HubSpot ERP Integration: So sieht dein Vertrieb Aufträge und Rechnungen im CRM

Eine HubSpot ERP Integration synchronisiert Kunden, Produkte, Aufträge und Rechnungsstatus zwischen deinem ERP System und HubSpot, damit der Vertrieb im CRM sieht, was nach dem gewonnenen Deal passiert. Umsetzen lässt sie sich auf drei Wegen: über eine Marketplace App, über Middleware wie n8n oder Make oder über eine individuelle Schnittstelle zur HubSpot API. Welcher Weg passt, hängt weniger an der Technik als an zwei Fragen: Welche Daten braucht der Vertrieb wirklich, und welches System ist für welche Daten führend? Die Einschätzungen stammen aus 90+ HubSpot Projekten und 9+ Jahren als HubSpot Gold Partner.

Das Problem kennen viele Geschäftsführer aus dem Alltag. Ein Kunde ruft an und fragt nach seiner offenen Lieferung. Der Vertriebler öffnet HubSpot, sieht den gewonnenen Deal vom März und sonst nichts. Für den Auftragsstatus schreibt er der Auftragsabwicklung, für die offene Rechnung der Buchhaltung. Chancen für Zusatzverkäufe fallen so kaum auf, weil niemand im CRM sieht, was der Kunde im letzten Jahr gekauft hat.

Welche Daten gehören ins CRM, welche bleiben im ERP?

Ins CRM gehört alles, was Vertrieb, Marketing und Service für ihre Entscheidungen brauchen: Stammdaten des Kunden, gekaufte Produkte, Auftragsstatus, Umsatz pro Kunde und offene Posten. Im ERP bleiben Buchungen, Lagerbestände, Einkauf, Produktion und die rechtlich relevante Rechnung.

Die häufigste Fehlannahme lautet: „Wir spiegeln einfach alles.“ Das macht das CRM langsam und unübersichtlich, und jede zusätzliche Datenart ist eine weitere Stelle, an der der Sync brechen kann. Wir fragen in Projekten deshalb pro Datenart, wer sie in HubSpot liest und was er damit tut. Findet sich niemand, bleibt sie im ERP.

Aus dieser Tabelle ergibt sich in den meisten KMU ein Kreislauf. Der Deal entsteht in HubSpot, der Auftrag im ERP, und der Status fließt zurück ins CRM.

Welche ERP Systeme lassen sich mit HubSpot verbinden?

Mit HubSpot lässt sich grundsätzlich jedes ERP System verbinden, das eine dokumentierte API hat. Für einige Systeme gibt es fertige Apps im HubSpot App Marketplace, der insgesamt über 2.000 Apps listet. Manche davon hat HubSpot selbst gebaut, andere kommen von Drittanbietern.

• Microsoft Dynamics 365: HubSpot bietet eine eigene Integration, die unter anderem Unternehmen, Kontakte, Deals, Produkte, Rechnungen und Aufträge ein- oder zweiseitig synchronisiert (HubSpot Knowledge Base).
• Microsoft Dynamics 365 Business Central: Von HubSpot gebaute App, die laut Listing Kunden, Artikel, Verkaufschancen und Verkaufsaufträge synchronisiert (Marketplace Listing).
• weclapp: Ebenfalls eine von HubSpot gebaute Data Sync App, laut Listing für Firmen und Personen, also Stammdaten (Marketplace Listing).
• SAP Business One: Anbindung über Apps von Drittanbietern, zum Beispiel SAP B1 SYNC von Commercient oder ERP Bridge von DMA.
• DATEV: DATEV ist in den meisten KMU die Schnittstelle zum Steuerberater. In unseren Projekten läuft die Verbindung fast immer über das Buchhaltungstool, das HubSpot beliefert. Wie das mit sevDesk, Lexware Office oder easybill aussieht, steht im Artikel zur HubSpot Buchhaltung.

Viele kleinere Unternehmen haben gar kein klassisches ERP, sondern eine Buchhaltungssoftware, die Rechnungen schreibt. Für diesen Fall gibt es eigene Anleitungen zu HubSpot und sevDesk sowie zu HubSpot und Lexware Office. Die Architekturfragen in diesem Artikel gelten dort genauso, nur mit weniger Datenarten.

Welche Variante der HubSpot ERP Integration passt: App, Middleware oder eigene Schnittstelle?

Eine Marketplace App passt, wenn sie genau die Objekte synchronisiert, die du brauchst. Middleware wie n8n oder Make passt, wenn du eigene Regeln brauchst und keine App existiert. Eine individuelle Schnittstelle lohnt sich bei hohen Datenmengen, komplexer Preislogik oder Anforderungen, die Middleware nur mit viel Aufwand abbildet.

Marketplace App. Für Microsoft Dynamics 365 ist die Basisintegration laut HubSpot in allen Produkten und Editionen verfügbar. Eigene Feldzuordnungen setzen einen bezahlten Data Hub (früher Operations Hub) voraus. Diesen Punkt übersehen viele bei der Budgetplanung: Die App kostet wenig, aber sobald ein eigenes Feld wie „Kundengruppe“ oder „Rahmenvertrag“ synchronisiert werden soll, kommt eine weitere Lizenz dazu.

Middleware. Mit n8n, Make oder Zapier baust du die Übergabe selbst: Deal gewonnen, Kunde im ERP suchen oder anlegen, Auftrag erzeugen, Auftragsnummer zurück an den Deal schreiben. Wir setzen für ERP Anbindungen meist n8n ein, weil sich Fehlerpfade sauber abbilden lassen und die Instanz auf Wunsch auf eigenen Servern läuft. Der Preis dafür: Irgendwer muss die Workflows betreuen, sonst fällt ein Fehler erst auf, wenn der Kunde nach seiner Rechnung fragt.

Individuelle Schnittstelle. Ein eigener Dienst spricht direkt mit der HubSpot API und der ERP API. Das lohnt sich, wenn täglich sehr viele Datensätze fließen oder die Preisfindung im ERP so komplex ist, dass sie sich in Middleware kaum abbilden lässt. In den meisten KMU kommt sie erst, wenn App und Middleware an ihre Grenzen stoßen.

Einen breiteren Überblick über alle Integrationswege, inklusive API und MCP, findest du im Artikel zu HubSpot Integrationen.

Wer ist führendes System für Kunden, Produkte und Preise?

Für jede Datenart gibt es genau ein führendes System, in dem sie angelegt und geändert wird. Das andere System liest nur. In den meisten KMU führt das ERP bei Kundennummer, Rechnungsadresse, Artikeln und Preisen, HubSpot bei Leads, Ansprechpartnern und Deals.

Wer diese Frage offen lässt, baut einen Zweiwegesync, bei dem beide Seiten schreiben dürfen. Dann ändert der Vertrieb die Adresse in HubSpot, die Buchhaltung parallel im ERP, und am nächsten Morgen hat eine Seite die Änderung der anderen überschrieben. Zweiwegesync ist möglich, braucht aber pro Feld eine klare Regel, wer im Konflikt gewinnt.

Bei Produkten und Preisen ist die Lage meistens eindeutig. Das ERP kennt Artikelnummern, Staffelpreise und Kundenkonditionen. HubSpot bekommt die Produkte als Kopie, damit Angebote mit den richtigen Artikeln entstehen. Wie die Produktbibliothek in HubSpot aufgebaut ist, zeigt der Artikel zu Produkten in HubSpot.

Bevor irgendetwas gebaut wird, gehen wir diese Entscheidung in fünf Schritten durch:

Der Schlüssel in Schritt 3 wird oft unterschätzt. Ohne eindeutige Kundennummer an beiden Datensätzen sucht die Integration nach Namen oder Domain, und aus „Müller GmbH“ und „Mueller GmbH“ werden zwei Kunden. Die Kundennummer aus dem ERP gehört deshalb als eigenes Feld an das Unternehmen in HubSpot.

Was kostet eine HubSpot ERP Anbindung?

Die Kosten einer HubSpot ERP Anbindung setzen sich aus vier Bausteinen zusammen: HubSpot Lizenz, App oder Middleware, Konzeption und Umsetzung sowie Betrieb. Eine seriöse Pauschale gibt es nicht, weil diese Bausteine je nach ERP und Datenmenge stark schwanken. Planbar wird es erst, wenn feststeht, welche Datenarten in welche Richtung fließen.

• HubSpot Lizenz: Für eigene Feldzuordnungen in HubSpot Data Sync Apps brauchst du einen bezahlten Data Hub. Data Hub Starter kostet ab ca. 20 € pro Lizenz und Monat, Professional ab ca. 790 € im Monat (Listenpreis, Stand 09/2026, aktuelle Preise auf hubspot.de).
• App oder Middleware: Apps von Drittanbietern und Middleware Tarife rechnen nach eigenen Modellen ab, oft nach Datensätzen oder Ausführungen. Die Preise stehen beim jeweiligen Anbieter.
• Konzeption und Umsetzung: Datenarten klären, Feldzuordnung festlegen, Workflows oder Code bauen, testen. Der Aufwand hängt vor allem an der Zahl der Objekte und an Sonderfällen wie Teillieferungen oder Gutschriften.
• Betrieb: API Änderungen, neue Felder, Fehlermeldungen. Ohne festen Zuständigen bleiben Fehler oft wochenlang unbemerkt.

Was wir aus Projekten sagen können: Die größten Kostentreiber liegen meist in der Planung. Teuer wird es, wenn während der Umsetzung neue Datenarten dazukommen oder die Frage nach dem führenden System erst im Test auftaucht. Wie wir Integrationen planen und betreiben, steht auf der Seite zu unseren HubSpot Integrationen. Ein konkretes Beispiel für eine Buchhaltungsanbindung ist die HubSpot sevDesk Integration.

Was geht bei HubSpot ERP Integrationen typischerweise schief?

Die meisten Probleme entstehen vor der ersten Zeile Code: unklare Zuständigkeit für Daten, fehlende Kundennummer als Schlüssel und kein Plan für Fehlerfälle. Diese Muster sehen wir in Projekten immer wieder:

• Dubletten beim ersten Sync: Bestehende Kunden in HubSpot und im ERP werden ohne gemeinsamen Schlüssel zusammengeführt. Vor dem Start gehört ein Abgleich mit Bereinigung dazu.
• Beide Systeme schreiben: Zweiwegesync ohne Konfliktregel überschreibt Änderungen, und niemand merkt es sofort.
• Stille Fehler: Ein Workflow bricht ab, weil ein Pflichtfeld im ERP fehlt. Ohne Benachrichtigung fällt das erst Wochen später auf.
• Zu viele Felder: Jedes ERP Feld wird gespiegelt, der Vertrieb findet die wichtigen Informationen nicht mehr.
• Sonderfälle vergessen: Teillieferungen, Gutschriften, Kunden mit mehreren Lieferadressen. Der Standardfall läuft, der Sonderfall landet wieder in Excel.

Fazit: Wie startest du eine HubSpot ERP Integration?

Starte mit der Frage, welche ERP Daten dein Vertrieb im Alltag braucht, und lege pro Datenart das führende System fest. Erst danach wählst du zwischen Marketplace App, Middleware und individueller Schnittstelle. Viele Unternehmen kommen mit einem kleinen ersten Schritt weit: Stammdaten und Auftragsstatus zurück ins CRM, Rechnungsdetails später.

Diese Checkliste hilft vor dem Gespräch mit IT oder Dienstleister:

• Welche drei Fragen beantwortet der Vertrieb heute nur mit Rückfrage an Buchhaltung oder Auftragsabwicklung?
• Hat jeder Kunde eine eindeutige Kundennummer, und steht sie auch in HubSpot?
• Welches System führt bei Adresse, Produkten und Preisen?
• Gibt es für dein ERP eine Marketplace App, und synchronisiert sie die Objekte, die du brauchst?
• Wer bekommt eine Nachricht, wenn eine Übergabe fehlschlägt?
• Wer ist nach dem Go Live für die Integration zuständig?

Häufige Fragen zur HubSpot ERP Integration