Kontakte segmentierst du in HubSpot automatisch mit aktiven Listen: Du legst Filter fest, zum Beispiel Branche, Unternehmensgröße oder Quelle, und HubSpot fügt passende Kontakte selbst hinzu oder entfernt sie wieder. Listen gibt es in jeder HubSpot Version, auch im kostenlosen CRM. Hier siehst du, wie du aktive und statische Listen erstellst, welche Filter du kombinieren kannst und wie du Listen für Newsletter, Automationen und Sales-Prozesse einsetzt. Die Beispiele stammen aus über 90 Kundenprojekten und 9+ Jahren als HubSpot Gold Partner.
HubSpot Listen erstellst du unter Kontakte → Listen → Liste erstellen: Listentyp wählen, Basis festlegen, Filter setzen, Vorschau prüfen, speichern. Aktive Listen segmentieren Kontakte automatisch nach Kriterien wie Branche, Unternehmensgröße oder Quelle. Statische Listen bleiben nach dem Speichern unverändert. Listen gibt es auch im kostenlosen CRM.
- Aktive Listen für Newsletter, Workflows und Reporting
- Statische Listen für einmalige Aktionen und Outreach
- UND innerhalb eines Filterblocks, ODER zwischen Blöcken
Was sind HubSpot Listen und wozu brauche ich sie?
HubSpot Listen sind dynamische oder statische Segmente deiner Kontakte, Unternehmen oder Deals, die du anhand beliebiger Eigenschaften filtern kannst. Du kannst sie dir wie Excel-Listen vorstellen, die Daten aus dem gesamten CRM zusammenziehen und dir genau die Datensätze liefern, die du brauchst.
Stell dir vor, du hast drei verschiedene Excel-Listen: eine mit Kontaktdaten, eine mit Unternehmensdaten und eine mit Deal-Daten. Eine HubSpot Liste kombiniert alle drei und zeigt dir die Datensätze, die deinen Kriterien entsprechen. Das gilt für HubSpot kostenlos genauso wie für die bezahlten Pläne. Du kannst zum Beispiel alle Kontakte finden, die über LinkedIn als Lead reingekommen sind, ein Budget zwischen 2.500 und 5.000 Euro haben und noch keinen offenen Deal besitzen.
Im Vergleich zur manuellen Filterung legst du eine Liste einmal an und nutzt sie danach für Newsletter, Sales-Prozesse, Automationen und Reporting.
Was ist der Unterschied zwischen aktiven und statischen HubSpot Listen?
Aktive HubSpot Listen aktualisieren sich automatisch, wenn Kontakte die definierten Kriterien erfüllen oder nicht mehr erfüllen. Statische Listen sind Momentaufnahmen, die sich nach dem Erstellen nicht mehr automatisch verändern. Der Typ bestimmt, wofür du die Liste später einsetzen kannst. Was die einzelnen HubSpot-Tiers an Listenlimits bieten, hängt direkt von deiner Lizenz ab.
| Eigenschaft | Aktive Liste | Statische Liste |
|---|---|---|
| Aktualisierung | Automatisch, in Echtzeit | Nur manuell |
| Kontakte hinzufügen | Automatisch bei Kriterienerfüllung | Manuell oder per Import |
| Kontakte entfernen | Automatisch wenn Kriterien nicht mehr passen | Nur manuell |
| Bester Einsatz | Newsletter, Automationen, laufendes Reporting | Einmalige Kampagnen, Research, Abarbeiten von Leads |
| Anzahl Kontakte | Variiert ständig | Bleibt fix nach Erstellung |
Faustregel: Nutze aktive Listen für alles, was sich laufend aktualisieren soll (Newsletter-Empfänger, Workflow-Trigger, Dashboards). Statische Listen passen zu einmaligen Aktionen, zum Beispiel zu einer Messenachbereitung oder eine gezielte Outreach-Kampagne.
Wie erstelle ich eine HubSpot Liste Schritt für Schritt?
Eine HubSpot Liste erstellst du in wenigen Klicks: Wähle den Listentyp (aktiv oder statisch), lege die Basis fest (kontakt- oder unternehmensbasiert) und definiere deine Filterkriterien. HubSpot zeigt dir sofort eine Vorschau, wie viele Datensätze deiner Abfrage entsprechen.
- Schritt 1: Listentyp wählen. Gehe zu Kontakte → Listen → Liste erstellen. Wähle zwischen aktiver und statischer Liste.
- Schritt 2: Basis festlegen. Entscheide, ob die Liste auf Kontakten oder Unternehmen basieren soll. Kontaktbasierte Listen sind der Standard.
- Schritt 3: Filter setzen. Wähle Kontakteigenschaften, Unternehmensdaten, Deal-Informationen oder Aktivitäten als Filterkriterien.
- Schritt 4: Vorschau prüfen. HubSpot zeigt dir in Echtzeit, wie viele Kontakte deine Kriterien erfüllen.
- Schritt 5: Speichern. Gib der Liste einen aussagekräftigen Namen und speichere sie ab.
Wie kombiniere ich Filter und Eigenschaften in HubSpot Listen?
In HubSpot Listen kombinierst du Eigenschaften aus dem gesamten CRM. Du kannst Kontakteigenschaften mit Unternehmensdaten, Deal-Informationen, Aktivitäten und Produkten verknüpfen und so sehr genaue Segmente bauen.
HubSpot arbeitet mit UND/ODER-Logik: Innerhalb eines Blocks müssen alle Bedingungen zutreffen (UND). Zwischen Blöcken reicht es, wenn ein Block zutrifft (ODER). Mit dieser Block-Logik baust du auch komplexe Abfragen. Ein Beispiel: Zeige mir alle Kontakte, deren Ziel "Mehr Leads" ist UND deren Budget zwischen 2.500 und 5.000 Euro liegt, ODER die über LinkedIn reingekommen sind UND bereits einen offenen Deal haben.
Die Filterkategorien decken das gesamte HubSpot CRM: Kontakteigenschaften (Name, E-Mail, Lifecycle-Phase, Quelle), Unternehmensdaten (Branche, Größe, Standort), Deal-Eigenschaften (Phase, Betrag, Abschlussdatum), Aktivitäten (E-Mails, Meetings, Anrufe) sowie Formulareinreichungen und Seitenbesuche ab.
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Jetzt beraten lassenWofür kann ich HubSpot Listen einsetzen?
Du setzt HubSpot Listen für Newsletter-Segmentierung, Sales-Qualifizierung und Ausschlusslisten in Marketingkampagnen ein. Jede Liste, die du erstellst, kann an mehreren Stellen im System wiederverwendet werden. Brauchst du die Kontakte einer Liste außerhalb von HubSpot, zeigt unsere Anleitung HubSpot Kontakte exportieren den Weg als CSV oder Excel.
| Anwendungsfall | Listentyp | Beispiel |
|---|---|---|
| Newsletter-Versand | Aktiv | Alle Marketing-Kontakte mit Opt-in nach Branche segmentiert |
| Workflow-Trigger | Aktiv | Neue Leads mit bestimmter Quelle automatisch in Nurturing-Sequenz |
| Sales-Prospecting | Statisch | 100 qualifizierte Kontakte zum Abtelefonieren |
| Ausschlussliste | Aktiv | Kontakte, die sich abgemeldet haben oder Wettbewerber sind |
| Event-Einladung | Statisch | Einmalige Einladung an Kunden aus einer bestimmten Region |
| Reporting & Analyse | Aktiv | Dashboard-Widget: Wie viele SQLs haben wir aktuell? |
Richtig nützlich werden Listen in Kombination mit HubSpot Sales Hub Workflows: Du erstellst eine aktive Liste mit bestimmten Kriterien, nutzt sie als Enrollment-Trigger für einen Workflow und lässt HubSpot automatisch Follow-up-E-Mails senden, Tasks erstellen oder Deals anlegen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unsere ARONA Kundenbewertung. Die Leads werden dann ohne manuelle Schritte bearbeitet.
Welche Best Practices gibt es für HubSpot Listen?
Die wichtigsten Best Practices für HubSpot Listen sind klare Namen, gepflegte Daten, wenige Listen, ein Blick in die Vorschau und eine zentrale Ausschlussliste. Starte immer mit der Frage, was du herausfinden oder erreichen willst, bevor du Filter setzt. Damit Listen langfristig funktionieren, brauchst du klare Namen, regelmäßige Pflege und eine durchdachte Datenstruktur.
- Aussagekräftige Namen: Nutze ein Namensschema wie "[Typ] - [Zweck] - [Kriterium]", z.B. "Aktiv - Newsletter - DACH Region". So findest du Listen auch bei 50+ Stück sofort wieder.
- Datenqualität zuerst: Listen sind nur so gut wie deine Daten. Wenn Eigenschaften nicht gepflegt sind, liefern auch die besten Filter keine brauchbaren Ergebnisse. Ein CRM-Audit deckt Lücken auf.
- Nicht zu viele Listen: Jede Liste braucht Pflege. Lösche oder archiviere Listen, die du nicht mehr brauchst. In vielen HubSpot-Konten finden wir 200+ verwaiste Listen.
- Vorher planen: Überlege dir, welche Eigenschaften du brauchst und ob sie bereits in deinem CRM existieren. Fehlende Properties müssen erst angelegt und gepflegt werden.
- Test mit Vorschau: Prüfe immer die Vorschau, bevor du eine Liste speicherst. Stimmt die Anzahl? Sind die richtigen Kontakte dabei? Oft reicht ein Blick auf die ersten 10 Ergebnisse.
- Ausschlusslisten einsetzen: Lege eine zentrale Ausschlussliste an für Kontakte, die keine Marketingkommunikation erhalten sollen, etwa Wettbewerber, Abmelder und interne Kontakte.
Fazit: Listen als Grundlage für gezieltes CRM-Marketing
HubSpot Listen sind die Grundlage für jede gezielte Kommunikation in deinem CRM. Ohne saubere Segmentierung verschickst du entweder Massenmails ohne Relevanz oder bearbeitest Leads von Hand. Beides kostet Zeit. In der Aufzeichnung unseres Reports-Workshops zeigen wir dir, wie du Listen und Reports so kombinierst, dass dein Team damit wirklich arbeitet.
Zusammenfassung: Aktive Listen für laufende Prozesse (Newsletter, Workflows, Reporting), statische Listen für einmalige Aktionen (Kampagnen, Research, Sales-Outreach). Filter über Kontakte, Unternehmen, Deals und Aktivitäten kombinieren. Ohne Datenqualität und klare Benennung werden Listen schnell unübersichtlich.
Häufige Fragen zu HubSpot Listen
Wie viele Listen kann ich in HubSpot erstellen?
Die Anzahl hängt von deiner HubSpot Edition ab, und HubSpot passt die Limits regelmäßig an. In der Oberfläche heißen Listen inzwischen „Segmente“. Die aktuellen Werte für aktive und statische Segmente findest du im HubSpot Produkt- und Leistungskatalog. Für die meisten Unternehmen reicht Professional.
Was ist der Unterschied zwischen aktiven und statischen Listen?
Aktive Listen aktualisieren sich automatisch: Sobald ein Kontakt die definierten Kriterien erfüllt, wird er hinzugefügt. Passen die Kriterien nicht mehr, wird er entfernt. Statische Listen sind Momentaufnahmen, die sich nach dem Speichern nicht mehr automatisch ändern.
Kann ich Listen für Newsletter verwenden?
Ja, Listen sind die Standardmethode für Newsletter-Segmentierung in HubSpot. Erstelle eine aktive Liste mit deinen Zielkriterien (z.B. Branche, Lifecycle-Phase, Region) und wähle diese beim E-Mail-Versand als Empfängerliste aus.
Welche Eigenschaften kann ich als Filter nutzen?
Du kannst alle Eigenschaften aus HubSpot nutzen: Kontakteigenschaften, Unternehmensdaten, Deal-Informationen, Aktivitäten (E-Mails, Anrufe, Meetings), Formulareinreichungen, Seitenbesuche, Produktdaten und Workflow-Mitgliedschaften.
Wie funktioniert die UND/ODER-Logik bei Filtern?
Innerhalb eines Filterblocks werden alle Bedingungen mit UND verknüpft, es müssen also alle zutreffen. Zwischen verschiedenen Blöcken gilt ODER, dann reicht ein zutreffender Block. So baust du komplexe Abfragen mit mehreren Kriteriengruppen auf.
Was ist eine Ausschlussliste in HubSpot?
Eine Ausschlussliste (Suppression List) enthält Kontakte, die von bestimmten Marketingaktivitäten ausgeschlossen werden sollen, zum Beispiel Wettbewerber, abgemeldete Kontakte oder interne Mitarbeiter. Du kannst sie beim E-Mail-Versand oder in Workflows als Ausschluss angeben.
Kann ich HubSpot Kontakte automatisch nach Unternehmensgröße segmentieren?
Ja. In einer aktiven kontaktbasierten Liste filterst du nach Unternehmensdaten, zum Beispiel alle Kontakte aus Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern aus der IT-Branche. HubSpot aktualisiert die Liste dann automatisch. Alternativ legst du eine unternehmensbasierte Liste an. Voraussetzung ist, dass die Unternehmensgröße im CRM gepflegt ist, denn Listen sind nur so gut wie die Daten dahinter.
Kann ich Kontakte im kostenlosen HubSpot CRM automatisch segmentieren?
Ja. Listen gibt es in jeder HubSpot Version, auch im kostenlosen CRM. Für eine automatische Segmentierung legst du eine aktive Liste mit Filtern an, etwa Branche, Unternehmensgröße oder Quelle. HubSpot fügt passende Kontakte selbst hinzu und entfernt sie wieder, sobald sie die Kriterien nicht mehr erfüllen. Wie viele Listen du anlegen kannst, hängt von deiner Edition ab.
