Zoho vs. HubSpot: Welches CRM passt zu deinem Team?

Zoho CRM ist pro Nutzer deutlich günstiger (ab 14 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung), HubSpot bringt Marketing und Vertrieb in einer Datenbank zusammen und braucht am Start weniger Konfiguration. Zoho passt zu Teams, die ein stark anpassbares CRM für den Vertrieb mit kleinem Budget pro Lizenz suchen oder ohnehin mit anderen Zoho Apps arbeiten. HubSpot passt zu Unternehmen, bei denen Leads über Website, Formulare und E-Mail-Marketing kommen und Marketing und Vertrieb dieselben Daten sehen sollen. Die Einschätzung stammt aus 90+ HubSpot Projekten und 9+ Jahren als HubSpot Gold Partner. Wir setzen HubSpot um, die Zoho Seite ist deshalb bewusst mit Quellen von zoho.com belegt.

Für wen ist Zoho CRM gebaut, für wen HubSpot?

Zoho CRM ist ein CRM mit Fokus auf den Vertrieb, das zu einer großen Produktfamilie gehört. Auf der Zoho Preisseite stehen neben dem CRM unter anderem Zoho Desk für Tickets, Zoho Campaigns für E-Mail-Kampagnen, Zoho Forms, Zoho Bookings und Zoho Creator für eigene Anwendungen. Wer mehrere dieser Bausteine nutzt, bekommt viele Funktionen von einem Anbieter.

HubSpot geht den umgekehrten Weg. Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Content Hub, Data Hub (früher Operations Hub) und Revenue Hub (bis Juni 2026 Commerce Hub) greifen auf dasselbe Smart CRM zu. Ein Kontakt, der ein Formular ausfüllt, eine Marketing-E-Mail öffnet und später ein Angebot bekommt, bleibt ein Datensatz mit einer Historie. HubSpot hat nach eigenen Angaben über 300.000 Kunden.

In der Praxis sieht die Entscheidung bei KMU meist so aus: Ein Großhändler mit Innendienst, Außendienst und festen Bestandskunden braucht vor allem Pipelines, Aufgaben und eigene Datenfelder. Hier ist Zoho ein starker Kandidat. Ein Dienstleister, der über Website, LinkedIn und Webinare neue Anfragen gewinnt, braucht zusätzlich Formulare, Lead Zuordnung und E-Mail-Strecken. Hier spielt HubSpot seine Stärke aus. Einen breiteren Überblick über weitere Systeme findest du im Artikel HubSpot Alternativen.

Was kosten beide über drei Jahre mit fünf und mit zwanzig Nutzern?

Über drei Jahre kostet Zoho CRM Professional für 5 Nutzer rund 4.140 €, HubSpot Sales Hub Professional rund 17.670 € inklusive Onboarding. Bei 20 Nutzern liegen die Werte bei 16.560 € und 66.270 €. Die Rechnung vergleicht aber nur Lizenzen, und die Funktionsumfänge sind unterschiedlich geschnitten.

Grundlage sind die Preise bei jährlicher Zahlung, netto, 36 Monate. Bei HubSpot kommt das einmalige Onboarding dazu, das ab Professional Pflicht ist.

Drei Punkte verschieben die Rechnung in der Praxis. Erstens brauchst du bei HubSpot nicht für jede Person eine bezahlte Sales-Lizenz. Wer nur Zahlen ansieht, bekommt eine kostenlose Leselizenz, und Kollegen aus Buchhaltung oder Geschäftsführung arbeiten oft mit einer günstigeren Basislizenz. Bei Zoho zählt jeder Org-Benutzer als volle Lizenz, für Mitarbeiter außerhalb des Vertriebs gibt es eigene Lizenzen für Teambenutzer.

Zweitens ist der Umfang pro Stufe verschieden. Zoho Professional enthält laut Zoho Prozessmanagement mit Blueprints, CPQ und Bestandsmanagement mit Rechnungen und Kundenaufträgen. Für Angebote mit CPQ brauchst du bei HubSpot den Revenue Hub. Dafür enthält Sales Hub Professional Sequenzen, Lead Scoring, Duplikat-Management und bis zu 300 Workflows.

Drittens entstehen die größten Kosten selten in der Lizenz. Rechne deshalb die Einrichtung, die Datenübernahme und die interne Zeit mit ein, egal für welches System du dich entscheidest. Wie sich die HubSpot Kosten im ersten Jahr zusammensetzen, steht im Artikel HubSpot Preise und Kosten.

Wie unterscheiden sich Bedienung und Einarbeitung?

Zoho lässt sich sehr weit anpassen und braucht dafür mehr Konfiguration. HubSpot startet mit einem vorgegebenen Datenmodell aus Kontakten, Unternehmen, Deals und Tickets, das die meisten KMU ohne Umbau nutzen können. Das ist der Unterschied, den wir in Projekten am häufigsten sehen.

Bei Zoho kannst du schon in der Standard Edition eigene Module anlegen, zum Beispiel für Projekte, Maschinen oder Verträge. Ab Enterprise kommen laut Zoho erweiterte Feldtypen, Genehmigungsprozesse, eine Berichtshierarchie für mehrere Vertriebsteams und eine Entwickler-Sandbox dazu. Diese Freiheit ist nützlich, wenn dein Vertrieb anders arbeitet als der Standard. Sie verlangt aber jemanden im Haus, der das System verwaltet und Änderungen sauber dokumentiert. Zoho bietet dafür eigene Onboarding Programme und in der Ultimate Edition Beratung und Migrationsunterstützung an.

HubSpot hält sich mit eigenen Datenstrukturen zurück. Benutzerdefinierte Objekte gibt es nur in Enterprise. In Starter und Professional arbeitest du mit den Standardobjekten und bis zu 1.000 eigenen Eigenschaften pro Objekt. Für die meisten Vertriebsprozesse im Mittelstand reicht das. Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, weil Kontakte, Deals und Aktivitäten überall gleich aufgebaut sind.

Was können beide bei Marketing und Automatisierung?

Bei der Vertriebsautomatisierung liegt Zoho preislich vorn: Workflowautomatisierung ist laut Zoho schon in der kostenlosen Edition enthalten. Bei Marketing Automation liegt HubSpot vorn, weil Kampagnen, Formulare, Landingpages und Lead Scoring im selben System wie die Deals laufen.

Vertriebsautomatisierung

Zoho nennt für die Free Edition Workflows für wiederkehrende Aufgaben, etwa die Weiterleitung von Leads oder das Aktualisieren von Feldern nach einem Abschluss. Ab Professional kommen Blueprints dazu, die Mitarbeiter Schritt für Schritt durch einen Vertriebsprozess führen, und KI-Agenten. Ab Enterprise gibt es Gebietsmanagement und den KI-Vertriebsassistenten Zia mit erweiterten Funktionen.

HubSpot hat in Free keine Workflows. Sales Hub Starter bietet bis zu 50 Workflows mit eingeschränkten Triggern und Aktionen. Frei konfigurierbare HubSpot Workflows gibt es ab Professional (bis 300), dazu Sequenzen für automatisierte E-Mails zum Nachfassen mit bis zu 500 E-Mails pro Nutzer und Tag. Wer im Vertrieb viel nachfasst, landet bei HubSpot deshalb meist bei Professional.

Marketing

Bei Zoho übernehmen eigene Produkte das Marketing, zum Beispiel Zoho Campaigns für E-Mail-Kampagnen, Zoho LandingPage und Zoho Forms. Sie sind mit dem CRM verbunden, werden aber als eigene Apps lizenziert und eingerichtet. Wer Vertrieb, Marketing und Service als Paket will, findet bei Zoho das Bundle Zoho CRM Plus. Die aktuellen Preise stehen auf der Zoho Preisseite.

Bei HubSpot ist der Marketing Hub ein Teil derselben Plattform. Marketing Hub Professional kostet ab ca. 880 € pro Monat (Listenpreis, 792 € bei jährlicher Vorauszahlung, Stand 09/2026, aktuelle Preise auf hubspot.de), inklusive 3 Basislizenzen und 2.000 Marketingkontakten, plus einmalig 2.930 € Onboarding. Das ist eine andere Preisklasse als ein reines Vertriebs-CRM. Dafür siehst du in einem Bericht, welche Kampagne welchen Deal ausgelöst hat, und Lead Scoring gibt es ab Professional direkt am Kontakt. Welche Automatisierungen im Marketing sinnvoll sind, zeigt der Artikel zu HubSpot Marketing Workflows.

Wie sieht es mit Integrationen und deutschem Support aus?

Bei Integrationen hat HubSpot mit über 2.000 Apps im eigenen Marketplace die breitere Auswahl. Zoho setzt stärker auf die eigenen Produkte und bietet zusätzlich einen CRM Marketplace sowie Integrationen für Gmail, Outlook, Slack, Zoom, Teams und QuickBooks. Beide Systeme haben eine API.

Für KMU im DACH-Raum zählt oft die Anbindung an Buchhaltung, Telefonie und Website. Bei HubSpot laufen Rechnungen und Zahlungslinks schon in der kostenlosen Version über Stripe, und Telefonie-Apps wie Aircall lassen sich auch ohne bezahlte Stufe anbinden. Welche Anbindungen wir in HubSpot Projekten am häufigsten bauen, steht auf der Seite zu HubSpot Integrationen. Bei Zoho liegt die Stärke im eigenen Ökosystem: Wer Zoho Books, Zoho Desk oder Zoho Creator schon nutzt, verbindet das CRM ohne Drittanbieter.

Zur Sprache: Zoho CRM gibt es laut Zoho in 28 Sprachen, darunter Deutsch. Kunden der bezahlten Editionen erhalten den Classic Support, schnellere Antwortzeiten und individuelles Onboarding gibt es in kostenpflichtigen Support Plänen. Bei HubSpot läuft ein großer Teil der Einführung über zertifizierte Partner im DACH-Raum. Frag bei beiden Anbietern vor dem Kauf nach, in welcher Sprache und zu welchen Zeiten dein Team Hilfe bekommt.

Zum Datenschutz gilt für beide dasselbe: Die Angaben zum Datenstandort stehen in den Datenschutz- und Vertragsunterlagen der Anbieter. Prüfe diese Dokumente mit deinem Datenschutzbeauftragten gegen eure Anforderungen.

Wann ist Zoho die bessere Wahl?

Zoho ist die bessere Wahl, wenn das Budget pro Lizenz eng ist, der Vertrieb im Mittelpunkt steht und ihr eigene Datenmodule braucht, ohne in eine Enterprise Stufe zu gehen. Das gilt besonders für Teams, die bereits andere Zoho Apps einsetzen.

Wenn ein Team nur Deals verwalten will und kein Marketing über das CRM steuert, ist ein reines CRM für den Vertrieb oft die wirtschaftlichere Lösung. Wie sich HubSpot gegen andere CRMs mit Vertriebsfokus schlägt, zeigen die Vergleiche Pipedrive vs. HubSpot, Monday CRM vs. HubSpot und Salesforce vs. HubSpot. Wer erst einmal ohne Lizenzkosten starten will, findet im Artikel Kostenloses CRM die Gratistarife von HubSpot, Zoho und weiteren Anbietern.

Wie läuft ein Wechsel von Zoho zu HubSpot?

Ein Wechsel von Zoho zu HubSpot läuft in vier Schritten: Datenmodell abgleichen, Daten bereinigen und exportieren, in HubSpot importieren und verknüpfen, Automatisierungen neu bauen. Die Daten lassen sich übertragen. Workflows und Blueprints musst du in HubSpot neu aufsetzen.

Wechsel von Zoho zu HubSpot

1. 1Datenmodell abgleichenZoho Module auf HubSpot Objekte
2. 2BereinigenDubletten und alte Felder raus
3. 3ImportierenKontakte, Unternehmen, Deals verknüpfen
4. 4Neu bauenWorkflows und Blueprints nachbauen

1. Datenmodell abgleichen: Leads, Kontakte, Accounts und Deals aus Zoho entsprechen in HubSpot Kontakten, Unternehmen und Deals. Für eigene Zoho Module prüfst du, ob Eigenschaften, eine eigene Pipeline oder benutzerdefinierte Objekte in HubSpot Enterprise nötig sind. Diese Entscheidung beeinflusst die HubSpot Edition und damit die Kosten.
2. Daten bereinigen und exportieren: Dubletten und alte Felder entfernst du am besten vor dem Export. Jedes Feld, das du mitnimmst, muss in HubSpot gepflegt werden.
3. Importieren und verknüpfen: Beim Import ordnest du Kontakte ihren Unternehmen und Deals zu. Notizen, Aufgaben und E-Mail-Historie brauchen mehr Planung als Stammdaten.
4. Automatisierungen neu bauen: Zoho Workflows und Blueprints lassen sich nicht übertragen. Du baust sie als HubSpot Workflows, Pipeline Regeln und Sequenzen nach. Das ist ein guter Zeitpunkt, alte Regeln auszusortieren.

Plane Zoho und HubSpot für eine Übergangszeit parallel ein, damit laufende Deals nicht verloren gehen. Bei der Umsetzung hilft ein HubSpot Setup mit einem Partner. Wie so eine Migration in der Praxis abläuft, zeigt unser Beispiel für den Wechsel von Pipedrive zu HubSpot. Die Schritte sind bei Zoho sehr ähnlich.

Häufige Fragen zu Zoho vs. HubSpot