CRM für kleine Unternehmen: Welches System passt zu deinem Team?

Das passende CRM für ein kleines Unternehmen ergibt sich aus drei Größen: wie viele Personen damit arbeiten, wie lange ein Verkauf dauert und wo die Anfragen herkommen. Wer diese Fragen vor dem Anbietervergleich beantwortet, landet meist bei zwei oder drei Kandidaten und spart sich Wochen an Demos. Die Einschätzung stammt aus 90+ HubSpot Projekten und 9+ Jahren als HubSpot Gold Partner.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen beginnt die CRM-Auswahl mit einer Liste von zehn Anbietern und einer Frage nach dem günstigsten Preis. Nach drei Demos sehen alle Systeme ähnlich aus. Kontakte, Deals, Aufgaben und ein Dashboard haben sie alle. Die Unterschiede zeigen sich erst im Betrieb, wenn der fünfte Vertriebler dazukommt, die Geschäftsführung einen Forecast will oder Anfragen von der Website automatisch verteilt werden sollen. Dieser Artikel sortiert die Auswahl von der Geschäftsseite her: erst der Bedarf, dann die Kriterien, dann die Kosten.

Ab wann braucht ein kleines Unternehmen ein CRM?

Ein kleines Unternehmen braucht ein CRM, sobald Umsatz davon abhängt, dass sich jemand an etwas erinnert. Solange ein Inhaber alle Kunden kennt und jedes Angebot selbst nachfasst, reicht oft eine Tabelle. Mit dem ersten Vertriebsmitarbeiter ändert sich das: Informationen liegen dann in zwei Köpfen, zwei Postfächern und zwei Versionen derselben Excel-Liste.

Diese Signale sehen wir in Projekten immer wieder vor der Einführung:

• Angebote bleiben liegen, weil niemand an das Nachfassen erinnert wird.
• Die Geschäftsführung fragt nach offenen Deals und bekommt drei unterschiedliche Zahlen.
• Ein Mitarbeiter geht, und mit ihm verschwindet die Kundenhistorie aus seinem Postfach.
• Anfragen von der Website landen in einem Sammelpostfach und werden unterschiedlich schnell beantwortet.
• Für eine Umsatzprognose muss jemand einen halben Tag Tabellen zusammenführen.

Trifft einer dieser Punkte zu, kostet das fehlende System bereits Geld. Wie der Umstieg von Tabellen konkret aussieht, beschreibt der Artikel Excel vs. HubSpot. Wer zuerst ohne Budget testen will, findet die Grenzen der Gratis-Tarife im Vergleich kostenloses CRM.

Welche Kriterien zählen bei der CRM-Auswahl für KMU?

Bei der CRM-Auswahl für KMU zählen die Anforderungen aus dem eigenen Vertrieb: Nutzerzahl, Vertriebsprozess, Herkunft der Anfragen, Nachfassen, Reporting und Schnittstellen. Die Grundfunktionen deckt jedes CRM ab. Schreib deine Anforderungen vor der ersten Demo auf und lass jeden Anbieter dieselben Punkte zeigen. So vergleichst du Antworten auf deine eigenen Fragen.

Die folgende Checkliste ist ein Anforderungskatalog, den du direkt übernehmen kannst. Markiere jeden Punkt als Muss oder Kann, bevor du mit Anbietern sprichst.

Zwei Punkte werden bei KMU regelmäßig unterschätzt. Der erste ist die Stufe, ab der eine Funktion verfügbar ist. Viele Anbieter zeigen in der Demo den vollen Umfang, gekauft wird dann der Einstiegstarif. Bei HubSpot etwa gibt es Sequenzen für automatische E-Mail-Serien erst ab Sales Hub Professional, das Verwalten von Duplikaten ebenfalls erst ab Professional (laut hubspot.de). Frag bei jeder gezeigten Funktion nach der Tarifstufe.

Der zweite Punkt ist die Akzeptanz im Team. Ein CRM, das der Außendienst nicht pflegt, liefert der Geschäftsführung keine brauchbaren Zahlen. Lass deshalb zwei bis drei spätere Nutzer an der Testphase teilnehmen und beobachte, wie lange sie für die Erfassung eines Termins brauchen.

Welche CRM-Systeme passen zu welcher Teamgröße?

Für 1 bis 3 Personen reichen Gratis-Tarife oder Pipedrive Lite, für 4 bis 15 Personen passen HubSpot Starter, Pipedrive Growth oder Close, ab 15 Personen HubSpot Professional oder Pipedrive Premium. Die Teamgröße bestimmt, welche Funktionen du wirklich brauchst. Ein Zwei-Personen-Vertrieb braucht vor allem Übersicht. Ab etwa zehn Personen kommen Rollen, Rechte, Lead-Verteilung und belastbares Reporting dazu. Die Tabelle ordnet typische Situationen ein. Sie ersetzt keine Demo, sie hilft beim Aussortieren.

Die Einordnung folgt den Funktionsgrenzen der Tarife. HubSpot Starter erlaubt zum Beispiel bis zu 15 Pipelines und im Sales Hub bis zu 50 Workflows mit eingeschränkten Triggern. Teams mit eigenen Rechten, frei konfigurierbare Workflows und Lead Scoring gibt es ab Professional. Benutzerdefinierte Objekte, etwa für Maschinen, Verträge oder Standorte, gibt es nur in Enterprise. Wie sich HubSpot und Pipedrive im Detail unterscheiden, zeigt der Vergleich Pipedrive vs. HubSpot. Close als dritte Option ordnet der Artikel Pipedrive, HubSpot oder Close ein.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Anlagenbauer mit acht Vertrieblern und langen Angebotsphasen braucht vor allem eine saubere Pipeline, Pflichtfelder für den nächsten Schritt und einen Forecast für die Geschäftsführung. Ein Onlinehändler mit gleicher Teamgröße verkauft über Kampagnen und braucht eher Segmente, E-Mail-Marketing und die Anbindung an den Shop.

Was kostet ein CRM für ein Team mit 5, 15 oder 50 Leuten?

Ein CRM kostet an reinen Lizenzen für 5 Nutzer ca. 70 bis 500 € im Monat, für 15 Nutzer ca. 210 bis 1.500 € und für 50 Nutzer ca. 700 bis 5.000 € (Listenpreise von Pipedrive Lite bis HubSpot Sales Hub Professional). Die meisten CRM-Anbieter rechnen pro Nutzer und Monat ab. Die Lizenz ist aber nur ein Teil der Kosten. Dazu kommen einmalige Onboarding-Gebühren, der Aufwand für Einrichtung und Datenimport sowie Zusatzprodukte wie Telefonie oder E-Mail-Marketing. Die Tabelle rechnet die reinen Lizenzkosten mit den Listenpreisen der Anbieter hoch.

Die Hochrechnung ist eine Obergrenze. Nicht jede Person braucht eine volle Vertriebslizenz. Bei HubSpot sind Leselizenzen für Kollegen, die nur Daten ansehen, ohne zusätzliche Kosten enthalten. Für Kollegen, die mitarbeiten, aber keine Vertriebsfunktionen brauchen, gibt es die günstigere Basislizenz. In Professional liegt sie bei ca. 49 € pro Monat (Listenpreis). Ein Team mit 15 Personen kommt so oft mit acht Sales-Lizenzen und einigen Basis- oder Leselizenzen aus.

Andere Anbieter wie Close oder Zoho veröffentlichen ihre Preise ebenfalls pro Nutzer. Close weist sie in US-Dollar aus. Rechne für jeden Kandidaten dieselben drei Szenarien, dann siehst du, welcher Tarif bei eurem Wachstum teuer wird. Einen detaillierten Blick auf die Einstiegstarife liefert der Vergleich CRM unter 100 Euro, alle HubSpot Stufen erklärt der HubSpot Kosten-Guide.

Was brauchen B2B-Vertriebsteams, was B2C nicht braucht?

B2B-Vertriebsteams brauchen ein CRM, das Firmen mit mehreren Ansprechpartnern, lange Verkaufszyklen mit Pipeline-Phasen und Angebote mit Freigaben abbildet. Im B2B-Vertrieb kauft ein Unternehmen, und am Kauf sind mehrere Personen beteiligt. Einkauf, Fachabteilung und Geschäftsführung haben unterschiedliche Fragen. Ein Verkauf zieht sich oft über Wochen oder Monate. Daraus ergeben sich Anforderungen, die im B2C-Geschäft weniger wichtig sind.

• Firmen und Kontakte getrennt: Das CRM muss mehrere Ansprechpartner einer Firma zuordnen und deren Rolle im Kauf festhalten können.
• Deals mit Phasen und Wahrscheinlichkeit: Lange Verkaufszyklen brauchen eine Pipeline, in der jede Phase eine klare Bedingung hat. Nur dann taugt der Forecast etwas.
• Nachfassen über Wochen: Automatische Aufgaben und E-Mail-Serien halten den Kontakt, wenn ein Angebot drei Wochen in der Abstimmung beim Kunden liegt.
• Angebote und Freigaben: Bei höheren Auftragswerten kommen Angebotsvorlagen und interne Genehmigungen dazu. Bei HubSpot gehören Angebote heute zu Revenue Hub Professional.
• Bestandskunden: Wiederkehrender Umsatz, Verlängerungen und Zusatzverkäufe brauchen oft eine eigene Pipeline.

Im B2C stehen dagegen große Kontaktmengen, Segmente und E-Mail-Marketing im Vordergrund. Ein einzelner Kontakt ist dort selten ein eigener Vertriebsprozess. Wer beides hat, etwa ein Handwerksbetrieb mit Privat- und Gewerbekunden, braucht ein CRM, das beide Wege abbildet, ohne dass die Pipeline unübersichtlich wird.

Welche Fehler machen KMU bei der CRM-Auswahl?

Die häufigsten Fehler bei der CRM-Auswahl sind die Entscheidung nach dem Einstiegspreis, eine Demo statt eines eigenen Tests und ein nicht definierter Vertriebsprozess. Die meisten passieren vor der Einführung. In unseren Projekten sehen wir diese Muster am häufigsten:

1. Auswahl nach dem Einstiegspreis: Der günstigste Tarif reicht für den Start. Nach einem Jahr fehlen Automatisierung oder Reporting, und der Umstieg auf die nächste Stufe oder ein anderes System kann mehr kosten als die gesparten Lizenzen.
2. Demo statt eigener Test: Eine Demo zeigt den Idealfall. Ein Test mit euren echten Daten und euren Vertrieblern zeigt, wo es hakt.
3. Prozess nicht definiert: Wer ohne festgelegte Pipeline-Phasen einführt, bildet im CRM die alte Unordnung ab. Die Phasen gehören vor die Auswahl.
4. Altdaten ungeprüft importiert: Dubletten und veraltete Kontakte aus der Excel-Liste machen das neue System vom ersten Tag an unzuverlässig.
5. Nutzer nicht beteiligt: Wenn nur die Geschäftsführung entscheidet, pflegt der Vertrieb das System ungern. Zwei spätere Nutzer in der Testphase verhindern das.
6. Wachstum nicht mitgerechnet: Die Kosten für das heutige Team sind bekannt. Die Kosten bei doppelter Teamgröße und der nächsten Tarifstufe rechnet selten jemand vorher aus.

Welche Alternativen es gibt, wenn HubSpot für euch grundsätzlich nicht passt, steht im Artikel HubSpot Alternativen. Wie HubSpot sich nach vielen Einführungen im Alltag schlägt, beschreiben unsere HubSpot Erfahrungen.

Häufige Fragen zu CRM für kleine Unternehmen