Eine Sales Pipeline baust du in HubSpot unter Sales → Deals → „Pipelines bearbeiten" auf: Du legst die Phasen deines Vertriebsprozesses an, gibst jeder Phase eine Wahrscheinlichkeit und definierst Pflichtfelder für den Phasenwechsel. Danach siehst du auf einen Blick, wo jeder Deal steht, wie viel Umsatz offen ist und wo es hakt. Hier zeige ich dir die Einrichtung Schritt für Schritt, wie du Deal-Phasen sinnvoll schneidest und wie du Automatisierungen zwischen Phasen einbaust. Grundlage sind über 90 HubSpot Projekte und 9+ Jahre als HubSpot Gold Partner.
Eine HubSpot Sales Pipeline baust du unter Sales → Deals → "Pipelines bearbeiten" auf: Phasen deines Vertriebsprozesses anlegen, jeder Phase eine Wahrscheinlichkeit geben und Pflichtfelder für den Phasenwechsel festlegen. Wir empfehlen 4 bis 6 Phasen plus "Gewonnen" und "Verloren". Eine Pipeline ist schon in den kostenlosen Tools enthalten, mehrere gibt es ab Starter.
- Erst den Prozess dokumentieren, dann die Pipeline bauen
- Verlustgrund als Pflichtfeld bei "Verloren"
- Eigene Pipeline nur bei grundlegend anderem Prozess
Was ist eine Sales Pipeline in HubSpot?
Eine Sales Pipeline in HubSpot bildet deinen Vertriebsprozess für einen Geschäftsbereich als Board ab, auf dem jeder Deal als Karte von Phase zu Phase wandert. Wenn du mehrere Geschäftsbereiche hast, in denen du unterschiedliche Produkte verkaufst und die Sales-Prozesse sich unterscheiden, dann erstellst du für jeden Bereich eine eigene Pipeline.
Die Pipeline zeigt dir, wo deine Leads aktuell stehen: welche Deals offen sind, wie viel Umsatz theoretisch noch aussteht und in welcher Phase sich jeder einzelne Deal befindet. Du siehst auf dem Board die typischen Kärtchen: In der Phase „Lead eingegangen" stehen drei Deals, bei „Termin vereinbart" zwei, bei „Strategiephase" einer, bei „Angebot" zwei weitere.
Diese Kärtchen kannst du per Drag & Drop zwischen den einzelnen Phasen verschieben. Wenn du mehrere Sales-Mitarbeiter hast, kann jeder für bestimmte Deals zuständig sein und an ihnen arbeiten, bis sie gewonnen oder verloren sind. Zwischen den Phasen kannst du außerdem Datenabfragen einrichten, damit jeder Deal im Laufe des Prozesses mit den relevanten Informationen angereichert wird.
Grundregel: Die Sales Pipeline bildet deinen echten Vertriebsprozess ab. Ändert sich der Prozess, passt du die Pipeline an. Zuerst kommt der Prozess, dann die Pipeline.
Wie richtest du eine Sales Pipeline in HubSpot Schritt für Schritt ein?
Eine neue Pipeline erstellst du unter Sales → Deals und dann bei der Pipeline auf „Pipelines bearbeiten". HubSpot hat beim Anlegen des Kontos wahrscheinlich schon eine Default-Pipeline erstellt. Die kannst du bearbeiten oder eine komplett neue Pipeline anlegen. Alternativ erreichst du die Pipeline-Einstellungen auch über die allgemeinen Einstellungen.
Schritt für Schritt:
- Pipeline erstellen: Gehe zu Sales → Deals → Pipeline → „Pipeline erstellen". Gib der Pipeline einen klaren Namen, z.B. „HubSpot Consulting" oder „Produktverkauf B2B".
- Phasen definieren: HubSpot füllt automatisch Standard-Phasen aus. Gehe diese durch und überlege: Welche Schritte durchläuft ein Lead bei dir, bis er zum Kunden wird?
- Wahrscheinlichkeiten setzen: Für jede Phase kannst du eine Deal-Wahrscheinlichkeit angeben. In der Phase „Kennenlerngespräch" vielleicht 20%, bei „Mündliche Zusage" 80%. Das hilft beim gewichteten Forecast.
- Pflichtfelder einrichten: Definiere, welche Daten beim Verschieben in eine Phase abgefragt werden, z.B. Betrag beim Strategiegespräch, Verlustgrund bei „Verloren".
- Speichern und testen: Erstelle einen Test-Deal und schiebe ihn durch alle Phasen. Prüfe, ob die Pflichtfelder korrekt abgefragt werden.
Wie definierst du Deal-Phasen in HubSpot richtig?
Deal-Phasen leitest du aus deinem tatsächlichen Vertriebsprozess ab und hältst sie so knapp wie möglich: bei komplexen B2B-Dienstleistungen sechs bis acht, bei einfachem Produktverkauf etwa vier. Auf den Deal-Phasen baut alles andere auf. Sie müssen deinen tatsächlichen Vertriebsprozess abbilden, und der sieht in jedem Unternehmen anders aus. Bei einer komplexen B2B-Dienstleistung kann der Prozess sechs bis acht Phasen umfassen. Bei einem einfacheren Produktverkauf reichen vielleicht vier.
Ein Beispiel für einen typischen Consulting-Prozess:
| Phase | Wahrscheinlichkeit | Pflichtfelder | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Kennenlerngespräch | 20% | — | Erster Termin vereinbart |
| Strategiegespräch | 40% | Aktuelle Lizenz, Betrag | Anforderungen besprochen |
| Angebotserstellung | 60% | Kosten, Aufwand | Angebot wird vorbereitet |
| Mündliche Zusage | 80% | — | Kunde hat zugesagt, Vertrag in Arbeit |
| Auftrag gewonnen | 100% | — | Vertrag unterschrieben |
| Auftrag verloren | 0% | Verlustgrund | Deal nicht zustande gekommen |
Beispiel-Phasen für einen Consulting-Vertriebsprozess. Passe die Phasen an deinen eigenen Prozess an.
Halte die Anzahl der Phasen so klein wie möglich. Wenn du zehn oder zwölf Phasen hast, wird das Board unübersichtlich und deine Mitarbeiter wissen nicht mehr, wohin sie den Deal schieben sollen. Fasse ähnliche Schritte zusammen. Wenn du z.B. drei organisatorische Tätigkeiten hast (Angebotserstellung, erste Rechnung, Vertrag anlegen), kombiniere sie zu einer Phase „Organisatorisches".
Die Phasen „Gewonnen" und „Verloren" sind in HubSpot besondere Phasen. Wenn du einen Deal dorthin verschiebst, verändert sich das Abschlussdatum und die Daten werden in den Berichten anders behandelt. Deshalb solltest du diese Phasen immer behalten. Umbenennen kannst du sie aber, z.B. in „Auftrag gewonnen" und „Auftrag verloren".
Wann brauchst du mehrere Pipelines in HubSpot?
Mehrere Pipelines brauchst du dann, wenn du unterschiedliche Produkte oder Dienstleistungen mit komplett verschiedenen Vertriebsprozessen verkaufst. Ein klassisches Beispiel: Dein Unternehmen verkauft sowohl eine SaaS-Lösung (kurzer Sales Cycle, wenige Phasen) als auch Enterprise-Consulting (langer Sales Cycle, viele Phasen). Beide Prozesse in eine Pipeline zu packen, funktioniert nicht.
Die Faustregel: Wenn sich die Schritte, die ein Lead durchläuft, fundamental unterscheiden, brauchst du eine separate Pipeline. Liegt der Unterschied nur in Details wie Beträgen oder Ansprechpartnern, reicht eine Pipeline mit unterschiedlichen Deal-Eigenschaften.
Aus der Praxis: Ein Kunde hatte drei Geschäftsbereiche in einer einzigen Pipeline abgebildet, mit 14 Phasen. Die Sales-Mitarbeiter haben Deals in die falschen Phasen geschoben, weil sie nicht wussten, welche Phasen zu ihrem Bereich gehören. Wir haben das in drei separate Pipelines mit jeweils 5 bis 6 Phasen aufgeteilt. Innerhalb von zwei Wochen war die Datenqualität deutlich besser.
In HubSpot erstellst du eine neue Pipeline über Sales → Deals → Pipeline → „Pipeline erstellen". Jede Pipeline hat ihre eigenen Phasen, Pflichtfelder und Automatisierungen. Im Dashboard kannst du die Performance aller Pipelines vergleichen oder einzelne Pipelines isoliert analysieren.
Wie nutzt du Pipeline-Ansichten und das Board in HubSpot?
Das Pipeline-Board passt du über Karten-Layout, Filter, Sortierung und gespeicherte Ansichten an, sodass jeder im Vertrieb seine Deals und den offenen Umsatz pro Phase sieht. Mit diesem Board arbeitet dein Vertrieb jeden Tag. Hier siehst du auf einen Blick alle offenen Deals, den offenen Umsatz pro Phase und den Gesamtfortschritt deiner Pipeline. Die Karten lassen sich per Drag & Drop verschieben, und bei jedem Phasenwechsel werden die definierten Pflichtfelder abgefragt.
HubSpot bietet dir verschiedene Möglichkeiten, das Board zu konfigurieren:
- Karten-Layout anpassen: Wähle, welche Informationen auf den Deal-Karten sichtbar sind, etwa Betrag, Zuständiger und nächste Aktivität. So siehst du die wichtigsten Daten, ohne den Deal zu öffnen.
- Filter setzen: Filtere nach Deal-Inhaber, Erstelldatum, Betrag oder beliebigen Deal-Eigenschaften. So kann jeder Sales-Mitarbeiter nur seine eigenen Deals sehen.
- Sortierung ändern: Sortiere Deals innerhalb einer Phase nach Betrag, Erstelldatum oder Priorität. Große Deals sollten oben stehen.
- Gespeicherte Ansichten: Lege Ansichten für verschiedene Zwecke an, zum Beispiel für das wöchentliche Sales-Meeting, für den persönlichen Überblick und für das Management.
In der Board-Ansicht siehst du auch aggregierte Zahlen: Wie viel Umsatz ist in jeder Phase offen? Wie viel wurde gewonnen, wie viel verloren? Wie lange dauert es durchschnittlich von der Deal-Erstellung bis zum Abschluss? Mit diesen Kennzahlen findest du Engpässe, z.B. wenn Deals überdurchschnittlich lange in der Angebotsphase stecken bleiben.
Sales Pipeline professionell einrichten?
Wir definieren deine Phasen, richten Pflichtfelder ein und bauen Automatisierungen zwischen den Stufen.
20 Minuten Call buchenWie baust du Automatisierung zwischen Pipeline-Phasen ein?
Automatisierung zwischen Pipeline-Phasen baust du mit Workflows, die beim Phasenwechsel eine Aufgabe erstellen, eine E-Mail senden oder den Deal-Inhaber benachrichtigen. Erst damit wird die Pipeline richtig nützlich.
Die wichtigsten Automatisierungen für deine Pipeline:
- Phase → Aufgabe: Wenn ein Deal in die Phase „Angebotserstellung" geschoben wird, erstellt HubSpot automatisch eine Aufgabe „Angebot erstellen" mit Fälligkeitsdatum.
- Phase → E-Mail: Beim Wechsel in „Mündliche Zusage" wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Kontakt gesendet, personalisiert mit Deal-Daten.
- Phase → Benachrichtigung: Wenn ein Deal länger als 14 Tage in einer Phase steckt, bekommt der Inhaber eine Erinnerung.
- Verloren → Feedback: Bei einem verlorenen Deal wird automatisch eine Feedback-Anfrage an den Kontakt gesendet, um den Verlustgrund aus Kundensicht zu verstehen.
Diese Automatisierungen setzt du mit HubSpot Workflows um. Der Trigger ist jeweils „Deal-Phase hat sich geändert". So geht kein Schritt verloren, egal ob dein Team aus 2 oder 20 Sales-Mitarbeitern besteht.
Wie nutzt du Pipeline-Reporting für bessere Entscheidungen?
Pipeline-Reporting zeigt dir Pipeline-Wert, Win Rate, durchschnittlichen Deal-Wert, Sales Cycle Length und Verlustgründe, daraus leitest du konkrete Vertriebsentscheidungen ab. Eine sauber gepflegte Pipeline liefert die Daten für diese Berichte. HubSpot bietet dir im Dashboard vorgefertigte Reports, die du sofort nutzen kannst. Eigene Berichte kannst du zusätzlich erstellen.
Die wichtigsten KPIs, die du aus deiner Pipeline ablesen kannst:
| KPI | Was er zeigt | Warum er wichtig ist |
|---|---|---|
| Pipeline-Wert | Gesamter offener Umsatz | Forecast-Grundlage für Umsatzplanung |
| Win Rate | Anteil gewonnener Deals | Zeigt die Gesamteffektivität deines Vertriebs |
| Avg. Deal Size | Durchschnittlicher Deal-Wert | Hilft bei der Ressourcenplanung |
| Sales Cycle Length | Tage von Erstellung bis Abschluss | Zeigt, wo Deals zu lange stecken bleiben |
| Verlustgründe | Warum Deals verloren gehen | Basis für Prozessverbesserung |
Zentrale Pipeline-KPIs. Alle sind nur dann aussagekräftig, wenn die Daten in der Pipeline konsequent gepflegt werden.
Am meisten lernst du aus den Verlustgründen. Wenn du bei jedem verlorenen Deal den Grund als Pflichtfeld abfragst, z.B. „Konkurrenz gewählt", „Budget nicht vorhanden" oder „Kein Bedarf mehr", kannst du nach 100 bis 200 Deals prozentual auswerten, warum du Deals verlierst. Daraus leitest du konkrete Maßnahmen ab: Wenn 40% der Deals wegen des Preises verloren gehen, musst du vielleicht dein Packaging überdenken. Wenn 30% wegen zu langer Reaktionszeiten abspringen, brauchst du schnellere Prozesse.
Damit das funktioniert, müssen die Daten in der Pipeline stimmen. Deshalb sind Pflichtfelder bei Phasenwechseln so wichtig. Sie sorgen dafür, dass kein Deal ohne die relevanten Informationen durch die Pipeline wandert.
Fazit: Was bringt dir eine sauber eingerichtete Pipeline?
Mit einer sauber eingerichteten Sales Pipeline in HubSpot sagst du statt „wir glauben, dass es gut läuft" zum Beispiel „wir haben 23 offene Deals mit €187.000 Volumen, davon 5 in der Angebotsphase". Auf dieser Basis triffst du Vertriebsentscheidungen mit echten Zahlen.
Dein Fahrplan: 1. Vertriebsprozess dokumentieren (welche Schritte durchläuft ein Lead?) → 2. Pipeline mit 4 bis 6 Phasen erstellen → 3. Pflichtfelder pro Phase definieren → 4. Verlustgrund als Pflichtfeld bei „Verloren" → 5. Erste Automatisierung einrichten → 6. Nach 30 Tagen Pipeline-Report auswerten. Für die professionelle Einrichtung schau dir unsere HubSpot-Implementierung an.
Willst du den gesamten HubSpot Sales Hub verstehen, über die Pipeline hinaus? Unser Sales-Hub-Guide zeigt dir alle Features, die deinem Vertrieb zur Verfügung stehen. Und wenn du bereits eine Pipeline hast, aber die Daten nicht stimmen oder der Prozess nicht richtig abgebildet ist, zeigt dir unser HubSpot Audit, wo die Schwachstellen liegen.
Häufige Fragen zur HubSpot Sales Pipeline
Was ist eine Sales Pipeline in HubSpot?
Eine Sales Pipeline in HubSpot bildet deinen Vertriebsprozess visuell als Board ab. Jede Spalte ist eine Phase (z.B. Kennenlerngespräch, Angebot, Zusage), und jeder Deal wird als Karte dargestellt, die du per Drag & Drop zwischen den Phasen verschieben kannst.
Wie baue ich eine Sales Pipeline in HubSpot auf?
Gehe zu Sales → Deals → Pipeline → „Pipelines bearbeiten" → „Pipeline erstellen". Gib der Pipeline einen Namen, definiere deine Phasen, setze Deal-Wahrscheinlichkeiten und richte Pflichtfelder pro Phase ein.
Wie viele Phasen sollte eine Pipeline haben?
Wir empfehlen 4 bis 6 Phasen plus „Gewonnen" und „Verloren". Zu viele Phasen machen das Board unübersichtlich und deine Mitarbeiter wissen nicht mehr, wohin sie Deals schieben sollen. Fasse ähnliche Schritte zusammen.
Was sind Pflichtfelder bei Phasenwechseln?
Ab Sales Hub Professional kannst du Eigenschaften als Pflichtfelder definieren, die beim Verschieben eines Deals in eine Phase ausgefüllt werden müssen, z.B. der Betrag bei der Angebotsphase oder der Verlustgrund bei „Verloren". So wird der Datensatz automatisch im Vertriebsprozess angereichert.
Wann brauche ich mehrere Pipelines?
Wenn du unterschiedliche Produkte oder Dienstleistungen mit komplett verschiedenen Vertriebsprozessen verkaufst. Faustregel: Unterscheiden sich die Schritte fundamental, brauchst du eine separate Pipeline. Unterscheiden sich nur Details wie Beträge, reicht eine Pipeline.
Kann ich in HubSpot individuelle Pipeline-Phasen erstellen?
Ja. In den Pipeline-Einstellungen benennst du die Standard-Phasen um, fügst eigene hinzu, löschst sie, änderst die Reihenfolge und vergibst pro Phase eine Deal-Wahrscheinlichkeit. Das Board passt du zusätzlich über Karten-Layout, Filter, Sortierung und gespeicherte Ansichten an. Nur die Phasen „Gewonnen" und „Verloren" solltest du behalten, umbenennen kannst du sie aber.
Welche KPIs liefert die Pipeline?
Die wichtigsten KPIs: Pipeline-Wert (offener Umsatz), Win Rate (Anteil gewonnener Deals), durchschnittlicher Deal-Wert, Sales Cycle Length (Dauer bis Abschluss) und Verlustgründe. Alle KPIs sind nur aussagekräftig, wenn die Daten konsequent gepflegt werden.
In welchem HubSpot-Plan kann ich Pipelines nutzen?
Eine Pipeline pro Objekttyp ist bereits in den kostenlosen HubSpot Tools enthalten. Mehrere Pipelines gibt es ab Starter (insgesamt 15 pro Account, Professional 100, Enterprise 350). Pflichtfelder bei Phasenwechseln und erweiterte Reporting-Funktionen gibt es ab Sales Hub Professional. Sales Hub Starter hat bis zu 50 Workflows mit eingeschränkten Triggern und Aktionen, frei konfigurierbare Workflows gibt es ab Professional.
