HubSpot Deal erstellen: Pipeline, Phasen und Automatisierung

Einen Deal in HubSpot erstellst du im Kontakt-Datensatz: rechte Seitenleiste, Bereich „Deals", „Hinzufügen". Dann Name, Pipeline, Phase, Betrag und Abschlussdatum eintragen. Schwieriger ist die Frage, wann ein Deal entstehen soll, denn viele Teams legen ihn zu früh, zu spät oder mit den falschen Daten an. Ich zeige dir, was ein Deal ist, wann du ihn erstellst, welche Eigenschaften du brauchst und wie du das Ganze automatisierst. Grundlage sind über 90 HubSpot Projekte und mehr als 9 Jahre Praxis als HubSpot Gold Partner.

Was ist ein Deal in HubSpot?

Ein Deal in HubSpot ist ein eigener Objekttyp, der ein konkretes Geschäft abbildet: eine Verkaufschance, ein laufendes Angebot oder einen bevorstehenden Abschluss. Neben Kontakten und Unternehmen ist er das dritte zentrale Objekt in deinem CRM. Der Kontakt beschreibt die Person, das Unternehmen die Firma, der Deal das Geschäft.

Kontakte, Unternehmen und Deals sind in HubSpot miteinander verknüpft. Ein Kontakt kann mehrere Deals haben, z.B. wenn du demselben Kunden verschiedene Produkte oder Dienstleistungen verkaufst. Jeder Deal durchläuft dabei die Phasen deiner Sales Pipeline, bis er gewonnen oder verloren wird.

Der häufigste Fehler, den ich bei meinen Kunden sehe: Sales-relevante Informationen werden direkt im Kontakt oder Unternehmen gespeichert, statt einen Deal anzulegen. Beim ersten Verkauf geht das vielleicht noch gut. Sobald derselbe Kontakt ein zweites Mal kauft, überschreibst du die Daten des ersten Geschäfts. Mit einem Deal pro Geschäft passiert das nicht.

Wie erstellst du einen Deal in HubSpot Schritt für Schritt?

Einen Deal erstellst du direkt aus dem Kontakt-Datensatz, aus der Pipeline-Ansicht oder über die globale Erstellen-Funktion. Der schnellste Weg: Öffne den Kontakt, klicke auf „Hinzufügen" im Deal-Bereich der rechten Seitenleiste, und ein Formular öffnet sich, in dem du die wichtigsten Deal-Daten einträgst.

Schritt für Schritt:

1. Kontakt öffnen: Navigiere zum Kontakt, für den du einen Deal erstellen möchtest.
2. Deal hinzufügen: Klicke in der rechten Seitenleiste unter „Deals" auf „Hinzufügen".
3. Deal-Name vergeben: Wähle einen aussagekräftigen Namen, z.B. „HubSpot Implementierung Müller GmbH".
4. Pipeline und Phase wählen: Ordne den Deal der richtigen Pipeline und der passenden Phase zu.
5. Betrag und Abschlussdatum: Trage den erwarteten Deal-Betrag und das voraussichtliche Abschlussdatum ein.
6. Verknüpfungen prüfen: Stelle sicher, dass Kontakt und Unternehmen korrekt mit dem Deal verknüpft sind.

Bleibt die Frage, wann du den Deal erstellst. In meiner Erfahrung gibt es drei typische Trigger-Punkte:

• Nach einem Qualifizierungsgespräch: Der Kontakt hat in einem Call bestätigt, dass echtes Interesse besteht. Das ist der häufigste und sauberste Trigger: Der Deal entsteht erst, wenn ein konkretes Geschäft möglich ist.
• Nach einer komplexen Formulareinreichung: Wenn ein Lead ein umfangreiches Anfrage-Formular ausfüllt (z.B. Event-Planung mit Budget, Datum und Anforderungen), kannst du automatisch einen Deal generieren, über einen Sales-Prozess in HubSpot.
• Bei einer persönlichen Terminvereinbarung: In manchen Branchen ist der persönliche Termin vor Ort der Startpunkt. Sobald ein Datum für ein Erstgespräch feststeht, wird der Deal erstellt.

Welche Deal-Eigenschaften brauchst du in HubSpot?

Für die meisten Teams reichen zum Start die Standard-Eigenschaften, die HubSpot für Deals mitliefert: Deal-Name, Betrag, Abschlussdatum, Pipeline, Deal-Phase und Kontaktinhaber. Je nach Geschäftsmodell kommen benutzerdefinierte Eigenschaften wie Produktinteresse und Verlustgrund dazu.

Standard- und empfohlene benutzerdefinierte Deal-Eigenschaften. Erstelle nur Eigenschaften, die du aktiv im Reporting oder in Workflows nutzt.

Die wichtigste Regel bei Deal-Eigenschaften: Speichere nur Daten auf dem Deal, die sich pro Geschäft unterscheiden können. Die Schuhgröße eines Kunden gehört auf den Deal, wenn du Schuhe verkaufst, denn beim nächsten Kauf kann sich die Größe ändern. Die E-Mail-Adresse gehört auf den HubSpot Kontakt, weil sie sich nicht pro Deal ändert.

Wie nutzt du Pipeline-Phasen in HubSpot richtig?

Pipeline-Phasen nutzt du in HubSpot richtig, wenn jede Phase eine klare Aktion oder Entscheidung des Kunden abbildet und die Pipeline bei 5 bis 7 Phasen bleibt. Die Sales Pipeline ist die visuelle Darstellung deines Verkaufsprozesses. Jeder Deal durchläuft definierte Phasen, von der ersten Qualifizierung bis zum gewonnenen oder verlorenen Abschluss. An der Phase siehst du, wo ein Deal gerade steht.

Eine typische Pipeline für B2B-Unternehmen sieht so aus:

1. Qualifiziert: Der Kontakt hat Interesse bestätigt, ein erstes Gespräch hat stattgefunden.
2. Bedarfsanalyse: Du klärst die konkreten Anforderungen, Budgets und Entscheidungswege.
3. Angebot erstellt: Das Angebot ist verschickt, der Kunde prüft.
4. Verhandlung: Rückfragen, Anpassungen, finale Abstimmung.
5. Gewonnen / Verloren: Der Deal wird abgeschlossen oder geht verloren.

Ab HubSpot Sales Hub Starter kannst du mehrere Pipelines anlegen, z.B. eine für Neukundengeschäft und eine für Upselling an Bestandskunden. Jede Pipeline hat eigene Phasen, die deinen spezifischen Prozess abbilden.

Jeder Phase kannst du in HubSpot eine Gewinnwahrscheinlichkeit zuweisen. „Qualifiziert" hat vielleicht 20%, „Angebot erstellt" 50%, „Verhandlung" 80%. Diese Wahrscheinlichkeiten fließen direkt in dein Forecasting ein. Du siehst auf einen Blick, wie viel Umsatz voraussichtlich in diesem Monat oder Quartal reinkommen wird.

Wie erstellst du Deals automatisch in HubSpot?

Deals erstellst du in HubSpot automatisch mit Workflows, die bei einer Formulareinreichung, einer gesetzten Kontakt-Eigenschaft oder einem gebuchten Meeting starten. Manuelle Deal-Erstellung ist fehleranfällig und skaliert nicht. Sobald dein Team mehr als 10 bis 15 neue Deals pro Woche bearbeitet, solltest du automatisieren.

Drei bewährte Automatisierungs-Trigger:

• Formulareinreichung: Ein Lead füllt ein komplexes Anfrage-Formular aus → Workflow erstellt automatisch einen Deal, setzt den Namen, verknüpft Kontakt und Unternehmen, und weist den Deal einem Vertriebsmitarbeiter zu.
• Kontakt-Eigenschaft wird gesetzt: Du pflegst auf dem Kontakt ein Datum-Feld „Termin vereinbart am". Sobald dort ein Wert steht, erstellt der Workflow einen Deal.
• Meeting gebucht: Der Kontakt bucht über den HubSpot Meeting-Link einen Termin → der Workflow erstellt den Deal und setzt die Pipeline-Phase auf „Qualifiziert".

Mit der Automatisierung muss dein Vertriebsteam nicht mehr entscheiden, wann ein Deal erstellt wird. Der Trigger ist fest definiert, z.B. „jeder, der einen Qual Call bucht, bekommt einen Deal". Dadurch wird jeder Deal gleich angelegt, und die Daten in der Pipeline bleiben sauber.

Wie wertest du HubSpot Deals im Reporting aus?

HubSpot Deals wertest du mit Reports zu Pipeline-Wert, Conversion Rate pro Phase, Deal-Dauer, Verlustgründen und Forecast aus und bündelst sie in einem Sales-Dashboard. Deals sind die Grundlage für dein gesamtes Sales-Reporting in HubSpot. Ohne sauber gepflegte Deals gibt es kein Forecasting, keine Conversion-Analyse und keine Pipeline-Bewertung. Wie gut deine Zahlen sind, hängt deshalb direkt davon ab, wie sauber Deals angelegt werden.

Die wichtigsten Reports, die du aus deinen Deals generieren kannst:

• Pipeline-Wert: Gesamtwert aller offenen Deals, gewichtet nach Gewinnwahrscheinlichkeit pro Phase.
• Conversion Rate pro Phase: Wie viele Deals schaffen es von „Qualifiziert" zu „Angebot erstellt"? Wo verlierst du am meisten?
• Durchschnittliche Deal-Dauer: Wie lange braucht ein Deal von der Erstellung bis zum Abschluss? Wo stecken Deals fest?
• Verlustgründe: Warum gehen Deals verloren? Budget, Timing, Wettbewerb? Diese Analyse hilft dir, deinen Sales-Prozess gezielt zu verbessern.
• Forecast: Erwarteter Umsatz pro Monat/Quartal basierend auf Deal-Beträgen und Pipeline-Phasen.

All diese Reports konfigurierst du im HubSpot Dashboard. Erstelle ein eigenes Sales-Dashboard mit den 5 bis 6 wichtigsten KPIs und teile es mit deinem Team. So sehen Vertrieb und Geschäftsführung dieselben Zahlen.

Fazit: Saubere Deals sind die Grundlage deines Vertriebs

Auf Deals in HubSpot bauen dein Vertriebsprozess, dein Forecasting und deine Entscheidungen auf. Wer Deals zu früh erstellt, verfälscht seine Zahlen. Wer sie zu spät erstellt, verliert den Überblick. Leg deshalb einen klaren Zeitpunkt fest und pflege nur die Daten, die du wirklich nutzt.

Willst du noch tiefer in den HubSpot Sales Hub einsteigen? Unser Guide zum HubSpot Sales Hub zeigt dir alle Features für deinen Vertrieb, von Sequenzen über Angebote bis zu automatisierten Workflows.

Häufige Fragen zu HubSpot Deals