CRM im Handwerk: Was bringt es neben der Handwerkersoftware?

Ein CRM im Handwerk verwaltet alles, was vor und nach dem Auftrag passiert: Anfragen, Rückrufe, offene Angebote, Folgeaufträge und wiederkehrende Wartungen. Die Handwerkersoftware bleibt für Aufmaß, Kalkulation und Rechnung zuständig, das CRM sorgt dafür, dass keine Anfrage liegen bleibt und kein Angebot ohne Nachfassen verschwindet. Hier liest du, wann sich das für einen Betrieb mit 10 bis 50 Leuten lohnt, wie Anfragen automatisch ins System kommen und was es kostet. Die Einschätzung stammt aus 90+ HubSpot Projekten und 9+ Jahren als HubSpot Gold Partner.

Braucht ein Handwerksbetrieb ein CRM oder reicht die Handwerkersoftware?

Solange Aufträge fast nur über Empfehlungen kommen und der Chef jede Anfrage selbst im Kopf hat, reicht die Handwerkersoftware. Ein CRM lohnt sich, sobald mehrere Leute Anfragen annehmen, Angebote in größerer Zahl rausgehen oder Wartungsverträge regelmäßig betreut werden müssen.

Die meisten Betriebe im SHK-, Elektro- oder Energiebereich arbeiten mit einer Branchensoftware. Sie ist stark bei allem, was den Auftrag selbst betrifft: Aufmaß, Kalkulation, Materialliste, Baustellendokumentation, Rechnung. Schwächer ist sie meistens bei der Frage, was mit einem Kontakt passiert, bevor er zum Auftrag wird, und was danach kommt.

Im Alltag sieht das oft so aus: Anfragen kommen per Telefon, über das Kontaktformular, per E-Mail und über Portale. Wer gerade am Telefon ist, notiert sich den Rückruf auf einem Zettel oder im eigenen Postfach. Das Angebot geht raus, und ob jemand nach zwei Wochen nachfragt, hängt davon ab, wer daran denkt. Die jährliche Wartung einer Heizung oder Wärmepumpe steht in einer Excel-Liste, die eine Person pflegt.

Das CRM schließt genau diese Lücke. Es ersetzt die Handwerkersoftware nicht, es arbeitet davor und daneben.

Welche Aufgaben übernimmt ein CRM im Handwerk?

Ein CRM bildet den Weg von der ersten Anfrage bis zum Stammkunden ab. Jeder Kontakt hat eine Historie mit Anrufen, E-Mails, Terminen und Angeboten, und jede offene Aufgabe hat einen Verantwortlichen und ein Datum.

In einem typischen Installations- oder Energiebetrieb sieht der Ablauf so aus:

Jede dieser Stationen ist im CRM eine Phase in der Deal-Pipeline. Das Büro sieht auf einen Blick, wie viele Besichtigungen diese Woche anstehen, welche Angebote seit mehr als 14 Tagen offen sind und welcher Kunde als Nächstes eine Wartung braucht.

Konkret übernimmt das CRM im Handwerk diese Aufgaben:

• Anfragen bündeln: Website-Formular, Portale und Telefonnotizen landen am gleichen Ort, jeweils als Kontakt mit Quelle.
• Rückrufe verteilen: Neue Anfragen bekommen automatisch einen Verantwortlichen und eine Aufgabe mit Fälligkeit.
• Angebote nachfassen: Nach einer festen Frist erinnert das System an den Anruf beim Kunden.
• Wartungen planen: Kunden mit Wartungsvertrag bekommen rechtzeitig vor dem Termin eine E-Mail, das Büro eine Aufgabe.
• Unterwegs arbeiten: Mit der kostenlosen HubSpot Mobile App sehen Meister und Kundendienst die Historie beim Kunden vor Ort und legen Notizen direkt am Kontakt ab.

Wie du ein CRM grundsätzlich nach Teamgröße auswählst, steht im Artikel CRM für kleine Unternehmen.

Wie kommen Anfragen von Website und Portalen automatisch ins CRM?

Anfragen von der eigenen Website kommen über ein CRM-Formular direkt als Kontakt ins System. Portale und E-Mail-Anfragen lassen sich über ein verbundenes Postfach oder eine Automatisierung übertragen. In beiden Fällen legt das CRM danach automatisch eine Rückruf-Aufgabe an.

Website-Formular: Das Kontaktformular auf deiner Website fragt ab, was du für die Besichtigung brauchst, zum Beispiel Art des Vorhabens, Postleitzahl, Baujahr der Anlage und Wunschtermin. Jedes Feld ist mit einer Eigenschaft im CRM verbunden. Wie das in HubSpot aufgebaut ist, zeigt der Artikel zu HubSpot Formularen.

Portale und E-Mail-Anfragen: Viele Anfrageportale schicken neue Anfragen per E-Mail. Diese E-Mails lassen sich über ein verbundenes Postfach im CRM erfassen oder mit einem Automatisierungstool wie Zapier (über 9.000 Apps) oder n8n auslesen und als Kontakt anlegen. Welcher Weg passt, hängt davon ab, in welchem Format das Portal liefert.

Telefon: Anrufe bleiben der häufigste Kanal im Handwerk. Das Büro legt den Kontakt beim Anruf direkt im CRM an, statt auf Papier. Das kostet am Telefon etwa gleich viel Zeit, ab dann läuft der Rest wie bei einer Formularanfrage.

Die Zuweisung nach Gebiet oder Gewerk erledigt ein Workflow. In HubSpot Sales Hub Starter sind bis zu 50 Workflows mit eingeschränkten Triggern und Aktionen möglich, frei konfigurierbar werden sie ab Professional. Im kostenlosen CRM gibt es keine Workflows. Mehr zum Aufbau eines ganzen Anfrage-Prozesses steht im Artikel zur Leadgenerierung mit HubSpot.

Wie arbeitet das CRM mit Angebots- und Rechnungssoftware zusammen?

Die sinnvolle Arbeitsteilung: Das CRM führt Kunde, Ansprechpartner und Auftragsstatus, die Handwerker- oder Rechnungssoftware erstellt Angebot und Rechnung. Über eine Schnittstelle fließen die Daten in eine Richtung, damit niemand Adressen doppelt pflegt.

Für das Angebot gibt es zwei Wege:

• Angebot in der Handwerkersoftware: Das Leistungsverzeichnis mit Material und Arbeitszeit bleibt dort. Im CRM stehen Angebotssumme, Datum und Status am Deal, damit das Nachfassen funktioniert.
• Angebot im CRM: Bei standardisierten Leistungen, zum Beispiel Wartungspaketen oder Beratungen, kann das Angebot direkt aus dem Deal entstehen. In HubSpot gehören Angebote mit Produkten und digitaler Unterschrift heute zu Revenue Hub Professional (bis Juni 2026 Commerce Hub). Wie das aufgebaut ist, zeigt der Artikel HubSpot Angebote erstellen.

Für Rechnungen setzen viele kleinere Betriebe auf Buchhaltungssoftware wie sevDesk oder Lexware Office (früher lexoffice). Beide lassen sich mit HubSpot verbinden: Der gewonnene Deal liefert Kunde und Positionen, die Rechnung entsteht in der Buchhaltungssoftware. Die Details stehen in den Artikeln zu HubSpot und sevDesk und HubSpot und Lexware Office.

Bei Handwerkersoftware ohne fertige Verbindung hängt die Schnittstelle davon ab, ob der Anbieter eine offene API hat. Das klären wir vor dem Projekt, weil es den Aufwand stärker bestimmt als das CRM selbst.

Was kostet ein CRM für einen Betrieb mit 10 bis 50 Leuten?

Ein CRM für einen Handwerksbetrieb mit 10 bis 50 Leuten kostet mit HubSpot zwischen 0 € und ca. 100 € pro Lizenz und Monat (Listenpreise), bezahlt werden nur Lizenzen für Personen, die aktiv im CRM arbeiten. Die Betriebsgröße spielt dafür kaum eine Rolle. In einem Handwerksbetrieb mit 30 Leuten sind das oft nur Büro, Geschäftsführung und Meister, also 3 bis 6 Lizenzen.

Rechenbeispiel: Vier Personen arbeiten aktiv im CRM (zwei im Büro, Geschäftsführung, ein Meister). Mit Sales Hub Starter liegen die Lizenzen bei ca. 80 € im Monat. Mit Sales Hub Professional bei ca. 400 € im Monat plus 1.470 € einmaliges Onboarding bei HubSpot. Wer nur Daten ansehen muss, bekommt eine kostenlose Leselizenz. Wer unterwegs Notizen anlegt oder Aufgaben erledigt, braucht eine bezahlte Lizenz.

Dazu kommt die Einrichtung: Pipeline, Formulare, Schnittstelle zur Rechnungssoftware und die Übernahme der Bestandskunden. Der Aufwand hängt vor allem davon ab, wie viele Datenquellen es heute gibt. Ob die kostenlose Version für den Anfang reicht, zeigt der Vergleich Kostenloses CRM für KMU.

Wie sieht ein CRM im Handwerk in der Praxis aus?

In der Praxis bildet das CRM den Weg von der Anfrage bis zur laufenden Betreuung ab. Ein Beispiel aus unseren Projekten ist die Energieprofi24 GmbH. Energieprofi24 ist ein Energiedienstleister und kein klassischer Handwerksbetrieb. Das Muster ist trotzdem sehr ähnlich: viele Kunden, eine jährlich wiederkehrende Betreuung und ein Team, das Anfragen und laufende Kunden parallel bearbeitet.

Die Ausgangslage: Energieprofi24 betreute tausende Kunden in einem individuell aufgebauten System, das nie für dieses Wachstum gedacht war. Geschäftsführer Patrick Kowalski beschreibt es im Video als optisch schöne Excel-Liste mit ein paar Funktionen. Informationen lagen in verschiedenen Tools, Neukunden kamen fast nur über Empfehlungen, und der bisherige Dienstleister wollte das System nicht mehr langfristig betreiben.

Statt das alte System 1:1 zu übertragen, haben wir die Prozesse von der Kundenanfrage oder Empfehlung bis zur laufenden Betreuung neu definiert und in HubSpot abgebildet. Das Ergebnis laut Case Study:

• 1.000+ Kunden aus dem alten System migriert
• Keine manuellen Schritte mehr im Fulfillment, von der Anfrage bis zur laufenden Betreuung automatisiert
• Online-Marketing möglich: Das System ist bereit für Anzeigen und digitale Anfragen, zusätzlich zu Empfehlungen
• Zweites Projekt: Patrick Kowalski hat direkt das nächste Projekt in einem weiteren Unternehmen gestartet

Sein Fazit im Video: „weniger Fehlerquoten und sehr, sehr viel schneller“. Für Handwerksbetriebe mit Wartungsverträgen gilt dieselbe Logik. Je mehr Kunden jedes Jahr wiederkommen, desto mehr bringt ein System, das die Wiedervorlage übernimmt. Weitere Projekte findest du unter Kundenbewertungen.

Häufige Fragen zum CRM im Handwerk