Die Apollo HubSpot Integration ist eine native Verbindung, die du in Apollo unter Settings → Integrations in etwa 5 Minuten einrichtest. Danach schickst du Kontakte per Klick nach HubSpot und reicherst bestehende CRM-Daten an. Ich zeige dir, wie du die Verbindung aufsetzt, Felder mappst, CRM-Daten anreicherst und neue Leads recherchierst. Grundlage sind über 90 Kundenprojekte und mehr als 9 Jahre als HubSpot Gold Partner.
Die Apollo HubSpot Integration ist eine native Verbindung, die du in Apollo unter Settings → Integrations in etwa 5 Minuten einrichtest. Die Integration selbst ist kostenlos, Kosten entstehen durch Credits. Danach schickst du Kontakte per Klick nach HubSpot und ergänzt fehlende Felder wie Branche, Mitarbeiterzahl oder Telefonnummer.
- Admin-Zugang zu Apollo und HubSpot nötig
- Feld-Mapping und Lifecycle Stages vor dem ersten Sync prüfen
- Europäische Daten oft lückenhaft, kritische Daten manuell prüfen
Was ist Apollo.io und wie funktioniert es?
Apollo.io ist eine B2B-Kontaktdatenbank mit Kontakten und Unternehmen weltweit. Laut Anbieter stammen die Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen und Partnerdaten. Apollo stellt sie dir für Vertrieb und Marketing zur Verfügung.
Zu jedem Kontakt speichert Apollo Informationen wie Name, Position, Unternehmen, Standort, Branche und Mitarbeiterzahl in einer zentralen Datenbank. Wenn du einen Kontakt suchst, bezahlst du den Zugang zu den Daten mit Credits, vor allem für E-Mail-Adressen und Telefonnummern.
Apollo liefert dir in Sekunden Daten, für die du sonst Stunden auf LinkedIn oder in Handelsregistern verbringen würdest. Mit der HubSpot Verbindung landen diese Daten direkt in deinem CRM, bereit für Lead Scoring, Sequenzen oder Kampagnen.
Kernprinzip: Apollo ist eine Datenquelle. Du nutzt Apollo, um Kontakte zu finden und Daten anzureichern. Die eigentliche Vertriebsarbeit (Sequenzen, Deals, Pipeline) findet in HubSpot statt.
Wie funktioniert Datenanreicherung mit Apollo?
Datenanreicherung mit Apollo funktioniert per Abgleich: Apollo vergleicht deine bestehenden CRM-Datensätze mit seiner Datenbank und füllt fehlende Informationen wie Branche, Mitarbeiteranzahl, Standort oder Telefonnummer automatisch auf. Das nennt sich Data Enrichment.
Das funktioniert in zwei Richtungen: Entweder du reicherst bestehende HubSpot-Kontakte an (Enrichment) oder du recherchierst völlig neue Kontakte in Apollos Datenbank und überträgst sie nach HubSpot. Beide Wege kosten Credits. Das ist Apollos interne Währung, die du über dein Abo oder als Zusatzpaket kaufst.
| Anwendungsfall | Was passiert | Credits |
|---|---|---|
| CRM Enrichment | Apollo ergänzt fehlende Felder bei bestehenden Kontakten (Branche, Stadt, Telefon) | 1 Credit pro Kontakt |
| Lead-Recherche | Du suchst neue Kontakte nach Filtern (Branche, Größe, Position) und überträgst sie | 1 Credit pro Kontakt |
| E-Mail-Verifizierung | Apollo prüft, ob eine E-Mail-Adresse zustellbar ist | Inkl. bei Enrichment |
| Automatisches Enrichment | Neue Kontakte in HubSpot werden automatisch angereichert | 1 Credit pro Kontakt |
Credit-Kosten variieren je nach Apollo-Plan. Stand: März 2026.
Wie verbindest du Apollo mit HubSpot?
Apollo verbindest du mit HubSpot in Apollo unter Settings → Integrations, das dauert etwa 5 Minuten. Du brauchst Admin-Zugang zu beiden Tools, danach ist die Integration mit wenigen Klicks aktiv.
- Apollo Admin öffnen: Gehe in Apollo zu Settings → Integrations. Du findest dort HubSpot als eine der nativen Integrationen.
- HubSpot verbinden: Klicke auf "Connect" und melde dich mit deinem HubSpot-Account an. Apollo fordert Berechtigungen an, die du bestätigst. Die Verbindung ist danach sofort aktiv.
- Sync-Richtung festlegen: Entscheide, ob Daten nur von Apollo nach HubSpot fließen oder bidirektional synchronisiert werden. Für die meisten Anwendungsfälle reicht Apollo → HubSpot.
- Testen: Wähle einen einzelnen Kontakt in Apollo und klicke auf "Push to HubSpot". Prüfe, ob der Kontakt korrekt in HubSpot angelegt wurde.
Nach der Verbindung gibt es in Apollo die Option "HubSpot Actions", mit der du Kontakte per Klick ins CRM überträgst. Umgekehrt greift Apollo auf deine bestehenden HubSpot-Daten zu, um sie anzureichern. Eine Übersicht aller HubSpot Integrationen findest du in unserem separaten Guide.
Wie mappst du Felder und Lifecycle Stages zwischen Apollo und HubSpot?
Felder und Lifecycle Stages mappst du in den Apollo Integration Settings, getrennt in zwei Bereiche: Lifecycle Stage Mapping und Field Mapping. Beim Lifecycle Mapping ordnest du Apollos Stages (z.B. "New", "Working") deinen HubSpot Lifecycle Stages zu. Beim Field Mapping verknüpfst du einzelne Datenfelder.
Das Mapping stellt sicher, dass Apollos Datenfelder den richtigen HubSpot Properties zugeordnet werden. Ohne korrektes Mapping landen Daten im falschen Feld oder gehen verloren. Das ist einer der häufigsten Fehler bei der Integration.
| Apollo-Feld | HubSpot Property | Hinweis |
|---|---|---|
| Title | Job Title | Standard-Mapping |
| Company Name | Company Name | Standard-Mapping |
| Industry | Industry | Werte müssen übereinstimmen |
| Employee Count | Number of Employees | Ggf. Custom Property nötig |
| LinkedIn URL | LinkedIn URL (Custom) | Custom Property in HubSpot anlegen |
| City | City | Standard-Mapping |
| Phone | Phone Number | Standard-Mapping |
Prüfe nach dem ersten Sync, ob alle Felder korrekt befüllt wurden. Custom Properties müssen in HubSpot vorab angelegt werden.
Aus der Praxis: Lege in HubSpot immer ein Custom Property "Datenquelle" an und setze es beim Import auf "Apollo". So kannst du später filtern, welche Kontakte aus Apollo stammen, und ihre Datenqualität separat bewerten. Das brauchst du vor allem für Lead Scoring und Reporting.
Wie recherchierst du neue Leads in Apollo und überträgst sie nach HubSpot?
Neue Leads recherchierst du in Apollo über Filter wie Jobtitel, Branche und Unternehmensgröße und überträgst sie mit einem Klick über „Push to HubSpot“ ins CRM. Die Suche funktioniert ähnlich wie LinkedIn Sales Navigator, schickt die Kontakte aber direkt ins CRM. Wie du LinkedIn selbst anbindest, zeigt unser Guide zur HubSpot LinkedIn Integration.
- Filter definieren: Gehe in Apollo auf "People" oder "Companies" und stelle deine Kriterien ein: Jobtitel (CEO, Geschäftsführer, Head of Marketing), Branche, Unternehmensgröße, Standort und weitere Faktoren.
- Ergebnisse prüfen: Apollo zeigt dir passende Kontakte mit verfügbaren Daten. Klicke auf einzelne Profile, um Details wie Position, Unternehmen und verifizierte E-Mail zu prüfen.
- Zur Liste hinzufügen: Wähle die relevanten Kontakte aus und füge sie einer Apollo-Liste hinzu (z.B. "HubSpot Research Q1 2026"). Listen helfen dir, Kampagnen organisiert zu halten.
- Nach HubSpot übertragen: Öffne die Liste, wähle die Kontakte und klicke auf "HubSpot Actions" → "Push to HubSpot". Die Kontakte erscheinen innerhalb von Sekunden mit allen verfügbaren Daten in deinem CRM.
- In HubSpot weiterarbeiten: Füge die neuen Kontakte einer HubSpot-Liste hinzu, starte eine Sequenz, erstelle Aufgaben oder lass das Lead Scoring die Priorisierung übernehmen.
Wie reicherst du bestehende CRM-Daten über Apollo an?
Bestehende CRM-Daten reicherst du über Apollos CRM Enrichment an: Apollo gleicht deine HubSpot-Kontakte und -Unternehmen mit seiner Datenbank ab und schreibt fehlende Daten in die gemappten Felder. Das lohnt sich vor allem bei Bestandskunden, bei denen Branche, Mitarbeiterzahl oder Postleitzahl fehlen. Diese Daten brauchst du für Segmentierung und Leadgenerierung.
- Data Enrichment öffnen: Gehe in Apollo zu Data Enrichment → CRM. Apollo zeigt dir eine Übersicht deiner synchronisierten HubSpot-Kontakte und -Unternehmen.
- Kontakte auswählen: Du kannst einzelne Kontakte oder ganze Segmente zum Enrichment auswählen. Apollo zeigt dir, welche Daten es für jeden Kontakt zur Verfügung hat.
- Enrichment starten: Klicke auf "Enrich". Apollo gleicht deine Kontakte mit seiner Datenbank ab und schreibt fehlende Informationen direkt in die gemappten HubSpot-Felder.
- Ergebnisse prüfen: Öffne die angereicherten Kontakte in HubSpot und prüfe, ob die neuen Daten plausibel sind. Nicht alle Daten sind aktuell, besonders bei kleineren Unternehmen kann es Abweichungen geben.
Das Enrichment läuft in Echtzeit: Du klickst auf "Enrich", und innerhalb von Sekunden sind die Daten in HubSpot aktualisiert. Für die Nachbearbeitung und Segmentierung deiner angereicherten Daten kannst du HubSpot Workflows nutzen, z.B. um Kontakte mit bestimmten Branchen automatisch einem Sales-Mitarbeiter zuzuweisen.
Welche Nachteile und Grenzen hat Apollo?
Die größten Nachteile von Apollo sind schwankende Datenqualität, manuelle Recherchearbeit, steigende Credit-Kosten, DSGVO-Fragen und lückenhafte europäische Daten. Diese Schwächen wirken sich direkt auf die Qualität deiner CRM-Daten aus und damit auf deinen Vertrieb.
- Datenqualität nicht garantiert: Apollo weiß nicht immer, woher die Daten stammen oder wie aktuell sie sind. Personen wechseln Jobs, Unternehmen ändern ihre Struktur. Prüfe kritische Daten (Telefonnummern, E-Mails) vor dem ersten Kontakt.
- Manuelle Arbeit erforderlich: Die Recherche und Auswahl von Kontakten ist manuell. Zwar kannst du Listen erstellen und per Klick nach HubSpot übertragen, aber die Qualitätsprüfung bleibt bei dir. Automatische Workflows über Tools wie n8n oder Zapier können diesen Prozess teilweise automatisieren.
- Credit-Kosten skalieren: Jedes Enrichment und jeder neue Kontakt kostet Credits. Bei hohem Volumen (1.000+ Kontakte pro Monat) summieren sich die Kosten schnell. Kalkuliere vorher, wie viele Credits du realistisch brauchst.
- DSGVO-Bedenken: Apollo sammelt Daten aus öffentlichen Quellen, aber die Nutzung für Kaltakquise unterliegt in der EU strengen Regeln. Kläre mit deinem Datenschutzbeauftragten, ob und wie du Apollo-Daten für Marketing und Vertrieb einsetzen darfst.
- Europäische Daten oft lückenhaft: Apollos Datenbank ist stark auf den US-Markt fokussiert. Für deutsche oder europäische Unternehmen sind die Daten oft weniger vollständig als für amerikanische, vor allem bei Mitarbeiteranzahl und Branchenzuordnung.
Apollo und HubSpot für dein Team einrichten?
Wir helfen dir, die Integration sauber aufzusetzen, Felder korrekt zu mappen und Enrichment-Workflows zu automatisieren.
Kostenlose Beratung buchenFazit: Apollo macht dein HubSpot CRM vollständiger
Die Apollo HubSpot Integration hilft gegen eines der häufigsten CRM-Probleme: unvollständige Daten. Ob du bestehende Kontakte anreicherst oder neue Leads recherchierst, Apollo schreibt die fehlenden Angaben direkt in dein CRM. Die Datenqualität musst du trotzdem prüfen, und Credits solltest du gezielt einsetzen.
Dein Fahrplan: 1. Apollo-Account erstellen und mit HubSpot verbinden → 2. Feld-Mapping konfigurieren (inkl. Custom Property "Datenquelle") → 3. Erste 50 Kontakte anreichern und Datenqualität prüfen → 4. Lead-Recherche-Workflow definieren → 5. Mit Lead Scoring priorisieren. Wenn wir das für dich umsetzen sollen, schau dir unsere HubSpot-Implementierung an.
Wie es nach der Anreicherung weitergeht, zeigt unser Komplett-Guide zur Leadgenerierung mit dem gesamten Funnel von A bis Z. Und unser Integrations-Überblick hilft dir, die richtigen Tools mit HubSpot zu verbinden. Falls dein CRM schon steht, zeigt dir unser HubSpot Audit, wo es noch hakt.
Häufige Fragen zur Apollo HubSpot Integration
Was ist Apollo.io?
Apollo.io ist eine B2B-Kontaktdatenbank mit Kontakten und Unternehmen weltweit. Laut Anbieter stammen die Daten aus öffentlichen Quellen und Partnerdaten. Apollo stellt sie für Lead-Recherche, Datenanreicherung und Outbound-Vertrieb zur Verfügung.
Gibt es eine offizielle Apollo HubSpot Integration?
Ja. Apollo hat eine native HubSpot Integration. Gehe in Apollo zu Settings, dann Integrations, und klicke auf HubSpot Connect. Melde dich mit deinem HubSpot-Account an und bestätige die Berechtigungen. Die Verbindung ist in weniger als 5 Minuten aktiv. Im HubSpot App Marketplace ist Apollo Enrichment als Leading Partner mit über 5.000 Installationen gelistet.
Was kostet die Apollo HubSpot Integration?
Die Integration selbst ist kostenlos und in allen Apollo-Plänen enthalten. Kosten entstehen durch Credits: Jedes Enrichment und jeder neue Kontakt verbraucht Credits. Der kostenlose Apollo-Plan bietet begrenzte Credits, die Preise der kostenpflichtigen Pläne stehen aktuell auf apollo.io.
Wie genau sind die Daten von Apollo?
Apollo gibt Verifizierungsstufen für E-Mail-Adressen an (verifiziert, wahrscheinlich, nicht verifiziert). Die Datenaktualität variiert: Bei großen US-Unternehmen sind die Daten meist korrekt, bei kleineren europäischen Firmen gibt es häufiger Lücken oder veraltete Informationen. Prüfe kritische Daten immer manuell.
Kann ich Apollo-Daten für Kaltakquise in Deutschland nutzen?
Das hängt vom Kanal ab. § 7 UWG verlangt für Werbe-E-Mails grundsätzlich eine vorherige Einwilligung, auch im B2B. Für Werbeanrufe bei Geschäftskunden verlangt § 7 UWG zumindest eine mutmaßliche Einwilligung. Dazu kommt die DSGVO für die Verarbeitung der Kontaktdaten selbst. Lass das rechtlich prüfen, bevor du Apollo-Daten für Outbound nutzt.
Welche HubSpot-Felder kann ich mit Apollo befüllen?
Apollo kann Standard-Properties wie Name, E-Mail, Telefon, Jobtitel, Unternehmen, Stadt und Branche befüllen. Zusätzlich kannst du Custom Properties mappen, z.B. LinkedIn URL, Mitarbeiteranzahl oder Datenquelle. Das Mapping konfigurierst du in den Apollo Integration Settings.
Gibt es Alternativen zu Apollo für Datenanreicherung?
Ja, bekannte Alternativen sind ZoomInfo (größere Datenbank, deutlich teurer), Clearbit (jetzt Teil von HubSpot), Lusha und Cognism. Für den europäischen Markt bieten Echobot und Dealfront oft bessere Datenabdeckung als Apollo. Die Wahl hängt von Budget, Zielmarkt und benötigtem Datenvolumen ab.
Kann ich Enrichment automatisieren?
Ja, Apollo bietet die Option, neue Kontakte und Unternehmen in HubSpot automatisch anzureichern. Bedenke aber, dass jedes automatische Enrichment Credits verbraucht. Für kontrolliertes Enrichment kannst du externe Automatisierungstools wie n8n oder Zapier nutzen, um den Prozess regelbasiert zu steuern.
