HubSpot E-Mail Kampagne einrichten: Anleitung für 2026

Eine E-Mail-Kampagne richtest du in HubSpot in dieser Reihenfolge ein: Empfänger- und Ausschlussliste bauen, Marketing-Kontakt-Status und Abo-Typ prüfen, dann unter Marketing, E-Mail eine reguläre E-Mail erstellen, testen und versenden. Der Marketing-Verantwortliche eines Mittelständlers hat 2.000 Kontakte im HubSpot, diesen Monat soll eine E-Mail-Kampagne raus. Er öffnet das Tool und sieht vier Einträge im Menü: Newsletter, Sequenzen, Workflows, Kampagnen. Alle vier sind irgendwie E-Mail. Welcher Weg ist der richtige für eine einmalige Marketing-Aussendung an einen definierten Empfängerkreis? Dieser Artikel beantwortet genau diese Frage. Wir gehen Schritt für Schritt den Weg, mit dem wir bei Kunden eine Marketing-Kampagne in HubSpot aufsetzen.

Was ist eine E-Mail-Kampagne in HubSpot eigentlich?

Eine E-Mail-Kampagne in HubSpot ist eine geplante Aussendung an eine definierte Empfängerliste mit einem klaren Anlass: Webinar-Einladung, Produkt-Launch, Event-Erinnerung, Saison-Aktion. Anders als ein Newsletter kommt sie nicht regelmäßig, und anders als eine Sales-Sequenz läuft sie nicht 1:1. Sie geht einmal an viele Empfänger gleichzeitig und soll ein konkretes Verhalten auslösen.

Die drei Wege in HubSpot trennen sich klar:

• Newsletter ist die wiederkehrende Aussendung mit redaktionellem Charakter. Mehr dazu in unserem Artikel zu HubSpot Newslettern.
• Sequenz ist die 1:1-Outreach-Strecke aus dem Sales Hub, persönlich, automatisiert ausgelöst aus dem Kontakt-Datensatz heraus.
• Marketing-Kampagne ist die einmalige, geplante Aussendung an eine Liste. Genau die bauen wir hier.

Voraussetzung ist der Marketing Hub, ab dem Starter-Tier. Im kostenlosen HubSpot kannst du bis zu 2.000 Marketing-E-Mails pro Monat versenden, allerdings mit HubSpot-Branding. Kampagnen ohne Branding, mit mehr Volumen und Reporting laufen über den Marketing Hub. Eine konzeptionelle Übersicht über alle drei Wege findest du in HubSpot E-Mail Marketing erklärt.

Was brauchst du, bevor du die erste Kampagne aufsetzt?

Vor der ersten Kampagne brauchst du fünf Bausteine: mindestens Marketing Hub Starter, segmentierte Marketing-Kontakte, eine authentifizierte Sender-Domain, fertige Templates und eine definierte Ausschluss-Logik. Sie sollten stehen, bevor du in HubSpot auf „E-Mail erstellen" klickst. Halte die Reihenfolge ein, jeder Schritt baut auf dem vorigen auf.

• Marketing Hub Starter mindestens. Ab ca. 20 € pro Lizenz und Monat (Listenpreis, Stand 09/2026, Aktionen auf hubspot.de) bekommst du den Marketing Hub Starter mit E-Mail-Versand, Listen und Basis-Reporting. Für A/B-Tests und Smart Content brauchst du Marketing Hub Professional.
• Marketing-Kontakte segmentiert. Lifecycle-Phase gepflegt, Eigenschaften wie Branche, Unternehmensgröße, Region befüllt. Ohne saubere Datenbasis ist jede Segmentierung beliebig.
• Sender-Domain authentifiziert. DKIM, SPF, DMARC eingerichtet, sonst landet die Kampagne im Spam oder wird von Google und Outlook gar nicht erst zugestellt. Wer auf Nummer sicher gehen will, setzt zusätzlich ein Double-Opt-In auf.
• Templates angelegt. Brand Kit hinterlegt, Footer mit Impressum und Abmelde-Link sauber, Header-Logo in passender Auflösung. Wir empfehlen 2 bis 3 Standard-Templates: Pure Promo, Story/Editorial, Event-Einladung.
• Suppression-Logik definiert. Wen willst du explizit ausschließen? Bestandskunden bei einer Akquise-Kampagne? Kontakte in laufenden Sales-Deals? Diese Ausschlüsse gehören in eine eigene Liste, nicht in einen Filter-Twist in der Empfängerliste.

Wenn einer dieser Bausteine fehlt, lohnt sich ein Schritt zurück. Eine technisch saubere erste Kampagne ist später nicht nachholbar, der Sender-Score deiner Domain leidet schon beim ersten schlechten Versand.

Wie legst du die Kampagne in HubSpot konkret an?

Die Kampagne legst du unter Marketing, E-Mail als reguläre E-Mail an. Mit den Voraussetzungen oben ist der Bau-Vorgang überschaubar. Sechs Schritte, in dieser Reihenfolge:

1. Navigation: Marketing, dann E-Mail, dann „E-Mail erstellen", dann „Reguläre E-Mail" wählen. Der Punkt „Reguläre E-Mail" ist die Marketing-Kampagne. „Automatisierte E-Mail" wäre der Trigger im Workflow.
2. Template auswählen. Aus den vorbereiteten Standard-Templates eines mit dem passenden Anlass-Charakter. Pure Promo für Webinar-Einladung, Editorial für Content-Push.
3. Drag-and-Drop-Editor. Header, Hero-Bild, Body-Text, Call-to-Action-Button, Footer. Reihenfolge so, dass die wichtigste Aussage in den ersten zwei Bildschirm-Höhen sitzt, idealerweise mit einem klaren CTA above the fold.
4. Personalisierungs-Tokens. Anrede mit Vorname, Firmenname im Body, dynamische Felder über Property-Tokens. Wer nicht personalisiert, verschenkt Öffnungen und Klicks.
5. Smart Content für Segmente. Im Marketing Hub Professional kannst du Bild-Blöcke und Textblöcke nach Segment austauschen. Für die erste Kampagne nicht überreizen, ein einziger Smart-Block reicht.
6. Test-Versand an interne Adressen. Pflicht. Mindestens an dich selbst und an einen Kollegen mit anderem Mail-Client. Gmail, Outlook und Apple Mail rendern HubSpot-E-Mails unterschiedlich.

Was hier am häufigsten schiefläuft, sind die Tokens. Wenn die Eigenschaft „Vorname" bei 200 Kontakten leer ist, steht in der Anrede „Hallo ," statt „Hallo Max". HubSpot bietet Fallback-Werte pro Token an, die werden aber gerne vergessen. Vor jedem Versand: Token-Liste prüfen, Fallback eintragen.

Wie baust du die Empfängerliste richtig auf?

Für jede Kampagne brauchst du zwei Listen: eine Empfängerliste und eine Ausschlussliste. An den Listen scheitern die meisten Kampagnen. Technisch sind Listen in HubSpot einfach, die zweite Liste wird aber oft unterschätzt.

Die Empfängerliste baust du im Menü Kontakte, dann Segmente, dann Erstellen, dann Kontakt-Liste. Filter nach Lifecycle-Phase, Lead-Status, Branche, Unternehmensgröße. Mehrere Kriterien lassen sich mit UND und ODER kombinieren, die Logik-Gruppen sind im Builder visuell sauber abgegrenzt. Mehr Detail zu Listen-Typen in unserem Artikel zu HubSpot Listen.

Beispiel aus der Praxis: Du willst an Bestandskunden mit mehr als 100 Mitarbeitern eine Webinar-Einladung schicken. Kriterien:

• Lifecycle-Phase = Kunde
• UND: Anzahl Mitarbeiter (auf Unternehmens-Ebene) größer oder gleich 100
• Speichern als „Kunden über 100 MA, Webinar Mai"

Aus 2.000 Kontakten werden so vielleicht 26. Das ist die richtige Zielgruppe. Eine Kampagne an 2.000 Kontakte mit 1% Conversion bringt 20 Anmeldungen. Eine Kampagne an 26 hoch-relevante Kontakte mit 25% Conversion bringt 6, aber jeder davon ist warm und qualifiziert.

Parallel baust du die Ausschlussliste: Kontakte mit „Von allen E-Mails abgemeldet = wahr", harte Bounces, Wettbewerber, Kontakte in aktiver Sales-Phase. Diese Liste wird im Versand als „Nicht senden an" hinterlegt.

Bevor die Liste in den Versand geht, ist ein zweiter Schritt fällig. Die Kontakte müssen als Marketing-Kontakte markiert und für den richtigen Abonnement-Typ angemeldet sein. Sonst bekommt HubSpot die Aussendung gar nicht erst durch:

• Marketing-Kontakt-Status setzen. Kontakte in der Liste markieren, im „Mehr"-Menü die Option „Als Marketing-Kontakt einstufen" wählen. HubSpot zeigt dir, wieviele Kontakte deine lizenzierte Tranche verbraucht.
• Abonnement-Typ zuordnen. Über „Kommunikations-Abonnements verarbeiten" den passenden Abo-Typ aktivieren, zum Beispiel „Marketing-Informationen". Dieser Typ muss exakt mit dem Abo-Typ in der späteren E-Mail-Einstellung matchen, sonst wird nicht versendet.

Genau hier scheitern viele erste Kampagnen leise. HubSpot schickt nicht raus und meldet auch nicht offensiv, woran es lag. Im Versand-Report taucht dann „0 Empfänger" oder eine drastisch reduzierte Empfänger-Zahl auf. Der Abgleich Marketing-Kontakt-Status plus Abo-Typ ist Pflicht-Check vor jedem Versand.

Wie testest du A/B und was misst du danach?

A/B-Tests gibt es ab Marketing Hub Professional, nach dem Versand misst du vor allem Öffnungsrate, Klickrate und Abmelderate. Drei Variablen lohnen den Test:

• Betreffzeile. Größter Hebel auf die Öffnungsrate. Frage vs. Aussage, mit Zahl vs. ohne, kurz vs. lang. Eine Variante reicht pro Test, nicht zehn parallel.
• Sender-Name. Persönlich („Eugen von MAUTTEC") versus generisch („MAUTTEC Team"). Persönlich gewinnt fast immer, weil ein echter Absender Vertrauen aufbaut.
• Versand-Zeit. Dienstag 10 Uhr vs. Donnerstag 14 Uhr vs. Sonntag Abend. HubSpot kann das Send-Time-Optimization-Feature im Pro automatisch ausspielen.

Wichtig: HubSpot teilt eine Liste für A/B-Tests automatisch in Test-Hälften. Der Test braucht mindestens 200 Empfänger pro Variante, damit das Ergebnis statistisch tragfähig ist. Bei einer 26-Kontakt-Liste ist kein A/B-Test sinnvoll, da entscheidet die Bauchentscheidung.

Nach dem Versand zeigt HubSpot die Standard-Metriken:

• Öffnungsrate (Open Rate). Anteil Empfänger, die die E-Mail geöffnet haben. Richtwert aus unseren B2B-Projekten in DACH: 25 bis 35 %.
• Klickrate (Click-Through Rate). Anteil Empfänger, die auf einen Link geklickt haben. Richtwert aus unseren B2B-Projekten: 2 bis 5 %.
• Click-to-Open-Rate. Anteil der Klicker an den Öffnern. Misst, wie überzeugend Body und CTA sind, unabhängig vom Betreff. Richtwert aus unseren Projekten: 10 bis 18 %.
• Bounce-Rate. Hard und Soft Bounces. Soll unter 2% bleiben, alles drüber zeigt schlechte Listen-Hygiene.
• Abmelderate (Unsubscribe Rate). Soll unter 0,5% pro Kampagne bleiben. Über 1% bedeutet, dass der Inhalt nicht zur Erwartung passt oder die Frequenz zu hoch ist.

Die Daten landen automatisch in der HubSpot-Reports-Sektion und lassen sich in einem Cross-Object-Report mit Deals und Pipeline-Stages verknüpfen. Wer messen will, welche Kampagne zu welchen geschlossenen Deals geführt hat, baut sich diesen Report einmal sauber auf. Mehr dazu in HubSpot Reports.

Welche Fehler sehen wir in fast jedem Setup?

Die häufigsten Fehler sind zu große Listen ohne Segmentierung, fehlende A/B-Tests, fehlende Mobile-Optimierung und ein nicht gesetzter Marketing-Kontakt-Status. Aus über 90 HubSpot-Setups kennen wir sechs Fehler-Muster, die in fast jeder ersten Kampagne auftauchen. Nutze die Liste als Check vor dem Versand:

• Zu große Listen ohne Segmentierung. 8.000 Empfänger, ein Inhalt, eine CTA. Das Ergebnis: 12% Öffnung, 0,8% Klick, viel verbrauchtes Marketing-Kontakt-Volumen. Drei kleinere Listen mit auf das Segment zugeschnittenem Inhalt schlagen die Großauslieferung jedes Mal.
• Kein A/B-Test, blinder Versand. Ein einziger Test pro Quartal auf den Betreff zeigt nach vier Kampagnen, welche Sprache deine Zielgruppe öffnet.
• Fehlende Mobile-Optimierung. Hero-Bild zu groß, CTA-Button zu schmal für den Daumen, Footer-Schriftgröße unter 11 Pixel. Mobile-Vorschau in HubSpot ist eingebaut, wird aber regelmäßig übersprungen.
• Betreffzeile zu lang oder zu verkaufend. Über 50 Zeichen werden auf dem Handy abgeschnitten. Begriffe wie „Sale", „kostenlos jetzt", „nur heute" triggern Spam-Filter und senken die Zustellbarkeit.
• Keine Suppression-Liste gepflegt. Abmeldungen, harte Bounces, Wettbewerber landen ohne explizite Ausschluss-Liste in der nächsten Kampagne wieder mit drin. Pro abgemeldetem Kontakt droht im Wiederholungsfall ein Bußgeld-Risiko.
• Versand-Frequenz zu hoch. Drei Kampagnen pro Woche an dieselbe Liste produzieren Abmelderaten über 2%. Eine pro Woche ist ein vernünftiger Standard für B2B, zwei pro Woche schon das obere Ende.

Der häufigste Einzel-Fehler ist allerdings ein Setup-Fehler: Marketing-Kontakt-Status nicht gesetzt oder Abo-Typ stimmt nicht mit dem E-Mail-Abo-Typ überein. Symptom: drastisch reduzierte Empfänger-Zahl im Review-Screen. Lösung: Empfängerliste markieren, Marketing-Kontakt-Status setzen, Abo-Typ zuweisen, dann nochmal in die E-Mail-Einstellung gehen und prüfen, dass beide Werte matchen.

Wer den Setup-Prozess sauber durchläuft, hat danach einen wiederverwendbaren Blueprint. Die zweite Kampagne dauert eine Stunde statt einen halben Tag. Wir begleiten genau diese erste saubere Aufsetzung im HubSpot Setup oder als laufende HubSpot Admin-Betreuung. Wenn das Setup steht, aber das Reporting noch hakt, lohnt ein HubSpot Audit. Wer tiefer in die Automation will, liest unseren Artikel zu HubSpot Workflows. Welche Workshops wir aktuell anbieten, siehst du auf unserer Workshop-Seite.

Häufige Fragen zur HubSpot E-Mail Kampagne