. HubSpot bietet dafür ein eigenes Property "Closed Lost Reason", das du mit vordefinierten Auswahlen befüllen solltest.
- Budget: Zu teuer oder kein Budget freigegeben
- Timing: Projekt verschoben, kein akuter Bedarf
- Wettbewerb: Entscheidung für einen Mitbewerber
- Keine Entscheidung: Projekt eingestellt, keine Rückmeldung
- Scope: Anforderungen passen nicht zum Angebot
Wann brauche ich mehrere Pipelines in HubSpot?
Mehrere Pipelines in HubSpot brauchst du, wenn du unterschiedliche Vertriebsprozesse hast, die sich nicht in einer einzigen Pipeline abbilden lassen. Typische Szenarien sind verschiedene Geschäftsbereiche, Neukundengeschäft vs. Bestandskunden oder Produkt- vs. Projektvertrieb.
Allerdings: Mehrere Pipelines bedeuten auch mehr Komplexität. Jede Pipeline braucht eigene Phasen, eigene Automationen und eigenes Reporting. Aus unserer Erfahrung ist eine einzige, gut strukturierte Pipeline für die meisten Unternehmen besser als drei halbherzig gepflegte.
| Szenario | Empfehlung |
|---|---|
| Ein Produkt/Dienstleistung, ein Team | 1 Pipeline, halte es einfach |
| Neugeschäft + Renewals/Upsell | 2 Pipelines mit unterschiedlichen Phasen und Zyklen |
| Mehrere Geschäftsbereiche | Je 1 Pipeline pro Bereich, wenn Prozesse stark abweichen |
| Verschiedene Länder/Märkte | 1 Pipeline mit Segment-Properties statt separate Pipelines |
Wichtig: Im kostenlosen CRM hast du 1 Pipeline pro Objekttyp. Sales Hub Starter erlaubt bis zu 15 Pipelines, Professional 100 und Enterprise 350, jeweils insgesamt pro Account über alle Objekttypen (Stand 09/2026). Plane das bei der Lizenzwahl mit ein.
Wie werte ich meine Sales-Daten in HubSpot aus?
Sales-Daten wertest du in HubSpot mit vorkonfigurierten Reports und Custom Reports in einem Sales-Dashboard aus. Die wichtigsten Zahlen sind Pipeline-Wert, Win Rate und durchschnittliche Deal-Dauer. Beim Sales-Reporting ist HubSpot Excel-Tabellen und einfachen CRM-Systemen klar voraus. Du siehst in Echtzeit, wie deine Pipeline performt, wo Deals stecken bleiben und welche Vertriebsmitarbeiter ihre Ziele erreichen.
HubSpot bietet vorkonfigurierte Reports, die du sofort nutzen kannst. Die wichtigsten Kennzahlen für dein Sales-Dashboard:
- Pipeline-Wert: Gesamtvolumen aller offenen Deals pro Phase
- Conversion Rate: Wie viel Prozent der Deals schaffen es von Phase zu Phase?
- Durchschnittliche Deal-Dauer: Wie lange braucht ein Deal vom Erstgespräch bis zum Abschluss?
- Win Rate: Verhältnis von gewonnenen zu verlorenen Deals
- Lost Reasons: Warum gehen Deals verloren? Welcher Grund dominiert?
- Activity Reports: Wie viele Calls, E-Mails, Meetings hat jeder Vertriebler pro Woche?
Für fortgeschrittene Teams empfehlen wir Custom Reports, die du im HubSpot Custom Report Builder erstellst. Damit kombinierst du Deal-Daten mit Kontakt- und Unternehmensinformationen für tiefere Analysen.
Welche Tipps gibt es für Pipeline-Management im HubSpot Sales Hub?
Gutes Pipeline-Management in HubSpot heißt: wöchentlich aufräumen, realistische Beträge und Abschlussdaten pflegen, jede Aktivität loggen und klare Regeln für Phasenwechsel festlegen. Diese Best Practices stammen aus 90+ HubSpot-Projekten. Mit diesen Tipps wird deine Pipeline zu einem Werkzeug, mit dem du deinen Umsatz steuerst.
- Pipeline-Hygiene: Räume deine Pipeline wöchentlich auf. Deals, die seit 30+ Tagen ohne Aktivität sind, müssen bewertet werden: weiterverfolgen oder schließen
- Realistische Beträge: Trage den tatsächlich erwarteten Betrag ein, nicht den Wunschbetrag. Eine Pipeline mit aufgeblähten Summen taugt nicht als Prognose
- Abschlussdaten pflegen: Aktualisiere das erwartete Abschlussdatum regelmäßig. Veraltete Daten machen Forecasting unmöglich
- Aktivitäts-Tracking: Logge jeden Kontakt: Calls, E-Mails, Meetings. Deals ohne Aktivität gehen meistens verloren
- Team-Alignment: Definiere klare Regeln, wann ein Deal die Phase wechselt. Ohne einheitliche Definition sind Pipeline-Reports nicht vergleichbar
Der wichtigste Tipp: Deine Pipeline zeigt nur so viel, wie dein Team einpflegt. Investiere in laufende CRM-Betreuung und regelmäßige Team-Schulungen, damit die Datenqualität hoch bleibt. In der Aufzeichnung unseres Reports-Workshops zeigen wir dir, wie du Sales-Reports baust, die dein Team wirklich nutzt. Unsere Kundenprojekte wie ARONA bestätigen das: Mit sauberen Daten und klaren Prozessen funktioniert die Pipeline. Wer das vernachlässigt, hat nach sechs Monaten eine Pipeline voller Karteileichen.
Häufige Fragen zum HubSpot Sales Hub
Was ist der HubSpot Sales Hub?
Der HubSpot Sales Hub ist das Vertriebsmodul innerhalb der HubSpot CRM-Plattform. Er umfasst Deal-Management, Pipeline-Verwaltung, E-Mail-Tracking, Meeting-Buchung, Sequenzen (ab Professional) und Sales-Reporting. Angebote (CPQ) gehören heute zu Revenue Hub Professional. Verfügbar in den Stufen Free, Starter, Professional und Enterprise.
Wie erstelle ich eine Sales Pipeline in HubSpot?
Gehe in den HubSpot-Einstellungen auf Deals und dann Pipelines. Dort kannst du eine neue Pipeline erstellen, Phasen definieren, Abschlusswahrscheinlichkeiten zuweisen und Pflichtfelder pro Phase festlegen. Passe die Phasen an deinen realen Vertriebsprozess an.
Wie viele Pipeline-Phasen sollte ich haben?
Wir empfehlen 4 bis 7 Phasen für die meisten B2B-Vertriebsprozesse. Zu wenige Phasen geben dir keine Sichtbarkeit über den Fortschritt, zu viele machen die Pipeline unübersichtlich und werden vom Team nicht konsequent gepflegt.
Kann ich mehrere Pipelines in HubSpot haben?
Ja. Im kostenlosen CRM gibt es 1 Pipeline pro Objekttyp, ab Sales Hub Starter bis zu 15 Pipelines und ab Professional bis zu 100, jeweils insgesamt pro Account. Mehrere Pipelines sind sinnvoll bei unterschiedlichen Geschäftsbereichen oder wenn Neugeschäft und Bestandskunden verschiedene Prozesse durchlaufen.
Kann ich die Pipeline-Phasen in HubSpot individuell anpassen?
Ja. In den HubSpot-Einstellungen unter Deals und Pipelines passt du Phasen an, legst neue an, weist Abschlusswahrscheinlichkeiten zu und legst Pflichtfelder pro Phase fest. Die Standard-Phasen wie „Appointment Scheduled“ oder „Contract Sent“ passen selten zu deinem Vertrieb, deshalb passt du sie nach dem Setup zuerst an. 4 bis 7 Phasen funktionieren in der Praxis gut.
Welche Automatisierungen gibt es im Sales Hub?
Der Sales Hub bietet automatische Task-Erstellung bei Phasenwechsel, E-Mail-Benachrichtigungen und Workflow-basierte Automationen. Sales Hub Starter hat bis zu 50 Workflows mit eingeschränkten Triggern und Aktionen. Ab Professional kommen frei konfigurierbare Workflows (bis 300), Sequenzen und die automatische Lead-Rotation dazu.
Wie tracke ich verlorene Deals in HubSpot?
Markiere verlorene Deals als Closed Lost und erfasse einen Verlustgrund über das Property Closed Lost Reason. Definiere vorgefertigte Gründe wie Budget, Timing, Wettbewerb oder Keine Entscheidung. Werte die Verlustgründe monatlich aus, um Muster zu erkennen.
Welche Sales-Reports sind in HubSpot am wichtigsten?
Die drei wichtigsten Reports sind Pipeline-Wert nach Phase, Win Rate über Zeit und durchschnittliche Deal-Dauer. Ergänze diese mit Conversion-Raten zwischen Phasen, Lost-Reason-Analysen und Activity-Reports pro Vertriebler für ein vollständiges Sales-Dashboard.
