Eine gute HubSpot Schulung zeigt jedem Mitarbeiter die drei, vier Aufgaben, die er jeden Tag im eigenen Portal erledigt. Die kostenlose HubSpot Academy liefert dafür die Grundlagen, produktiv wird ein Team aber erst mit Training an den eigenen Pipelines, Feldern und Regeln. Hier liest du, warum Teams HubSpot nach der Einführung liegen lassen, welche Schulungsformen es gibt und woran du merkst, dass eine Schulung wirkt. Die Einschätzung stammt aus 90+ HubSpot Projekten und 9+ Jahren als HubSpot Gold Partner.
Eine gute HubSpot Schulung findet im eigenen Portal statt, ist nach Rollen getrennt und hat eine Nachschulung zwei bis vier Wochen nach dem Go-live. Die kostenlose HubSpot Academy liefert die Grundlagen, eure Pipelines, Pflichtfelder und Abläufe lernt das Team nur im eigenen Portal. Zum Start reicht pro Rolle meist eine Einheit von 60 bis 90 Minuten.
- Academy für Grundlagen und Zertifizierungen nutzen
- Einen internen Champion pro Team mit fester Zeit benennen
- Wirkung an Aktivitäten und Datenqualität im Portal messen
Warum nutzen Teams HubSpot nach der Einführung nicht?
Teams nutzen HubSpot nach der Einführung meist nicht, weil ihnen der Grund fehlt, das CRM zu öffnen. Wer seine Kunden weiter in Outlook, Excel oder im Kopf verwaltet, erlebt das CRM als zusätzliche Pflege ohne eigenen Nutzen. Die Geschäftsführung sieht leere Dashboards, der Vertrieb sieht Pflichtfelder.
In Projekten, in denen wir ein bestehendes Portal übernehmen, finden wir fast immer dieselben Ursachen:
- Einmalige Schulung zum Go-live: Zwei Stunden Bildschirmpräsentation, danach ist das Team allein. Nach zwei Wochen ist das meiste vergessen.
- Allgemeine Inhalte: Das Team hat gelernt, wie HubSpot funktioniert, aber nicht, wie euer Vertriebsprozess in HubSpot aussieht.
- Unklare Regeln: Niemand weiß, wann ein Deal angelegt wird, welche Phase was bedeutet oder wer Kontakte aus Messen importiert.
- Kein Ansprechpartner: Bei Fragen wartet man auf die Agentur oder gibt auf.
- Führung arbeitet außerhalb: Solange die Pipeline im Meeting als Excel Liste auf den Tisch kommt, bleibt HubSpot optional.
Die meisten dieser Punkte entstehen vor der Schulung, im Setup. Welche Fehler bei der Einführung typisch sind, beschreiben wir im Artikel zur HubSpot Einführung. Eine Schulung kann ein unklares Setup nur begrenzt ausgleichen.
Faustregel: Wenn der Vertriebsleiter die Pipeline im Weekly direkt aus HubSpot bespricht, zieht das Team innerhalb weniger Wochen nach. Das wirkt stärker als jede weitere Schulungsstunde.
Reicht die HubSpot Academy für dein Team?
Für die Grundlagen ja, für den Arbeitsalltag in deinem Portal meist nicht. Die HubSpot Academy bietet kostenlose Kurse und Zertifizierungen zu Vertrieb, Marketing, Service und zur Bedienung der einzelnen Hubs.
Die Academy eignet sich gut für:
- Admins und Marketing Verantwortliche, die HubSpot breit verstehen müssen
- neue Mitarbeiter, die vor ihrem ersten Tag die Oberfläche kennenlernen
- Methodenwissen wie Inbound, Leadqualifizierung oder E-Mail Marketing
Die Kurse zeigen HubSpot allgemein. Deine Pipeline Phasen, eure Pflichtfelder, die Übergabe der Leads von Marketing an Vertrieb und eure Dashboards kennt die Academy nicht. Genau dort entscheidet sich aber, ob jemand HubSpot täglich nutzt. Einzelne Funktionen schlägt dein Team zusätzlich in der HubSpot Knowledge Base nach.
Für den Einstieg in die Oberfläche eignet sich auch unser HubSpot Anfänger Tutorial. Das kannst du neuen Kollegen als Vorbereitung schicken.
Welche Schulungsformen gibt es für HubSpot?
Es gibt vier gängige Formen: die HubSpot Academy, interne Champions, eine Schulung durch einen HubSpot Partner und rollenbasierte Trainings. In der Praxis kombinierst du meist zwei bis drei davon.
| Form | Stärke | Grenze | Passt für |
|---|---|---|---|
| HubSpot Academy | kostenlos, jederzeit verfügbar, mit Zertifikat | allgemein, ohne eure Prozesse | Grundlagen, Admins, Selbstlerner |
| Interne Champions | kurze Wege, kennt das Team und die Abläufe | braucht Zeit im Kalender und selbst gutes Wissen | laufende Fragen, neue Mitarbeiter |
| Partner Schulung im eigenen Portal | arbeitet mit euren Daten, Pipelines und Regeln | kostet Budget, braucht ein fertiges Setup | Go-live, Umbau, Rollout auf neue Teams |
| Rollenbasierte Trainings | jede Rolle lernt nur ihre Aufgaben | Vorbereitung pro Rolle nötig | Teams mit Vertrieb, Marketing und Service |
Rollenbasierte Trainings kann ein Partner oder ein interner Champion durchführen. Academy Kurse: academy.hubspot.com.
Ein interner Champion ist eine Person pro Team, die HubSpot gut kennt, Fragen beantwortet und Änderungswünsche sammelt. Das funktioniert, wenn diese Person dafür feste Zeit bekommt. Als Zusatzaufgabe neben voller Quote bleibt die Rolle nach wenigen Wochen liegen.
Wann lohnt sich eine HubSpot Schulung im eigenen Portal?
Eine Schulung im eigenen Portal lohnt sich immer dann, wenn sich Prozesse ändern: beim Go-live, nach einem Umbau der Pipeline, bei neuen Hubs oder wenn ein weiteres Team dazukommt. Dann lernen alle an echten Datensätzen, was sie ab Montag anders machen.
Typische Anlässe aus unseren Projekten:
- Der Vertrieb zieht aus Excel oder einem anderen CRM nach HubSpot um
- Marketing bekommt Workflows und Lead Scoring, und der Vertrieb muss die Übergabe verstehen
- Der Service startet mit Tickets im selben System
- Die Deal Pipeline bekommt neue Phasen und Pflichtfelder
- Die Datenqualität sinkt und niemand weiß mehr, welche Felder gepflegt werden sollen
Vor der Schulung muss das Setup stehen. Wer Mitarbeiter in einem halbfertigen Portal schult, schult zweimal. Wie ein sauberes Setup abläuft, steht auf unserer Seite zum HubSpot Setup.
Welche Rollen brauchen welche Inhalte in der HubSpot Schulung?
In der HubSpot Schulung braucht jede Rolle nur die Aufgaben, die sie täglich erledigt. Ein Vertriebler muss keinen Workflow bauen, eine Marketing Managerin muss keine Angebote erstellen. Eine Schulung für alle in einem Raum überfordert die einen und langweilt die anderen.
| Rolle | Pflichtinhalte | Kann warten |
|---|---|---|
| Vertrieb | Kontakte und Deals anlegen, Phasen pflegen, E-Mails und Calls protokollieren, Aufgaben, Meeting Link, mobile App | Berichte bauen, Sequenzen anlegen |
| Vertriebsleitung | Pipeline Ansicht, Forecast, Dashboards fürs Weekly, Deals zuweisen | Workflow Details |
| Marketing | Listen, Formulare, Marketing E-Mails, Lifecycle Phasen, Übergabe an den Vertrieb | Deal Pflege |
| Service | Tickets, Postfach, Vorlagen, Wissensdatenbank | Marketing Tools |
| Admin | Benutzer und Rechte, Eigenschaften, Workflows, Importe, Datenqualität | nichts, der Admin braucht den Überblick |
| Geschäftsführung | Dashboards lesen, Filter nutzen | alles andere |
Für die Geschäftsführung reicht oft eine kurze Einführung in die relevanten Dashboards. Wer nur liest, braucht auch keine bezahlte Lizenz: Leselizenzen (View-Only) kosten laut HubSpot nichts extra. Welche Lizenz welche Rolle braucht, steht im Artikel zu HubSpot Benutzerlizenzen.
Wie lange dauert es, bis ein Team produktiv mit HubSpot arbeitet?
Die Bedienung von HubSpot lernt ein Team in wenigen Tagen. Bis HubSpot zur Gewohnheit wird, vergehen in der Regel einige Wochen, abhängig davon, wie konsequent die Führung das CRM einfordert und wie gut das Setup zu den Abläufen passt.
Ein Ablauf, der sich in unseren Projekten bewährt hat:
- Vor dem Go-live: Academy Grundkurs oder Anfänger Tutorial als Vorbereitung, Setup ist abgeschlossen
- Woche des Go-live: Kurze Schulung pro Rolle im eigenen Portal, mit echten Datensätzen
- Woche 2 bis 4: Fragen sammeln, Champion beantwortet, kurze Nachschulung zu den häufigsten Themen
- Nach etwa zwei Monaten: Datenqualität prüfen, Regeln schärfen, Dashboards anpassen
Vom Go-live zur Routine
- 1Vor Go-liveGrundkurs, Setup ist abgeschlossen
- 2Go-live WocheSchulung pro Rolle, echte Daten
- 3Woche 2 bis 4Fragen sammeln, kurz nachschulen
- 4Nach 2 MonatenDatenqualität prüfen, Regeln schärfen
Die Nachschulung wird am häufigsten gestrichen und bringt oft am meisten. Erst im Alltag merkt das Team, welche Fragen es wirklich hat.
Wie misst du, ob die HubSpot Schulung wirkt?
Ob eine HubSpot Schulung wirkt, misst du am Verhalten im Portal. Teilnahmezahlen und Feedbackbögen sagen wenig darüber, ob jemand HubSpot nutzt. HubSpot liefert die nötigen Daten selbst, mit Standardberichten pro Benutzer.
- Aktivitäten pro Benutzer: Werden Calls, E-Mails und Meetings protokolliert? Große Unterschiede zwischen Kollegen zeigen, wer Hilfe braucht.
- Deals ohne Pflege: Deals ohne nächste Aufgabe, ohne Betrag oder mit altem Schlussdatum
- Leere Pflichtfelder: Welche Felder bleiben dauerhaft leer? Oft ist das Feld überflüssig, manchmal fehlt Wissen.
- Überfällige Aufgaben: Ein wachsender Stapel zeigt, dass Aufgaben außerhalb von HubSpot erledigt werden
- Nutzung im Meeting: Kommt die Pipeline im Weekly aus HubSpot oder aus einer Tabelle?
Lege dafür ein eigenes Dashboard an und schau es dir nach zwei, vier und acht Wochen an. Die Zahlen zeigen dir, wo die nächste Nachschulung ansetzen sollte. Wenn niemand intern Zeit dafür hat, übernimmt das eine laufende HubSpot Betreuung.
Team nutzt HubSpot kaum?
Im 20 Minuten Call schauen wir, ob es am Setup oder an der Schulung liegt.
20 Minuten Call buchenWie onboardest du neue Mitarbeiter in HubSpot ohne Neuschulung?
Neue Mitarbeiter onboardest du in HubSpot mit einem internen Playbook, festen Academy Kursen pro Rolle und einem Champion als Ansprechpartner. Dann musst du nicht für jede neue Person eine eigene Schulung buchen.
Das Playbook muss nicht lang sein. Diese Inhalte reichen meist:
- Was bedeutet jede Deal Phase, und was muss vor dem Wechsel gepflegt sein?
- Welche Felder sind Pflicht, und warum?
- Wie läuft die Übergabe von Marketing an den Vertrieb?
- Welche Dashboards nutzt das Team in welchem Meeting?
- Wen fragt man bei Problemen?
Kurze Bildschirmvideos aus eurem eigenen Portal ergänzen das Playbook gut. Ein neuer Mitarbeiter schaut sie in der ersten Woche an und geht dann eine Stunde mit dem Champion echte Deals durch. Praxisnahe Vertiefungen zu Reports und E-Mail Marketing findest du auch in unseren HubSpot Workshops.
Checkliste: Was macht eine gute HubSpot Schulung aus?
Eine gute HubSpot Schulung findet im eigenen Portal statt, ist nach Rollen getrennt und hat eine Nachschulung eingeplant. Mit dieser Checkliste prüfst du dein Vorhaben:
| Prüfpunkt | Erfüllt, wenn |
|---|---|
| Setup steht | Pipelines, Pflichtfelder und Rechte sind vor der Schulung fertig |
| Eigene Daten | Geschult wird an echten Kontakten und Deals im eigenen Portal |
| Nach Rollen getrennt | Vertrieb, Marketing, Service und Admin haben eigene Einheiten |
| Regeln schriftlich | Ein Playbook beschreibt Phasen, Pflichtfelder und Übergaben |
| Champion benannt | Pro Team gibt es eine Person mit fester Zeit für Fragen zu HubSpot |
| Führung macht mit | Weekly und Forecast laufen aus HubSpot |
| Nachschulung geplant | Ein Termin 2 bis 4 Wochen nach Go-live steht im Kalender |
| Wirkung messbar | Ein Dashboard zeigt Aktivitäten und Datenqualität pro Benutzer |
| Grundlagen ausgelagert | Academy Kurse pro Rolle sind festgelegt |
Wie andere Unternehmen HubSpot nach der Einführung im Alltag erleben, beschreiben wir in unseren HubSpot Erfahrungen aus 90+ Setups.
Unsere Empfehlung: Nutze die Academy für die Grundlagen und investiere Schulungszeit in das, was die Academy nicht abdeckt: eure Prozesse im eigenen Portal. Plane die Nachschulung gleich mit ein und benenne vor dem Go-live einen Champion pro Team.
Häufige Fragen zur HubSpot Schulung
Ist die HubSpot Academy kostenlos?
Ja. Die Kurse und Zertifizierungen der HubSpot Academy kosten nichts. Sie erklären HubSpot und Methoden wie Inbound allgemein. Eure Pipelines, Pflichtfelder und Abläufe im eigenen Portal decken sie nicht ab.
Reicht die HubSpot Academy als Schulung für mein Team?
Nein, allein reicht sie in den meisten Fällen nicht. Die Academy vermittelt Bedienung und Grundlagen. Wie euer Vertrieb Deals pflegt, welche Felder Pflicht sind und wie Leads übergeben werden, lernt das Team nur im eigenen Portal.
Wie lange dauert eine HubSpot Schulung?
Für den Start reicht pro Rolle meist eine Einheit von 60 bis 90 Minuten im eigenen Portal. Dazu kommt eine kurze Nachschulung zwei bis vier Wochen nach dem Go-live. Admins brauchen mehr Zeit, weil sie Rechte, Eigenschaften und Workflows verstehen müssen.
Gibt es eine offizielle HubSpot Zertifizierung?
Ja. Die HubSpot Academy bietet kostenlose Zertifizierungen, zum Beispiel zu Inbound und zur Bedienung einzelner Hubs. Ein Zertifikat zeigt Wissen über HubSpot. Ob jemand eure Prozesse im Portal richtig umsetzt, zeigt es nicht.
Wer sollte interner HubSpot Champion werden?
Eine Person pro Team, die HubSpot täglich nutzt, bei Kollegen akzeptiert ist und feste Zeit für die Rolle bekommt. Der Champion beantwortet Fragen, sammelt Änderungswünsche und begleitet neue Mitarbeiter in den ersten Wochen.
Brauchen Mitarbeiter, die nur Berichte ansehen, eine bezahlte Lizenz?
Nein. Für reines Ansehen gibt es Leselizenzen (View-Only), die laut HubSpot nichts extra kosten. Für diese Personen reicht eine kurze Einführung in die Dashboards, die sie tatsächlich nutzen.
Wie messe ich, ob eine HubSpot Schulung wirkt?
Du misst die Wirkung am Verhalten im Portal: protokollierte Aktivitäten pro Benutzer, Deals ohne Pflege, dauerhaft leere Pflichtfelder und überfällige Aufgaben. HubSpot liefert diese Daten mit Standardberichten pro Benutzer. Lege dafür ein eigenes Dashboard an und schau es dir nach zwei, vier und acht Wochen an. Die Zahlen zeigen, wo die nächste Nachschulung ansetzen sollte.
Wie schule ich neue Mitarbeiter, ohne alles neu zu erklären?
Mit einem kurzen internen Playbook, festen Academy Kursen pro Rolle und einem Champion als Ansprechpartner. Kurze Bildschirmvideos aus dem eigenen Portal ergänzen das. So reicht eine Stunde mit dem Champion an echten Datensätzen.
