Ja, HubSpot lässt sich dauerhaft kostenlos nutzen: Das Free CRM hat keine Laufzeitgrenze, braucht keine Kreditkarte und enthält Kontakte, Deals, E-Mail-Tracking, Formulare, Live Chat und Standardberichte für bis zu 2 Benutzer und 1.000 Kontakte. Grenzen gibt es außerdem bei Custom Properties, Automationen und dem HubSpot-Branding. Hier siehst du, was die Free Version im Alltag leistet und ab wann ein Upgrade sinnvoll wird. Die Einschätzung stammt aus über 90 Kundenprojekten und mehr als 9 Jahren als HubSpot Gold Partner.
HubSpot Free ist dauerhaft kostenlos, ohne versteckte Kosten und ohne Kreditkarte. Das Free CRM enthält Kontakte, Deals, E-Mail-Tracking, Formulare, Live Chat und bis zu 10 Dashboards für bis zu 2 Benutzer und 1.000 Kontakte. Workflows, Sequenzen und Lead Scoring fehlen, auf allen Tools erscheint das HubSpot-Branding.
- Custom Properties: ja, 10 insgesamt
- Massen-E-Mails: ja, 2.000 Sends pro Monat mit Branding
- E-Mail-Vorlagen: ja, 3 pro Account
Was bietet HubSpot in der kostenlosen Version?
Die kostenlose HubSpot Version ist ein vollwertiges CRM für Kontakte, Unternehmen und Deals. Sie hat keine Laufzeitgrenze und unterstützt bis zu 2 Benutzer. Du kannst sie also dauerhaft im Tagesgeschäft einsetzen.
HubSpot bietet eine der großzügigsten kostenlosen CRM-Lösungen am Markt. Pipedrive hat nur eine 14-tägige Testphase, Salesforce gar keine Free Version. Welche Gratis-Tarife es sonst gibt, zeigt unser Vergleich kostenloses CRM für KMU, bezahlte Optionen stehen bei den HubSpot Alternativen. HubSpot nutzt du unbegrenzt kostenlos, und zwar mit Funktionen aus allen Hubs: Sales, Marketing, Service, Content und Data (früher Operations).
Laut HubSpot Preisseite speicherst du in der Free Version bis zu 1.000 Kontakte, verwaltest Deals, trackst E-Mails, erstellst Formulare, richtest einen Live Chat ein und nutzt Standardberichte. Für Einzelunternehmer, kleine Teams und Startups reicht das oft, zumindest am Anfang.
Wichtig: HubSpot Free ist keine zeitlich begrenzte Testversion. Du kannst das kostenlose CRM dauerhaft und ohne Kreditkarte nutzen. Der Funktionsumfang bleibt gleich, solange du kein Upgrade buchst.
Was HubSpot Free kann
| Funktion | Im Free CRM | Limit |
|---|---|---|
| Benutzer | Ja | bis zu 2 |
| Kontakte | Ja | bis zu 1.000 (Unternehmen, Deals und andere Standardobjekte bis 1 Mio. Datensätze) |
| Deal-Pipeline | Ja | 1 vorgegebene Pipeline pro Objekttyp |
| Custom Properties | Ja | 10 insgesamt |
| E-Mail-Tracking (Gmail, Outlook) | Ja | mit Postfach-Anbindung |
| E-Mail-Vorlagen | Ja | 3 pro Account |
| Marketing-E-Mails | Ja | 2.000 Sends pro Monat, mit HubSpot-Branding |
| Formulare und Landingpages | Ja | bis zu 30 Landingpages, mit Branding |
| Meeting-Link | Ja | 1 persönlicher Link, mit Branding |
| Dashboards | Ja | 10 Dashboards mit je 50 Berichten |
| Anzeigen (auch LinkedIn) | Ja | max. 3 verbundene Werbekonten |
| Rechnungen und Zahlungslinks | Ja | Zahlungen über Stripe |
| Workflows | Nein | nur 1 automatische Aktion pro Formular bzw. E-Mail |
| Sequenzen | Nein | ab Sales Hub oder Service Hub Professional |
| Lead Scoring | Nein | ab Marketing Hub oder Sales Hub Professional |
| Calling-Minuten | Nein | Telefonie-Apps wie Aircall lassen sich trotzdem anbinden |
Stand: September 2026. Quelle: hubspot.de/pricing/crm und HubSpot Produkt- und Leistungskatalog.
Was kann das kostenlose HubSpot CRM?
Das kostenlose HubSpot CRM enthält Kontakte, Unternehmen, Deals und Aufgaben in einer Oberfläche. Ein Aktivitäts-Feed dokumentiert alle Interaktionen chronologisch. Für die grundlegende Vertriebsarbeit ist damit alles Wichtige da.
Diese CRM-Funktionen sind in der Free Version enthalten:
- Kontakte & Unternehmen: Bis zu 1.000 Kontakte, Unternehmen bis zu 1 Million Datensätze, jeweils mit Notizen, Aufgaben und Aktivitäten
- Deals & Pipeline: Eine Deal-Pipeline mit anpassbaren Phasen, in der du deinen Vertriebsprozess abbildest
- Aufgaben & Aktivitäten: Aufgaben direkt am Kontakt oder Deal erstellen, zuweisen und nachverfolgen, unterwegs auch in der HubSpot Mobile App
- Lead-Quellen: Sieh auf einen Blick, woher deine Kontakte kommen (Website, Social, Referral)
- Daten-Import: CSV-Import für bestehende Kontakte und Unternehmen, damit ist auch die Migration aus anderen Systemen möglich
Die Einschränkung: Du bekommst nur 10 Custom Properties insgesamt. In der Praxis sind die schnell aufgebraucht, besonders wenn du branchenspezifische Felder brauchst. Dann wird ein Upgrade auf Starter relevant.
Unterstützt HubSpot Free E-Mail-Tracking und Massen-E-Mails?
Ja. HubSpot Free trackt E-Mails aus Gmail und Outlook und versendet bis zu 2.000 Marketing-E-Mails pro Monat, allerdings mit HubSpot-Branding. HubSpot Free lässt sich direkt mit Gmail und Outlook verbinden. Du trackst E-Mails aus deinem Postfach heraus und protokollierst sie im CRM, ohne die Anwendung zu wechseln. Das E-Mail-Tracking zeigt dir, wann ein Kontakt deine E-Mail öffnet.
Für viele Teams ist die E-Mail-Integration die nützlichste Funktion der Free Version. Du verbindest dein Gmail- oder Outlook-Konto mit HubSpot und bekommst:
- E-Mail-Tracking: Öffnungs- und Klick-Benachrichtigungen in Echtzeit
- E-Mail-Logging: Gesendete E-Mails automatisch am Kontakt protokollieren
- E-Mail-Templates: 3 Vorlagen pro Account für wiederkehrende Nachrichten
- Massen-E-Mails: Bis zu 2.000 Marketing-E-Mails pro Monat über HubSpot versenden, mit HubSpot-Branding
- Documents: Dokumente teilen und sehen, wann sie geöffnet werden
Welche Formulare und Landingpages bietet HubSpot Free?
HubSpot Free enthält einen Drag-and-Drop-Formular-Editor. Damit erstellst du unbegrenzt Formulare und bettest sie auf deiner Website ein. Jeder Eintrag wird automatisch als Kontakt im CRM angelegt. Landing Pages gibt es in einer Basisversion mit HubSpot-Branding.
Die kostenlosen Formulare können mehr, als viele erwarten. Du nutzt verschiedene Feldtypen (Text, Dropdown, Checkbox, Datum). Progressive Profiling gibt es allerdings erst ab Professional. Wie du längere Abfragen in HubSpot Multi-Step Formulare aufteilst, zeigen wir separat. Das ist enthalten:
- Formulare: Unbegrenzte Formulare mit anpassbaren Feldern und Embed-Code
- Pop-up-Formulare: Exit-Intent und Slide-in-Formulare zur Lead-Generierung
- Landing Pages: Bis zu 30 Landing Pages mit HubSpot-Branding (Subdomain)
- Automatische Kontakterstellung: Jede Formular-Einsendung wird sofort zum CRM-Kontakt
Die größte Einschränkung: Auf allen kostenlosen Formularen und Landing Pages erscheint das HubSpot-Branding. Zu einem professionellen Auftritt passt das oft nicht. Entfernen kannst du das Branding erst ab Starter.
Bietet HubSpot Free anpassbare Dashboards und Deal-Reporting?
Ja, mit Standardberichten: HubSpot Free bietet bis zu 10 Dashboards mit je 50 Berichten zu Deals, Kontakten und Aktivitäten, eigene Custom Reports gibt es erst ab Professional. Die Free Version bietet bis zu 10 Dashboards mit je 50 Berichten. Das sind vorkonfigurierte Standardberichte zu Deals, Kontakten und Aktivitäten, die dir für den Einstieg einen Überblick über deine Vertriebszahlen geben. In der Aufzeichnung unseres Reports-Workshops zeigen wir, wie du auch mit dem Free-Reporting fundierte Entscheidungen triffst.
Für ein kostenloses Tool ist das Reporting gut nutzbar. Du siehst zum Beispiel:
- Deal-Pipeline: Wo stehen deine Deals? Welche Phase hat die meisten Abbrüche?
- Aktivitäts-Tracking: Wie viele Calls, E-Mails und Meetings hat dein Team diese Woche?
- Kontakt-Analyse: Woher kommen deine Leads? Welche Quellen performen am besten?
- Forecast: Eine einfache Prognose basierend auf deiner Pipeline-Gewichtung
Was fehlt: Custom Reports (eigene Berichte aus kombinierten Datenquellen), Attribution Reporting und kanalübergreifende Analysen. Sobald du wissen willst, welche Marketing-Kampagne welchen Umsatz bringt, brauchst du Professional. Ob dein aktuelles Reporting ausreicht, zeigt ein CRM-Audit.
Was kann der kostenlose Live Chat und Chatbot in HubSpot?
HubSpot Free enthält einen vollständigen Live Chat für deine Website und einen einfachen Chatbot-Builder für automatisierte Gesprächsflüsse. Gespräche lassen sich an Teammitglieder weiterleiten, und neue Kontakte legt HubSpot automatisch an.
Den Live Chat übersehen viele in der Free Version. Du bindest ein Chat-Widget auf deiner Website ein und schreibst in Echtzeit mit Besuchern. Der Chatbot ergänzt das:
- Live Chat: Echtzeit-Kommunikation mit Website-Besuchern direkt aus HubSpot
- Chatbot: Automatisierte Gesprächsflüsse mit Ja/Nein-Logik und Kontaktqualifizierung
- Shared Inbox: Alle Conversations (Chat, E-Mail, Forms) in einem gemeinsamen Posteingang
- Ticketing: Einfaches Support-Ticket-System mit manueller Zuweisung
Praxistipp: Nutze den Chatbot, um Besucher vorzuqualifizieren, zum Beispiel mit der Frage "Suchst du eine Demo oder hast du eine Support-Frage?". Die Antworten speichert HubSpot automatisch als Properties am Kontakt.
Wie funktioniert der kostenlose Meeting-Scheduler in HubSpot?
Der HubSpot Meeting-Scheduler synchronisiert sich mit deinem Google- oder Outlook-Kalender und erstellt einen persönlichen Buchungslink. Darüber buchen Kontakte direkt einen Termin bei dir, ohne dass ihr per E-Mail hin und her schreibt.
Im Alltag spart dir das Meeting-Tool viel Abstimmung. Du verbindest deinen Kalender, legst verfügbare Zeiten fest und teilst deinen persönlichen Link. Jede Buchung landet automatisch als Kontakt und Meeting im CRM.
- 1 persönlicher Buchungslink (Round-Robin und Gruppen-Meetings erst ab Starter)
- Kalender-Sync: Buchbar sind nur freie Zeiten, Doppelbuchungen entstehen so gar nicht erst
- Automatische Erinnerungen: E-Mail-Reminder vor dem Meeting
- CRM-Integration: Jedes Meeting wird automatisch am Kontakt protokolliert
Für die Grundfunktionen ersetzt der Scheduler Tools wie Calendly. Wer mehrere Buchungslinks oder Team-Kalender braucht, muss auf Starter upgraden.
Wo stößt die kostenlose HubSpot-Version an ihre Grenzen?
Die Free Version hat klare Grenzen: maximal 2 Benutzer, 1.000 Kontakte und 10 Custom Properties, keine Workflow-Automationen, kein A/B-Testing, kein benutzerdefiniertes Reporting und HubSpot-Branding auf allen Tools. Ab einer gewissen Unternehmensgröße wird das zum Problem.
In unseren Kundenprojekten führen immer wieder dieselben Punkte zum Upgrade:
- 10 Custom Properties: Für branchenspezifische Daten (Vertragslaufzeit, Produktkategorie, Lead-Score) reicht das nicht
- Keine Automationen: Kein automatischer Task-Trigger, kein Follow-up-Workflow, keine Lead-Rotation
- HubSpot-Branding: Auf E-Mails, Formularen, Landing Pages und im Chat, was selten zu einem professionellen Auftritt passt
- Begrenzte Sequences: Keine E-Mail-Sequenzen in Free, Sales Outreach läuft komplett manuell
- Nur 1 Pipeline pro Objekttyp: Wer verschiedene Produkte oder Vertriebswege hat, braucht mehrere Pipelines
- Eingeschränktes Reporting: Keine Custom Reports, kein Attribution Reporting, keine Revenue-Analyse
- 2-User-Limit: Mehr als 2 Benutzer sind in Free nicht möglich
- 1.000 Kontakte: Wer mehr Kontakte pflegt, muss upgraden
Free Version am Limit?
Im 20 Minuten Call klären wir, welches Upgrade sich für dein Business lohnt.
20 Minuten Call buchenWas ist der Unterschied zwischen HubSpot Free, Starter und Professional?
HubSpot Free reicht für den Einstieg. Starter entfernt das Branding und bringt einfache Automationen. Professional bringt Workflows, Custom Reporting und Marketing Automation für Unternehmen, die wachsen wollen.
| Feature | Free | Starter (ab ca. 20 €/Lizenz) | Professional (Sales Hub ab ca. 100 €/Lizenz) |
|---|---|---|---|
| Kontakte speichern | 1.000 | bis 15 Mio. | bis 15 Mio. |
| Custom Properties | 10 insgesamt | 1.000 pro Objekt | 1.000 pro Objekt |
| Pipelines (gesamt pro Account) | 1 pro Objekttyp | 15 | 100 |
| E-Mail-Templates | 3 | mehr als in Free | mehr als in Free |
| Massen-E-Mails | 2.000/Monat | 5x Kontaktlimit | 10x Kontaktlimit |
| Automationen | Keine | Einfache Automationen | Volle Workflows |
| Reporting | 10 Dashboards | 30 Dashboards | 75 Dashboards + 100 Custom Reports |
| HubSpot-Branding | Ja (überall) | Entfernt | Entfernt |
| Sequences | Keine | Keine | Ja (Sales Hub und Service Hub) |
| Meeting-Links | 1 persönlicher Link | 1.000 persönliche + Team-Links, inkl. Round-Robin | 1.000 persönliche + Team-Links, inkl. Round-Robin |
| Users | 2 | Unbegrenzt (kostenpflichtig) | Unbegrenzt (kostenpflichtig) |
Listenpreise pro Lizenz und Monat. Stand: September 2026. Aktuelle Preise und befristete Aktionen auf hubspot.de.
Nach der Free Version ist die HubSpot Plattform Starter (alle Hubs im Bundle) der naheliegende nächste Schritt. Sie kostet ab ca. 20 € pro Lizenz und Monat (Listenpreis, Stand 09/2026, aktuelle Preise und Aktionen auf hubspot.de): Du bekommst alle Hubs auf Starter-Level, das HubSpot-Branding verschwindet und du hast deutlich mehr Custom Properties. Für die meisten kleinen Teams reicht das lange. Alle Preise und die Core Seats erklären wir im Pricing Guide.
Professional lohnt sich erst, wenn du Workflow-Automationen, Custom Reporting und Marketing-Automationen brauchst, also wenn du aktiv skalierst. Was HubSpot insgesamt kostet, steht in unserem Kosten-Guide.
Fazit: Für wen reicht HubSpot kostenlos?
Die kostenlose HubSpot-Version ist ideal für Einzelunternehmer, Zweierteams und Startups mit bis zu 1.000 Kontakten, die ein professionelles CRM ohne laufende Kosten brauchen. Sobald ein dritter Benutzer, Automationen, Custom Reporting oder mehr als 10 Custom Properties nötig werden, lohnt sich ein Upgrade.
In über 90 Projekten, etwa bei ARONA, sehen wir immer wieder denselben Verlauf: Teams starten mit der Free Version, stoßen nach 3 bis 6 Monaten an die Grenzen bei Custom Properties und Branding und wechseln dann auf Starter. Der Sprung zu Professional kommt meist nach 12 bis 18 Monaten, wenn Workflows und erweitertes Reporting nötig werden.
Typischer Weg vom Free CRM zu Professional
- 1FreeSystem kostenlos kennenlernen
- 2GrenzenNach 3 bis 6 Monaten
- 3StarterBranding weg, mehr Properties
- 4ProfessionalNach 12 bis 18 Monaten
Unsere Empfehlung: Starte mit HubSpot Free. Es kostet nichts und du lernst das System kennen, zum Beispiel entlang unserer HubSpot CRM Demo. Wenn du an die Grenzen stößt, lass dich beraten, bevor du upgradest. Welcher Hub und welche Stufe passen, hängt vor allem von deinem Business-Modell ab und weniger von der Feature-Liste. Ein sauberes Setup spart dir später Korrekturaufwand. Sobald mehrere Teams, Integrationen oder eine Migration dazukommen, kann eine HubSpot Agentur für den Mittelstand die Planung und Umsetzung übernehmen.
Häufige Fragen zu HubSpot kostenlos
Ist HubSpot Free CRM wirklich komplett kostenlos ohne versteckte Kosten?
Ja. HubSpot Free ist dauerhaft kostenlos und keine Testversion. Es gibt keine versteckten Kosten und du brauchst keine Kreditkarte. Du zahlst nichts, solange du nicht upgradest, und investierst nur Zeit für die Einrichtung. Die Grenzen liegen bei 2 Benutzern, 1.000 Kontakten, 10 Custom Properties, fehlenden Automationen und dem HubSpot-Branding auf allen Free-Tools.
Wie viele Kontakte kann ich kostenlos speichern?
In der Free Version speicherst du bis zu 1.000 Kontakte. Unternehmen, Deals und andere Standardobjekte dürfen bis zu 1 Million Datensätze haben. Eingeschränkt sind außerdem die Custom Properties (10 insgesamt) und die Marketing-E-Mails (2.000 Sends pro Monat). Beides kannst du in Free nutzen, nur in begrenztem Umfang.
Bietet HubSpot Free CRM Custom Properties für Kontakte?
Ja. In HubSpot Free legst du eigene Eigenschaften an, allerdings nur 10 Custom Properties insgesamt für den ganzen Account. Für branchenspezifische Felder wie Vertragslaufzeit oder Produktkategorie ist das schnell aufgebraucht. Ab Starter sind es 1.000 Custom Properties pro Objekt.
Bietet HubSpot Free CRM anpassbare Dashboards und Reporting über Deals?
Ja. HubSpot Free enthält bis zu 10 Dashboards mit je 50 Berichten. Das sind vorkonfigurierte Standardberichte zu Deals, Kontakten und Aktivitäten, etwa zum Stand deiner Deal-Pipeline und eine einfache Prognose. Custom Reports aus kombinierten Datenquellen und Attribution Reporting gibt es erst ab Professional.
Unterstützt HubSpot Free CRM Massen-E-Mail-Versand und E-Mail-Templates?
Ja. Mit HubSpot Free versendest du bis zu 2.000 Marketing-E-Mails pro Monat, jeweils mit HubSpot-Branding. Für wiederkehrende Nachrichten speicherst du 3 E-Mail-Vorlagen pro Account. E-Mail-Sequenzen gibt es in Free nicht, die kommen erst mit Sales Hub oder Service Hub Professional.
Was fehlt in der kostenlosen HubSpot-Version?
In der Free Version fehlen vor allem Workflow-Automationen, Custom Reports, E-Mail-Sequenzen, mehr als 10 Custom Properties, mehrere Deal-Pipelines und die Möglichkeit, das HubSpot-Branding zu entfernen. Außerdem ist die Free Version auf 2 Benutzer und 1.000 Kontakte begrenzt.
Wann lohnt sich ein Upgrade von Free auf Starter?
Ein Upgrade auf Starter lohnt sich, wenn du das HubSpot-Branding entfernen willst, mehr als 10 Custom Properties brauchst, mehrere Deal-Pipelines benötigst oder mehr als 2 Benutzer im Team hast. Die HubSpot Plattform Starter kostet ab ca. 20 € pro Lizenz und Monat (Listenpreis, Stand 09/2026, Aktionen auf hubspot.de). Du kannst auch direkt auf Professional upgraden, deine Daten bleiben erhalten.
Gibt es CRM-Lösungen, die wirklich ohne Kreditkarte nutzbar sind?
Ja. HubSpot Free nutzt du dauerhaft ohne Kreditkarte und ohne Testphase. Für Teams mit bis zu 2 Benutzern ist es eines der umfangreichsten kostenlosen CRMs am Markt: CRM, E-Mail-Tracking, Formulare, Live Chat, Meeting-Link und Dashboards stecken in einem System. Pipedrive hat dagegen nur eine 14-tägige Testphase, Salesforce keine Free Version.
