Die HubSpot Deal Pipeline bildet deinen Vertriebsprozess als Kanban-Board ab: Jeder Deal ist eine Karte und wandert durch Phasen wie "Meeting vereinbart" oder "Verhandlung", bis er gewonnen oder verloren ist. Hier geht es um die tägliche Arbeit damit: Deals erstellen, durch Phasen bewegen, Pflichtfelder einrichten und am Ende die Sales-Performance auswerten. Das technische Setup behandelt ein eigener Artikel.
Die HubSpot Deal Pipeline zeigt deine Deals als Kanban-Board, in dem jeder Deal durch anpassbare Phasen wandert, bis er gewonnen oder verloren ist. Für die meisten Unternehmen passen fünf bis sieben Phasen inklusive gewonnen und verloren. Pflichtfelder pro Phase und ein dokumentierter Verlustgrund sorgen dafür, dass kein Deal ohne Daten verschwindet.
- Phasen jederzeit unter "Phasen und Status bearbeiten" anpassbar
- Board-Ansicht für den Alltag, Listenansicht für Reporting
- 1 bis 2 Pflichtfelder pro Phase, etwa Betrag ab Angebot
Was ist die HubSpot Deal Pipeline und warum brauche ich sie?
Die Sales Pipeline in HubSpot ist ein eigenes Objekt, ähnlich wie ein HubSpot Kontakt oder ein Unternehmen. In der Pipeline geht es um Umsatz. Kontakte und Unternehmen verwaltest du im CRM, die Deal Pipeline bildet deinen Geschäftsprozess im Sales ab, vom ersten Potenzial bis zum Abschluss.
Die Pipeline trennt das, was dir Umsatz bringt, von allem anderen in deinem CRM. Im System stehen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und sonstige Kontakte. Wo konkretes Geschäftspotenzial liegt, zeigen dir nur die Deals. Deshalb arbeiten Vertriebler den Großteil des Tages in der Pipeline. Wenn du die Grundlagen von HubSpot kennst, ist die Pipeline der nächste logische Schritt.
Kernidee: Die Deal Pipeline ist dein Geschäftsprozess im Sales, dargestellt als Kanban-Board. Jede Karte ist ein Deal, jede Spalte eine Phase. Du siehst, wie viele offene Deals du hast und wie viel Umsatz in jeder Phase steckt.
Wie entsteht ein Deal in der HubSpot Pipeline?
Ein Deal kann manuell oder automatisch über einen Workflow entstehen. In der Praxis empfehlen wir die automatische Deal-Erstellung: Sobald ein Kontakt qualifiziert wird (z. B. über eine Property-Änderung), legt ein Workflow einen Deal in der Pipeline an. Das spart Zeit, und jeder qualifizierte Lead landet in der Pipeline.
Im konkreten Beispiel funktioniert das so: Ein neuer Lead kommt über die Webseite rein und landet als Kontakt im CRM. Der Setter (oder Vertriebsmitarbeiter) versucht, den Kontakt per E-Mail, Telefon oder über HubSpot Sequenzen (ab Sales Hub Professional) zu erreichen. Dabei werden Qualifizierungsfragen gestellt: Wie groß ist das Unternehmen? In welcher Branche? Besteht echtes Interesse? Wenn der Kontakt qualifiziert ist, wird automatisch ein Deal erstellt.
Wie ein Deal entsteht
- 1AnfrageLead kommt über die Webseite
- 2KontaktaufnahmeSetter per E-Mail oder Telefon
- 3QualifizierungGröße, Branche, echtes Interesse
- 4DealWird automatisch erstellt
Der Deal wird automatisch mit dem Kontakt und dem Unternehmen verknüpft. Calls, E-Mails und Notizen werden beim Kontakt und beim Deal protokolliert. Die Historie kann jeder im Team nachlesen.
Welche Phasen braucht eine HubSpot Deal Pipeline?
Eine HubSpot Deal Pipeline braucht so wenige Phasen wie möglich und so viele wie nötig, für die meisten Unternehmen sind das fünf bis sieben inklusive gewonnen und verloren. Die Phasen deiner Deal Pipeline sollten deinen tatsächlichen Sales-Prozess abbilden. Mit zu vielen Phasen wird die Pipeline unübersichtlich, mit zu wenigen erkennst du den Status deiner Deals nicht.
Ein Beispiel aus der Praxis für den Dienstleistungsbereich:
| Phase | Bedeutung | Typische Aktion |
|---|---|---|
| Potenzial entdeckt | Ein Setter hat Potenzial im Kontakt erkannt | Erstgespräch vorbereiten, NDA einholen |
| Im Follow-up | Kontaktaufnahme läuft, noch ein Blocker | Nachfassen, Entscheider identifizieren |
| Meeting vereinbart | Sales-Gespräch steht fest | Agenda vorbereiten, Team informieren |
| Abstimmung | Angebot wird erstellt und besprochen | Betrag eintragen, Angebot erstellen |
| Verhandlung | Konditionen werden verhandelt | Stunden/Scope finalisieren |
| Abgeschlossen und gewonnen | Vertrag unterschrieben | Onboarding starten |
| Abgeschlossen und verloren | Deal nicht zustande gekommen | Verlustgrund dokumentieren |
Im Handwerk sehen die Phasen anders aus. Dort brauchst du vielleicht eine Phase für den Vor-Ort-Termin oder die Aufmaß-Erstellung. Richte die Phasen an deinem Geschäftsmodell aus. Die Phasen kannst du jederzeit in den Board-Optionen unter "Phasen und Status bearbeiten" anpassen. Wie du die Pipeline technisch einrichtest, zeigt unser Artikel zur HubSpot Sales Pipeline Einrichtung.
Wichtig: Halte die Phasen schlank. Bei einem Sales-Prozess mit vielen Phasen wissen deine Sales-Mitarbeiter irgendwann nicht mehr, was in welcher Phase zu tun ist. Für die meisten Unternehmen passen fünf bis sieben Phasen (inklusive gewonnen/verloren).
Board-Ansicht oder Listenansicht: Was ist in der HubSpot Pipeline besser?
Für die tägliche Arbeit im Vertrieb ist die Board-Ansicht besser, für Filter, Reporting und Export die Listenansicht. HubSpot bietet zwei Ansichten für die Deal Pipeline: Die Board-Ansicht (Kanban) und die Listenansicht (tabellarisch). Beide haben ihren Zweck.
Board-Ansicht vs. Listenansicht
Board-Ansicht (Kanban)
- Visueller Überblick über alle Phasen
- Drag & Drop zum Verschieben von Deals
- Umsatz pro Phase sofort sichtbar
- Farbliche Markierungen möglich
- Ideal für tägliches Pipeline-Management
Listenansicht (Tabelle)
- Alle Deals untereinander mit Spalten
- Besser für Filterung und Sortierung
- Ähnlich wie Excel-Tabelle
- Ideal für Reporting und Export
- Für große Datenmengen übersichtlicher
Die Board-Ansicht zeigt dir, wie viele offene Deals in jeder Phase stecken und wie viel Umsatz dort wartet, zum Beispiel sieben offene Deals, davon drei im Follow-up und zwei in der Verhandlung. Unter jeder Spalte steht der geschätzte Gesamtumsatz der Phase. Mit dieser Zahl planst du im Sales.
Pipeline-Prozess optimieren?
Wir richten deine HubSpot Deal Pipeline passend zu deinem Vertriebsprozess ein.
20 Minuten Call buchenWie nutze ich Pflichtfelder in der HubSpot Deal Pipeline?
Pflichtfelder pro Phase legen in der HubSpot Deal Pipeline fest, welche Informationen eingetragen sein müssen, bevor ein Deal in die nächste Phase darf. So erfasst dein Team die Daten dann, wenn sie anfallen.
Ein Praxisbeispiel: In der Phase "Potenzial entdeckt" wird noch kein Betrag verlangt, weil der Setter zu diesem Zeitpunkt oft noch nicht weiß, wie groß der Deal wird. Aber ab der Phase "Abstimmung" ist der Betrag ein Pflichtfeld. Wenn der Sales-Mitarbeiter den Deal dorthin verschiebt, öffnet sich automatisch ein Fenster, das nach dem Betrag fragt. Ohne Eingabe geht es nicht weiter.
Beim Abschließen eines verlorenen Deals kannst du auch den Verlustgrund als Pflichtfeld hinterlegen. Im Beispiel lautet die Frage "Warum wurde der Deal nicht gewonnen?", mit Auswahlmöglichkeiten wie "Konkurrenz gewählt", "Budget zu hoch" oder "Timing nicht passend". Bei "Konkurrenz gewählt" öffnet sich eine weitere Abfrage: "Welcher Konkurrent war es?" Diese Daten wertest du später über HubSpot Dashboards aus.
Wie schließe ich Deals in HubSpot ab und analysiere die Ergebnisse?
Ein Deal endet immer in einer von zwei Phasen: "Abgeschlossen und gewonnen" oder "Abgeschlossen und verloren". Beide liefern Daten. Gewonnene Deals zeigen dir deinen Umsatz, deine Conversion Rate und die durchschnittliche Deal-Dauer. Verlorene Deals zeigen dir, warum Geschäfte scheitern und wo du ansetzen kannst.
Im Deal-Datensatz findest du nach dem Abschluss den Betrag, die Dauer von der Erstellung bis zum Abschluss, alle protokollierten Aktivitäten und bei verlorenen Deals den Verlustgrund. Du kannst zusätzlich einen Kalkulationsbereich einrichten, in dem Stundensätze, interne Kosten und die Marge hinterlegt sind. Dann siehst du neben dem Umsatz auch die Profitabilität jedes Deals.
Mit der Zeit kannst du so Fragen beantworten wie: Wie viel Umsatz wurde gewonnen? Wie viel verloren? Wie lange dauert ein Deal durchschnittlich? Welche Verlustgründe kommen am häufigsten vor? Welcher Vertriebler hat die höchste Abschlussquote? All das lässt sich mit den richtigen HubSpot Dashboards und Reports auswerten.
Praxis-Insight: Ein Kontakt kann mehrere Deals haben. Wenn Michael Wagner heute ein HubSpot-Projekt beauftragt und in sechs Monaten ein weiteres, erstellst du einfach einen zweiten Deal. So entsteht eine Kundenhistorie mit Gesamtumsatz pro Kontakt und Unternehmen.
Wie optimiere ich meine HubSpot Deal Pipeline, damit keine Chancen verloren gehen?
Du optimierst die Deal Pipeline, indem du nach 2 bis 3 Monaten übersprungene Phasen entfernst, zu breite Phasen aufteilst, Workflows ergänzt und die Pipeline wöchentlich im Team durchgehst. Eine Pipeline ist nie "fertig". Nach 2 bis 3 Monaten aktiver Nutzung bekommst du Feedback vom Team und vom Markt: Eine Phase wird übersprungen, eine andere ist zu breit gefasst, in einer dritten ist die Datenqualität schlecht. Das ist normal, und genau dann überarbeitest du die Pipeline.
- Phasen anpassen: Entferne Phasen, die dein Team überspringt. Teile Phasen auf, in denen Deals zu lange stagnieren.
- Mehrere Pipelines nutzen: Wenn du verschiedene Geschäftsmodelle hast (z. B. Neukunden und Bestandskunden-Upselling), lege dafür separate Pipelines an.
- Automatisierungen hinzufügen: Nutze Workflows, um Aufgaben bei Phase-Wechsel automatisch zu erstellen oder Benachrichtigungen zu senden.
- Deal-Karten anpassen: Zeige auf den Karten die Informationen an, die dein Team braucht, etwa Betrag, nächste Aktivität und Deal-Owner.
- Regelmäßige Pipeline-Reviews: Einmal pro Woche sollte das Sales-Team gemeinsam die Pipeline durchgehen und stagnierende Deals identifizieren.
Wenn du mit dem HubSpot Sales Hub arbeitest, hast du zusätzlich Zugriff auf Pipeline-Analysen: Conversion Rates zwischen den Phasen, durchschnittliche Verweildauer pro Phase und Forecasting-Tools. Damit findest du Engpässe und verbesserst deinen Vertriebsprozess Schritt für Schritt. Ein HubSpot Audit zeigt, wo deine Pipeline Optimierungspotenzial hat.
Worauf kommt es bei der Deal Pipeline an?
Richtig genutzt, zeigt dir die HubSpot Deal Pipeline jederzeit offene Deals, erwarteten Umsatz und die Performance deines Teams. Dafür brauchst du klar definierte Phasen, gezielte Pflichtfelder und ein Team, das die Pipeline konsequent pflegt.
Quick-Start-Empfehlung: Definiere maximal 5 bis 7 Pipeline-Phasen, die deinen tatsächlichen Sales-Prozess widerspiegeln. Richte Pflichtfelder für Betrag (ab der Angebotsphase) und Verlustgrund (bei verlorenen Deals) ein. Starte mit einer Pipeline und erweitere nur, wenn dein Geschäftsmodell es erfordert. Wenn du Unterstützung möchtest, empfehlen wir ein HubSpot Setup mit einem Partner, die Pipeline ist dort enthalten.
Häufige Fragen zur HubSpot Deal Pipeline
Was ist der Unterschied zwischen Deal Pipeline und Sales Pipeline?
In HubSpot sind Deal Pipeline und Sales Pipeline dasselbe. Der Begriff beschreibt den visuellen Prozess, in dem Deals (Geschäftsmöglichkeiten) durch Phasen bewegt werden, vom ersten Potenzial bis zum Abschluss.
Bietet HubSpot anpassbare Deal-Phasen und Pipeline-Ansichten?
Ja. Die Phasen deiner Deal Pipeline passt du jederzeit in den Board-Optionen unter "Phasen und Status bearbeiten" an. Als Ansicht wählst du zwischen der Board-Ansicht (Kanban) und der Listenansicht (Tabelle). Für die meisten Unternehmen passen fünf bis sieben Phasen inklusive der Abschlussphasen gewonnen und verloren.
Kann ich mehrere Deal Pipelines in HubSpot haben?
Ja. Ab der Starter-Stufe kannst du mehrere Pipelines anlegen, zum Beispiel eine für Neukundengeschäft und eine für Bestandskunden-Upselling. Jede Pipeline hat eigene Phasen und Einstellungen. Im kostenlosen CRM gibt es eine vorgegebene Pipeline pro Objekttyp. Insgesamt pro Account sind es in Starter 15, in Professional 100 und in Enterprise 350 Pipelines über alle Objekttypen.
Wie erstelle ich automatisch Deals aus qualifizierten Kontakten?
Nutze einen HubSpot Workflow mit dem Trigger "Property-Änderung", z. B. wenn der Lead-Status auf "qualifiziert" gesetzt wird. Als Aktion wählst du "Deal erstellen" und definierst Pipeline, Phase und Deal-Name. So entsteht automatisch ein Deal, sobald ein Kontakt qualifiziert wird.
Was sind Pflichtfelder in der Pipeline und wie richte ich sie ein?
Pflichtfelder sind Properties, die ausgefüllt werden müssen, bevor ein Deal in eine bestimmte Phase verschoben werden kann. Du richtest sie unter Board-Optionen → Phasen und Status bearbeiten ein. Typische Pflichtfelder: Betrag ab der Angebotsphase, Verlustgrund bei verlorenen Deals.
Wie tracke ich, warum Deals verloren gehen?
Richte den Verlustgrund als Pflichtfeld für die Phase "Abgeschlossen und verloren" ein. Erstelle ein Dropdown-Feld mit typischen Gründen (Konkurrenz, Budget, Timing, Kein Bedarf). Optional kommt eine Folgefrage wie "Welcher Konkurrent?" dazu. Diese Daten lassen sich über Reports und Dashboards auswerten.
Kann HubSpot Engpässe in der Pipeline identifizieren?
Ja. Mit dem Sales Hub bekommst du Pipeline-Analysen mit Conversion Rates zwischen den Phasen und der durchschnittlichen Verweildauer pro Phase. Daran siehst du, wo Deals stagnieren. In der Board-Ansicht zeigt HubSpot außerdem unter jeder Phase den Gesamtbetrag aller Deals, also wie viel erwarteter Umsatz dort steckt.
Brauche ich eine Agentur für die Pipeline-Einrichtung?
Eine einfache Pipeline mit 5 bis 7 Phasen kannst du selbst einrichten. Wenn du Pflichtfelder, Automatisierungen, mehrere Pipelines und detaillierte Reports brauchst, lohnt sich ein erfahrener Partner. Wir sehen häufig Pipelines, die technisch eingerichtet sind, aber nicht zum tatsächlichen Vertriebsprozess passen. Ein Partner bringt beides zusammen.
