Kostenloses CRM: Wie weit kommen KMU mit HubSpot, Zoho und Co.?

Ein kostenloses CRM ohne Laufzeitgrenze bieten unter anderem HubSpot (bis zu 2 Benutzer und 1.000 Kontakte), Zoho CRM (bis zu 3 Benutzer und 5.000 Datensätze), Bitrix24 (1 bis 2 Nutzer) und CentralStationCRM (3 Nutzer, 200 Kontakte). Pipedrive hat dagegen nur eine 14-tägige Testphase. Welcher Gratis-Tarif zu deinem Unternehmen passt, hängt weniger vom Preis ab als von der Frage, wie lange du damit arbeiten willst und was danach kommt. Die Einschätzung stammt aus 90+ HubSpot Projekten und 9+ Jahren als HubSpot Gold Partner.

Die Ausgangslage ist in kleinen Unternehmen oft dieselbe. Kundendaten liegen in einer Excel-Liste, in drei Postfächern und im Kopf des Vertriebsleiters. Angebote werden nachgefasst, wenn jemand daran denkt. Ein CRM soll das ordnen, das Budget ist aber knapp, und niemand will für eine Software zahlen, von der noch unklar ist, ob das Team sie nutzt. Ein Gratis-Tarif ist dafür ein vernünftiger Einstieg. Er hat allerdings Grenzen, die im Alltag schneller auftauchen als auf der Preisseite.

Welche CRM-Systeme sind dauerhaft kostenlos, welche sind nur Testversionen?

Dauerhaft kostenlos sind HubSpot, Zoho CRM, Bitrix24 und CentralStationCRM, nur als Testversion gibt es Pipedrive (14 Tage) und Freshsales (21 Tage). Dauerhaft kostenlos heißt: Du kannst das CRM ohne Enddatum nutzen, solange du innerhalb der Limits bleibst. Eine Testversion läuft nach einer festen Zahl von Tagen aus, danach zahlst du oder verlierst den Zugang. Für die Planung ist das der erste Filter.

Mit dauerhaftem Gratis-Tarif (Stand 24.09.2026, jeweils laut Preisseite des Anbieters):

• HubSpot: kostenlose Tools für bis zu 2 Benutzer und bis zu 1.000 Kontakte, laut hubspot.de
• Zoho CRM: „dauerhaft kostenlos für 3 Benutzer“, laut Zoho Preisseite
• Bitrix24: Free-Tarif für 1 bis 2 Nutzer mit Basis-CRM, laut Bitrix24 Preisseite
• CentralStationCRM: kostenloser Starter-Tarif für 3 Nutzer, laut CentralStationCRM Preisseite

Nur mit Testphase: Pipedrive bietet eine 14-tägige Testversion ohne Kreditkarte, einen dauerhaft kostenlosen Plan gibt es nicht. Wie sich Pipedrive im Alltag gegen HubSpot schlägt, steht im Vergleich Pipedrive vs. HubSpot. Freshsales wirbt mit einer 21-tägigen Testphase. Die Preisseite erwähnt zwar einen kostenlosen Tarif, nennt aber keine Limits dazu, deshalb fehlt Freshsales in der Tabelle unten.

Was können HubSpot, Zoho, Bitrix24 und CentralStationCRM in der Gratis-Version?

Alle vier decken die Grundlagen ab: Kontakte und Firmen erfassen, Aktivitäten dokumentieren, Aufgaben verteilen. Die Unterschiede liegen bei der Zahl der Nutzer, der Menge an Daten und bei der Automatisierung. Die Tabelle zeigt nur Werte, die der Anbieter selbst auf seiner Preis- oder Produktseite nennt. Wo dort nichts steht, steht hier „keine Angabe“.

HubSpot Free

HubSpot bringt im Gratis-Tarif die meisten Werkzeuge außerhalb des reinen CRM mit: Formulare, bis zu 30 Landingpages, 2.000 Marketing-E-Mails pro Monat, einen persönlichen Meeting-Link, 10 Dashboards mit je 50 Berichten und sogar Rechnungen mit Zahlungslinks über Stripe. Auf Formularen, Seiten und E-Mails erscheint dabei das HubSpot-Branding. Eng wird es bei den Kontakten (1.000) und bei den eigenen Feldern: Es gibt 10 benutzerdefinierte Eigenschaften insgesamt. Alle Details stehen im Artikel HubSpot kostenlos.

Zoho CRM Free

Zoho erlaubt im Gratis-Tarif einen Nutzer mehr als HubSpot und bis zu 5.000 Datensätze über alle Module. Laut Zoho sind Workflows für bis zu 5 Aufgaben enthalten, außerdem Standardberichte, mobile Apps und eine API mit 5.000 Aufrufen pro Tag. Für ein kleines Vertriebsteam, das vor allem Kontakte und Deals pflegt, ist das großzügig.

Bitrix24 Free

Bitrix24 ist eher eine Arbeitsplattform mit CRM-Modul. Der Free-Tarif enthält neben dem Basis-CRM auch Aufgaben, gemeinsame Kalender, Chat und Videoanrufe, dazu 5 GB Speicher. Wer vor allem interne Zusammenarbeit ordnen will, bekommt hier viel. Für einen strukturierten Vertriebsprozess nennt die Preisseite wenig Konkretes.

CentralStationCRM Starter

CentralStationCRM ist ein deutscher Anbieter mit schlankem Funktionsumfang. Der kostenlose Starter-Tarif erlaubt 3 Nutzer, aber nur 200 Kontakte. Das reicht zum Ausprobieren und für sehr kleine Kundenstämme. Mit echtem Vertriebsalltag ist die Grenze schnell erreicht.

Wo liegen die versteckten Grenzen bei Nutzern, Automatisierung und Reporting?

Die versteckten Grenzen von Gratis-CRMs liegen beim dritten Nutzer, beim Kontaktlimit, bei eigenen Feldern, fehlender Automatisierung, dünnem Reporting und Anbieter-Branding. Die sichtbaren Limits stehen auf der Preisseite. Die spürbaren Grenzen zeigen sich erst im Betrieb. In unseren Projekten sehen wir bei Gratis-CRMs immer wieder dieselben Engpässe.

• Der dritte Mitarbeiter: Sobald eine Assistenz, ein Außendienstler oder die Geschäftsführung Zugriff braucht, ist bei HubSpot Free und Bitrix24 Free Schluss. Mit geteilten Logins weiß nach kurzer Zeit niemand mehr, wer welchen Kontakt bearbeitet hat.
• Datenmenge: 200 oder 1.000 Kontakte klingen nach viel. Ein Import aus der alten Excel-Liste, dazu Newsletter-Anmeldungen und Messekontakte, und das Limit ist voll.
• Eigene Felder: Branchenspezifische Angaben wie Vertragsende, Objektgröße oder Ansprechpartner-Rolle brauchen eigene Felder. HubSpot Free erlaubt 10 davon insgesamt.
• Automatisierung: Ein Gratis-CRM erinnert dich selten automatisch an das Nachfassen. Bei HubSpot gibt es in Free keine Workflows, bei Zoho nur wenige. Bleibt das Nachfassen Handarbeit, bleiben auch die Angebote liegen.
• Reporting: Standardberichte zeigen, wie viele Deals offen sind. Welche Quelle Umsatz bringt, zeigen sie meist nicht.
• Branding: Formulare, Seiten und E-Mails tragen im Gratis-Tarif häufig das Logo des Anbieters. Für den Außenauftritt eines Mittelständlers ist das oft ein Grund zum Upgrade.

Welches kostenlose CRM hat eine deutsche Oberfläche und Server in der EU?

Von den verglichenen Gratis-Tarifen nennt nur CentralStationCRM auf der Preisseite eine Speicherung in Deutschland, deutschsprachige Preis- und Produktseiten haben alle vier Anbieter. Für viele KMU im DACH-Raum ist der Datenstandort die erste Frage aus der Geschäftsführung. Belastbar beantworten lässt sie sich nur mit den Unterlagen des Anbieters. Von den hier verglichenen Tarifen nennt nur CentralStationCRM den Standort direkt auf der Preisseite: Kundendaten und Anhänge werden laut CentralStationCRM in Deutschland gespeichert.

Bei HubSpot, Zoho und Bitrix24 steht der Datenstandort nicht auf den Preisseiten. Die Angaben dazu finden sich in den Datenschutz- und Vertragsunterlagen der Anbieter, etwa im Auftragsverarbeitungsvertrag. Kläre mit deinem Datenschutzbeauftragten, welche Anforderungen für dein Unternehmen gelten, und prüfe die Dokumente des Anbieters gegen diese Anforderungen. Diese Prüfung solltest du auch beim Gratis-Tarif machen, denn personenbezogene Kundendaten liegen dort genauso wie im bezahlten Tarif.

Die Oberfläche ist ein kleineres Thema. Alle vier Anbieter haben deutschsprachige Preis- und Produktseiten. Wie gut die Übersetzung im Programm selbst ist, merkst du am schnellsten im Test mit deinem Team.

Welches Gratis-CRM passt zu welchem Unternehmen?

Welches Gratis-CRM passt, hängt davon ab, wie deine Kunden zu dir kommen, wie viele Personen mitarbeiten und wie lange ein Verkauf dauert. Eine Branchenliste hilft wenig, weil zwei Handwerksbetriebe völlig unterschiedlich verkaufen können.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Dienstleister mit zwei Vertrieblern bekommt die meisten Anfragen über das Kontaktformular der Website. Hier spart HubSpot Free viel Bastelei, weil jede Formularanfrage direkt als Kontakt im CRM landet. Ein Großhändler mit Innendienst und Außendienst stößt dagegen mit zwei Benutzern sofort an die Grenze. Dort ist Zoho im Gratis-Tarif die längere Strecke, oder direkt ein bezahltes System. Wer noch mit Tabellen arbeitet, findet im Artikel Excel vs. HubSpot die typischen Signale für den Umstieg.

Ab wann lohnt sich der Wechsel auf ein bezahltes CRM?

Ein kostenloses CRM reicht, solange das Team klein ist, die Kontaktzahl überschaubar bleibt und das Nachfassen zuverlässig von Hand passiert. Es reicht nicht mehr, wenn Anfragen liegen bleiben, weil niemand erinnert wird, oder wenn die Geschäftsführung Zahlen nur noch per Excel-Export bekommt.

Diese Signale sprechen für ein bezahltes CRM:

• Mehr Personen brauchen Zugriff, als der Gratis-Tarif erlaubt.
• Das Kontaktlimit ist in Sicht, und ihr löscht Datensätze, um darunter zu bleiben.
• Angebote werden zu spät nachgefasst, weil es keine automatischen Aufgaben oder Erinnerungen gibt.
• Ihr braucht mehrere Pipelines, etwa für Neukunden und Bestandskunden.
• Die Geschäftsführung will wissen, aus welchem Kanal der Umsatz kommt.

Bei HubSpot ist der nächste Schritt Starter ab ca. 20 € pro Lizenz und Monat (Listenpreis, Stand 09/2026, aktuelle Preise und Aktionen auf hubspot.de). Frei konfigurierbare Workflows und Sequenzen gibt es ab Professional. Was einzelne Stufen kosten, steht im HubSpot Kosten-Guide. Wie HubSpot Starter gegen Pipedrive Lite abschneidet, zeigt der Vergleich CRM unter 100 Euro. Wenn HubSpot für euch grundsätzlich nicht passt, findest du Optionen im Artikel HubSpot Alternativen.

Ein Punkt wird bei der Auswahl oft unterschätzt: Der Umzug von einem Gratis-CRM zu einem anderen System kostet Zeit. Felder müssen neu angelegt, Daten bereinigt und importiert, das Team neu eingewiesen werden. Wenn absehbar ist, dass ihr in einem Jahr ein bezahltes System braucht, startet am besten schon im Gratis-Tarif des Anbieters, bei dem ihr später bleiben wollt. Dann ist das Upgrade eine Tarifänderung, und die Daten bleiben im selben System. Bei HubSpot bleiben beim Upgrade alle Daten erhalten.

Häufige Fragen zu kostenlosen CRM-Systemen