Mit der HubSpot Aircall Integration landet jeder Anruf automatisch im richtigen HubSpot-Kontakt: mit Aufnahme, Dauer, Outcome-Tag und Folgeaufgabe. Die Integration ist im HubSpot App Marketplace kostenfrei und funktioniert ab Aircall Essentials, das Anruf-Logging sogar mit dem kostenlosen HubSpot CRM. Für Automatisierungen brauchst du mindestens HubSpot Sales Starter.
Ohne Integration steht nach dem Telefonat oft nichts im Kontakt, keine Notiz, keine Dauer, kein Outcome. Dann ruft der nächste Kollege denselben Lead an und kennt die Vorgeschichte nicht. Hier siehst du, was die Integration kann, wie du sie in 20 Minuten einrichtest und welche 3 Workflows du direkt danach bauen solltest.
Die HubSpot Aircall Integration speichert jeden Anruf automatisch im passenden HubSpot Kontakt, mit Aufnahme, Dauer und Outcome-Tag. Die Integration selbst kostet 0 € und ist im HubSpot App Marketplace verfügbar. Sie funktioniert ab Aircall Essentials (30 € pro Lizenz und Monat), das Anruf-Logging schon mit dem kostenlosen HubSpot CRM.
- Setup mit User-Mapping und Outcome-Tags in rund 20 Minuten
- Workflows auf Call-Outcomes ab HubSpot Sales Professional
- Outcome-Tags vorab festlegen, maximal 8 Stück
Was macht die HubSpot Aircall Integration?
Die Aircall HubSpot Integration verbindet die Cloud-Telefonanlage von Aircall mit deinem HubSpot CRM. Jeder eingehende und ausgehende Anruf wird automatisch dem passenden Kontakt-Datensatz zugeordnet. Anrufdauer, Aufnahme, Voicemail, Tags und Notizen landen ohne manuelles Tippen im richtigen Kontakt, Deal oder Ticket.
Konkret bedeutet das: Du klickst in HubSpot auf eine Telefonnummer, der Anruf startet über das Aircall-Phone, und nach Auflegen ist alles dokumentiert. Wenn ein Lead dich anruft, öffnet sich das HubSpot-Profil automatisch im Aircall-Insight-Card-Fenster. Du siehst Lifecycle-Stage, letzten Deal, offene Aufgaben und alte Notizen, bevor du das Gespräch annimmst.
Wir setzen Aircall in HubSpot seit 2022 ein, sind seit 2024 offizieller Aircall Starter Partner und haben die Integration bei über 30 Kunden im DACH-Raum installiert. Aus dieser Erfahrung wissen wir genau, wo Teams beim Setup hängen bleiben und welche Workflows nach der Integration den größten Effekt haben.
Was kostet die Aircall HubSpot Integration?
Die Aircall HubSpot Integration selbst ist kostenfrei. Sie ist im offiziellen HubSpot App Marketplace verfügbar und wird mit zwei Klicks verbunden. Bezahlt werden nur die beiden Tools dahinter: Aircall und HubSpot. Die Integration funktioniert ab den Einstiegs-Tarifen beider Anbieter, sodass auch kleine Sales-Teams loslegen können.
| Komponente | Preis | Was du bekommst |
|---|---|---|
| Aircall Essentials | 30 € / Lizenz / Monat (mind. 3 Lizenzen) | Click-to-Call, HubSpot Integration, Recording (3 Monate) |
| Aircall Professional | 50 € / Lizenz / Monat (mind. 3 Lizenzen) | Power Dialer, erweiterte Analytics, Salesforce-Sync |
| HubSpot Sales Starter | ab ca. 20 € / Lizenz / Monat | Calls-Logging, Tasks, Pipelines, Notes |
| HubSpot Sales Professional | 100 € / Lizenz / Monat, plus 1.470 € Onboarding | Workflows, Sequences, benutzerdefinierte Reports |
| Integration im App Marketplace | 0 € | Bidirektionale Synchronisation, Insight Card |
Für ein 5-Personen-Sales-Team mit Aircall Essentials und HubSpot Sales Starter liegst du bei rund 250 € pro Monat (Listenpreise bei jährlicher Abrechnung, Stand September 2026, aktuelle Preise und Aktionen bei Aircall und auf hubspot.de). Für die volle Automatisierung mit Workflows und Outcome-basiertem Routing brauchst du Aircall Professional plus HubSpot Sales Professional. Eine vollständige Übersicht der HubSpot-Preise findest du im offiziellen HubSpot Sales Hub Pricing.
Welche Aircall-Funktionen werden in HubSpot übertragen?
Die Aircall HubSpot Integration überträgt Anrufe, Aufnahmen, Voicemails, Call Tags und Kontaktinfos bidirektional zwischen Aircall und HubSpot. Du musst weder in Aircall noch in HubSpot manuell nachpflegen. Das spart Sales-Mitarbeitern erfahrungsgemäß 30 bis 60 Minuten pro Tag, weil die Nacharbeit nach jedem Call wegfällt.
- Click-to-Call: Telefonnummer in HubSpot anklicken, Anruf startet über Aircall-Phone
- Automatic Call Logging: Jeder Call wird als Activity am Kontakt, Deal oder Unternehmen gespeichert
- Call Recording: Audio-Datei wird automatisch im Call-Eintrag verlinkt
- Voicemail: Aufnahme + Transkript landen am Kontakt, ausgelöste Aktivität
- Call Tags: Aircall-Tags wie "Interested", "Not Interested", "Callback" werden als Outcome-Werte übergeben
- Insight Cards: Während des Anrufs siehst du Lifecycle-Stage, Owner, letzten Deal direkt im Aircall-Phone
- Power Dialer: HubSpot-Liste wählen, Aircall ruft Kontakt für Kontakt durch (Aircall Professional)
- SMS-Logging: Versendete und empfangene SMS landen am Kontakt (US/UK-Nummern)
Was nicht synchronisiert wird: Aircall-interne Team-Notizen, Live-Coaching-Annotationen, sowie Anrufe von gemeinsamen Inboxen ohne klare Zuordnung zu einem Aircall-User. Bei automatischen Folgeaufgaben aus Calls ist Vorsicht geboten: Die Aufgabe wird nur erstellt, wenn der Workflow das explizit definiert.
Wie richtest du Aircall in HubSpot ein?
Aircall richtest du in HubSpot in rund 20 Minuten ein: Integration im App Marketplace verbinden, Sync-Einstellungen mit User-Mapping und Outcome-Tags konfigurieren, dann mit einem Test-Call prüfen. Am meisten Zeit kostet die saubere Definition der Outcome-Tags, die technische Verbindung geht schnell. Wer bei den Tags improvisiert, hat später unbrauchbare Reports.
Schritt 1: Integration im App Marketplace verbinden
Im HubSpot-Account navigierst du zu Marketplace, dann App Marketplace und suchst nach "Aircall". Klick auf "Install App" und gib die Aircall-Login-Daten ein. HubSpot fragt nach Berechtigungen für Kontakte, Unternehmen, Deals und Engagement-Daten. Alle aktivieren, sonst funktionieren Insight Cards und Logging nicht.
Schritt 2: User-Mapping konfigurieren
Im Aircall-Dashboard unter Integrationen, HubSpot, Settings legst du fest, welcher Aircall-User welchem HubSpot-User entspricht. Diese Zuordnung ist wichtig, weil sonst Calls dem falschen Owner zugeordnet werden. Bei neuen Mitarbeitern muss das Mapping aktiv gepflegt werden, das wird in der Praxis oft vergessen.
Schritt 3: Outcome-Tags definieren
Im Aircall-Dashboard unter Settings, Tags legst du die Call-Outcomes fest, die später in HubSpot als Werte erscheinen. Empfohlene Standard-Tags für DACH-Sales: "Interessiert", "Nicht erreicht", "Termin vereinbart", "Kein Bedarf", "Rückruf erbeten", "Falsche Nummer". Halte die Liste kurz, maximal 8 Tags. Wenn jeder Mitarbeiter eigene Tags vergibt, sind die Reports später unbrauchbar.
Schritt 4: Activity-Properties in HubSpot prüfen
In HubSpot unter Settings, Properties, Call-Properties stellst du sicher, dass "Call Outcome" und "Call Direction" sichtbar sind. Diese Felder sind die Basis für jedes Reporting und für die Workflow-Trigger nach erfolgreichen oder verpassten Calls.
Schritt 5: Test-Call mit Validierung
Ruf einen Test-Kontakt aus HubSpot heraus an. Nach dem Auflegen prüfst du im Kontakt-Datensatz: Ist der Call als Activity sichtbar? Steht die Dauer drin? Ist die Aufnahme verlinkt? Wurde ein Outcome-Tag gesetzt? Falls nein, liegt es meistens am User-Mapping oder an fehlenden Tag-Berechtigungen. Eine offizielle Schritt-für-Schritt-Anleitung liefert auch Aircall direkt.
Welche 3 Workflows lohnen sich nach der Integration?
Nach der Aircall Integration lohnen sich drei HubSpot Workflows auf Call-Outcomes: Rückruf-Task bei „Nicht erreicht“, Lifecycle-Wechsel bei „Termin vereinbart“ und Nurture-Sequenz bei „Kein Bedarf“. Die automatische Datenerfassung ist der erste Nutzen. Richtig Zeit sparst du, wenn du mit Workflows auf die Call-Outcomes reagierst. Diese drei Workflows sind in jedem Sales-Team relevant und in 30 Minuten gebaut.
Workflow 1: "Nicht erreicht" erzeugt einen Rückruf-Task in 24 Stunden
Trigger: Call mit Outcome "Nicht erreicht". Aktion: Erstelle einen Task für den Call-Owner mit Fälligkeit in 24 Stunden, Titel "Rückruf an [Vorname]". So fällt kein Lead durchs Raster, weil der Sales-Mitarbeiter zwischen 30 Calls am Tag den Rückruf vergisst. Mehr zur Aufgaben-Logik im HubSpot Aufgaben Guide.
Workflow 2: "Termin vereinbart" setzt die Lifecycle-Stage auf Sales Qualified Lead
Trigger: Call mit Outcome "Termin vereinbart". Aktion: Setze die Lifecycle-Stage auf "Sales Qualified Lead" und schicke eine interne Slack-Notification an den Sales-Manager. Damit ist die Pipeline-Hygiene gesichert, ohne dass der Mitarbeiter manuell Stages umstellen muss.
Workflow 3: "Kein Bedarf" startet eine Nurture-Sequence über 90 Tage
Trigger: Call mit Outcome "Kein Bedarf". Aktion: Lifecycle-Stage zurück auf "Marketing Qualified Lead", Aufnahme in eine 90-Tage-Nurture-Sequence mit relevantem Content. So bleibt der Kontakt warm, und dein Sales-Team kann sich um andere Leads kümmern. Wer noch keine Workflows in HubSpot gebaut hat, findet im HubSpot Anfänger Tutorial den Einstieg.
Praxis-Tipp: Diese drei Workflows wirken nur, wenn die Outcome-Tags konsistent vergeben werden. In Teams mit mehr als 5 Sales-Mitarbeitern empfiehlt sich eine wöchentliche Daten-Review der ersten 4 Wochen, bei der Ausreißer identifiziert und das Tagging korrigiert wird.
Für wen lohnt sich Aircall in HubSpot?
Aircall in HubSpot lohnt sich für Sales-Teams, die den HubSpot Sales Hub aktiv nutzen und regelmäßig telefonieren. Ob es passt, hängt von Team-Größe, Telefonie-Volumen und vorhandener Infrastruktur ab. Die Tabelle zeigt, wann es sich lohnt und wann nicht.
| Passt | Passt nicht |
|---|---|
| Sales-Teams mit 3 bis 50 Outbound-Anrufen pro User pro Tag | Inbound-Call-Center mit IVR-Ansprüchen über 5 Levels |
| HubSpot Sales Hub aktiv genutzt (Pipelines, Tasks, Workflows) | HubSpot nur als Marketing-Tool, kein Sales-Prozess |
| Cloud-First-Setup, Mitarbeiter im Homeoffice | Strikte On-Premise-Vorgaben (z.B. KRITIS, Behörden) |
| DACH-Telefonie mit lokalen Rufnummern | Hochregulierte Branchen mit Aufzeichnungs-Verbot |
| Bedarf an Recording, Outcome-Tracking, Coaching | Nur sporadische Telefonie, weniger als 5 Calls pro Tag pro User |
Bei sporadischer Telefonie reicht oft das in HubSpot integrierte Calling-Tool, das wir im Artikel zur HubSpot Telefonie vorstellen. Wer eine eigene Telefonanlage hat (z.B. 3CX, Sipgate Trunk), sollte zuerst prüfen, ob diese eine HubSpot-App im Marketplace hat. Wenn ja, ist die bestehende Lösung in der Regel günstiger als ein Wechsel zu Aircall. Bei mehr als 50 Outbound-Calls pro Tag pro User wird auch Aircall Professional schnell teuer, dann lohnt sich ein Vergleich mit Dialfire oder JustCall.
Aircall in HubSpot sauber aufsetzen?
Im Rahmen unserer HubSpot Integrationen richten wir die Integration plus die ersten 3 Workflows in 1 Tag ein, sodass dein Team sofort produktiv ist.
20 Minuten Call vereinbarenWelche häufigen Probleme treten bei der Aircall HubSpot Integration auf?
Die häufigsten Probleme der Aircall HubSpot Integration sind Calls am falschen Kontakt, fehlende Aufnahmen, fehlende Outcome-Tags, Workflows ohne Trigger und leere Insight Cards. Aus über 30 Implementierungen kennen wir diese Stolpersteine. Meist stecken Konfigurationsfehler oder fehlende Absprachen im Team dahinter. Wer diese fünf Punkte vorab klärt, spart sich Wochen an Troubleshooting.
- Calls landen am falschen Kontakt: Eine Telefonnummer ist mehreren HubSpot-Kontakten zugeordnet. Lösung: Property "Phone Number" als unique kennzeichnen, Duplikate vor dem Setup bereinigen
- Recording fehlt im Eintrag: User hat das Recording deaktiviert oder die DSGVO-Ansage wurde nicht abgespielt. Lösung: Recording-Policy im Aircall-Admin global festlegen, nicht pro User
- Outcome-Tags landen nicht in HubSpot: Aircall-Tag-Mapping wurde nicht eingerichtet. Lösung: In Aircall-Settings unter HubSpot Integration jedes Tag mit einem HubSpot-Outcome verbinden
- Workflow triggert nicht: HubSpot-Workflow filtert auf "Activity Type = Call", aber die Activity wird als "Communication" gespeichert. Lösung: Filter prüfen, Activity-Type-Werte aus HubSpot-Properties holen
- Insight Card zeigt keine Daten: Browser-Erweiterung "Aircall for Chrome" nicht installiert oder veraltet. Lösung: Extension neu installieren, Cookies für aircall.io und hubspot.com freigeben
Bei Aufnahmen gilt: In Deutschland brauchst du dafür grundsätzlich die Zustimmung deines Gesprächspartners. Aircall bietet eine automatische Ansage am Anfang jedes Calls, die du in den Settings aktivierst. Wie du die Zustimmung konkret einholst und dokumentierst, lass rechtlich prüfen.
Lohnt sich die HubSpot Aircall Integration?
Für Sales-Teams mit mehr als 10 Calls pro User pro Tag lohnt sich die Integration. Die manuelle Nacharbeit nach jedem Anruf fällt weg, die Datenqualität in HubSpot steigt sofort, und Workflows auf Call-Outcomes stoßen die nächsten Schritte automatisch an. Wir sehen in unseren Projekten typischerweise 30 bis 60 Minuten Zeitersparnis pro Sales-Mitarbeiter pro Tag.
Den größten Effekt haben konsequent vergebene Outcome-Tags und die Workflows dahinter. Wer das Setup nur zum Dokumentieren von Calls nutzt, lässt 80 Prozent des Potenzials liegen. Mit Outcome-basierten Workflows bewegt jeder Call die Pipeline.
3 Regeln für Aircall in HubSpot: (1) Outcome-Tags vor dem Roll-out definieren, maximal 8 Stück. (2) User-Mapping bei jedem neuen Mitarbeiter aktiv pflegen. (3) Mindestens 3 Workflows auf Call-Outcomes bauen.
Häufige Fragen zur HubSpot Aircall Integration
Unterstützt HubSpot Call Center Integrationen wie Aircall?
Ja. Aircall ist als kostenfreie Integration im offiziellen HubSpot App Marketplace verfügbar und wird mit zwei Klicks verbunden. Anrufe, Aufnahmen und Outcome-Tags landen danach automatisch im HubSpot Kontakt. Wer schon eine eigene Telefonanlage wie 3CX oder Sipgate Trunk nutzt, prüft zuerst, ob es dafür eine HubSpot-App im Marketplace gibt. Das ist in der Regel günstiger als ein Wechsel.
Was kostet die Aircall HubSpot Integration?
0 € für die Integration selbst. Bezahlt werden nur Aircall und HubSpot: Aircall Essentials kostet 30 € pro Lizenz und Monat bei mindestens 3 Lizenzen, HubSpot Sales Starter ab ca. 20 € pro Lizenz und Monat. Ein 5-Personen-Sales-Team liegt damit bei rund 250 € pro Monat (Listenpreise bei jährlicher Abrechnung, Stand September 2026).
Funktioniert Aircall mit HubSpot Free?
Eingeschränkt. Mit HubSpot Free werden Calls als Activity am Kontakt protokolliert, aber Workflows auf Call-Outcomes sind nicht verfügbar. Für die volle Automatisierung brauchst du mindestens Sales Starter, für Outcome-basierte Workflows mindestens Sales Professional.
Werden Aircall-Calls automatisch dem richtigen HubSpot-Kontakt zugeordnet?
Ja, sofern die Telefonnummer im Kontakt-Datensatz hinterlegt ist und nur einem Kontakt zugeordnet ist. Bei mehreren Kontakten mit derselben Nummer landet der Call am zuletzt aktiven Datensatz. Bereinige deshalb vor dem Setup die Duplikate.
Was brauche ich, um Call-Aufnahmen DSGVO-konform zu speichern?
Dafür brauchst du zwei Dinge: die explizite Zustimmung des Anrufers per automatischer Ansage zu Beginn des Calls und technisch-organisatorische Maßnahmen für die Speicherung der Aufnahmen. Aircall bietet für beides Funktionen, du musst sie aber in den Settings aktivieren und in deine Datenschutzerklärung aufnehmen. Lass die Umsetzung von deinem Datenschutzbeauftragten prüfen.
Wie lange dauert das Setup wirklich?
Die technische Verbindung dauert 5 Minuten. Das saubere Setup mit User-Mapping, Outcome-Tags und Test-Calls dauert in der Praxis 20 bis 30 Minuten. Für die ersten 3 Workflows kommen etwa 30 Minuten dazu. In Summe also rund 1 Stunde für ein produktionsreifes Setup.
Kann ich von einer anderen Telefonanlage zu Aircall migrieren?
Ja. Aircall portiert bestehende Rufnummern (Number Porting) aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Portierung dauert 2 bis 6 Wochen. Bis dahin kannst du parallel mit einer neuen Aircall-Nummer arbeiten und nach erfolgter Portierung umstellen.
