HubSpot Lizenzkosten reduzierst du über 6 Stellschrauben: bezahlte Seats durch kostenlose Leselizenzen ersetzen, Sales- und Service-Lizenzen nur an aktive Nutzer vergeben, Marketingkontakte sauber markieren, die Edition pro Hub prüfen, die Zahlweise wählen und die Vertragsverlängerung als Termin nutzen. Welcher Hebel bei dir greift, hängt davon ab, wofür dein Team HubSpot im Alltag wirklich nutzt. Die Einschätzungen stammen aus 90+ HubSpot Projekten und 9+ Jahren als HubSpot Gold Partner.
Meist kommt die Frage kurz vor der Verlängerung. Die Rechnung ist über 2 Jahre gewachsen, weil neue Kolleginnen und Kollegen eine Lizenz bekommen haben, die Kontaktdatenbank größer geworden ist und irgendwann ein Hub auf Professional gehoben wurde. Wer davon heute noch was nutzt, weiß niemand genau. Dieser Artikel ordnet die Kostenblöcke und zeigt, wo du ansetzt. Was HubSpot insgesamt im ersten Jahr kostet, inklusive Onboarding und Agentur, steht in unserem Kosten-Guide.
HubSpot Lizenzkosten reduzierst du vor allem an drei Stellen: bezahlte Seats durch kostenlose Leselizenzen ersetzen, inaktive Kontakte als Nicht-Marketingkontakte setzen und die Edition pro Hub prüfen. Senken lassen sich Lizenzen und Kontaktstufen in der Regel erst zur Vertragsverlängerung. Starte deshalb etwa 3 Monate vorher.
- Leselizenzen kosten nichts, Basislizenzen ab ca. 20 € im Monat
- Basislizenzen kosten den Preis der höchsten Stufe im Account
- Jährliche Vorauszahlung senkt den Monatspreis
Wofür zahlst du bei HubSpot eigentlich?
Deine HubSpot Rechnung setzt sich aus 3 Blöcken zusammen: Hubs in einer Edition (Starter, Professional, Enterprise), Lizenzen pro Person (Seats) und im Marketing Hub die Zahl der Marketingkontakte. Dazu kommt bei Professional und Enterprise eine einmalige Onboarding-Gebühr, die du beim Sparen nicht mehr beeinflusst.
Manche Hubs werden als Paket abgerechnet. Marketing Hub Professional kostet ab ca. 880 € pro Monat und enthält 3 Basislizenzen. Sales Hub und Service Hub rechnen dagegen pro Lizenz ab: Professional ab ca. 100 € pro Sales- oder Service-Lizenz und Monat, Enterprise ab ca. 150 €. Alle Preise sind Listenpreise, Stand 09/2026, aktuelle Preise auf hubspot.de.
| Lizenztyp | Was sie freischaltet | Listenpreis pro Monat |
|---|---|---|
| Leselizenz (View-Only) | Daten ansehen, keine Änderungen | kostenlos |
| Basislizenz (Core Seat) | alle gekauften Hubs, Smart CRM und Breeze-Assistent auf der Stufe des höchsten Abos | 20 € / 49 € / 75 € (Starter / Pro / Enterprise) |
| Sales-Lizenz | voller Sales Hub Pro oder Enterprise, Basislizenz enthalten | 100 € / 150 € |
| Service-Lizenz | voller Service Hub Pro oder Enterprise, Basislizenz enthalten | 100 € / 150 € |
| Revenue-Lizenz (früher Commerce) | voller Revenue Hub Pro oder Enterprise, Basislizenz enthalten | 95 € / 140 € |
Listenpreise pro Lizenz und Monat. Stand: September 2026. Quelle: HubSpot Produkt- und Leistungskatalog.
Ein Detail überrascht viele Kunden: Alle Basislizenzen eines Accounts werden zum Preis der höchsten gekauften Stufe berechnet. Hast du einen Hub auf Professional, kostet jede Basislizenz im Account ab ca. 49 € statt 20 €, auch für Personen, die mit dem Pro Hub nie arbeiten. Wie die Seats im Detail funktionieren, erklären wir im Pricing Guide.
Welche HubSpot Seats kannst du durch Leselizenzen ersetzen?
Jede Person, die in HubSpot nur Zahlen, Deals oder Tickets ansieht, kann eine kostenlose Leselizenz bekommen. Typische Kandidaten sind Geschäftsführung, Controlling, Teamleitungen, die nur Dashboards lesen, und Kolleginnen aus anderen Abteilungen, die gelegentlich einen Kundenstand prüfen.
Im Alltag sehen wir in bestehenden Portalen 2 Muster. Das erste: Alle Nutzer haben eine Sales-Lizenz bekommen, weil das beim Setup am einfachsten war. Das zweite: Ehemalige Mitarbeitende haben noch eine bezahlte Lizenz, weil beim Offboarding niemand in HubSpot aufgeräumt hat.
Für die Einteilung reicht eine einfache Frage pro Person: Was macht sie in HubSpot an einem normalen Arbeitstag?
- Arbeitet mit Sequenzen, Anrufen, Angeboten oder Tickets: Sales-, Service- oder Revenue-Lizenz
- Pflegt Datensätze, legt Aufgaben an, nutzt Marketing-Tools: Basislizenz
- Liest Berichte und Datensätze, ändert nichts: Leselizenz
- Arbeitet nicht mehr im Unternehmen: Lizenz entziehen, Benutzer deaktivieren
Rechenbeispiel mit Listenpreisen: Ein Team mit 12 HubSpot Nutzern im Sales Hub Professional hat 12 Sales-Lizenzen à 100 €, also 1.200 € im Monat. Wenn davon 4 Personen aktiv verkaufen, 5 Datensätze pflegen und 3 nur Berichte lesen, sieht die Aufteilung so aus: 4 Sales-Lizenzen (400 €), 5 Basislizenzen zum Pro-Preis (245 €) und 3 Leselizenzen (0 €). Das Beispiel zeigt die Rechenlogik. Wie viele Lizenzen dein Team wirklich braucht, ergibt sich aus der Nutzung.
Wo du Lizenzen zuweist und entziehst, zeigen wir Schritt für Schritt im Artikel HubSpot Benutzer anlegen und Lizenzen vergeben. Welche Funktionen in der Sales-Lizenz stecken, steht im Vergleich zur Sales Hub Lizenz.
Wie senkst du die Kosten für HubSpot Marketingkontakte?
Die Kosten für HubSpot Marketingkontakte senkst du, indem du inaktive Kontakte, Abmeldungen und Bounces als Nicht-Marketingkontakte setzt und den Zufluss neuer Marketingkontakte per Workflow regelst. Im Marketing Hub zahlst du nur für Marketingkontakte, also für die Kontakte, die du per Marketing-E-Mail oder Anzeige ansprechen willst. Nicht-Marketingkontakte sind kostenlos. Insgesamt sind bis zu 15 Mio. Kontakte im Account möglich.
Enthalten sind je nach Edition 1.000 (Starter), 2.000 (Professional) oder 10.000 (Enterprise) Marketingkontakte. Darüber rechnet HubSpot in Blöcken ab. In Professional kosten zum Beispiel je 5.000 zusätzliche Kontakte im Bereich 2.001 bis 22.000 laut Katalog 250 € im Monat. Die vollständige Staffel findest du im HubSpot Produkt- und Leistungskatalog.
Die Kosten wachsen oft über Automatismen, die beim Setup niemand bewusst entschieden hat. Jeder Formular-Eintrag, jeder Import und jede Synchronisation aus einem anderen Tool kann einen Kontakt als Marketingkontakt anlegen. Dazu kommen Kontakte, die seit Jahren keine E-Mail geöffnet haben, abgemeldet sind oder deren Adresse nicht mehr existiert.
So gehst du vor:
- Liste bauen: Kontakte ohne E-Mail-Interaktion in den letzten 12 Monaten, Abmeldungen und Bounces in einer aktiven Liste sammeln
- Status ändern: Diese Kontakte als Nicht-Marketingkontakt setzen. Sie bleiben mit ihrer Historie im CRM
- Zufluss regeln: Per Workflow festlegen, welche neuen Kontakte automatisch Marketingkontakt werden, zum Beispiel nur Formular-Einträge mit Einwilligung
- Importe prüfen: Beim Import den Marketing-Status bewusst setzen
Der Haken liegt im Timing. Laut HubSpot lässt sich die Kontaktstufe erst bei Vertragsverlängerung wieder senken. Wer im laufenden Vertrag aufräumt, verhindert weiteres Wachstum und schafft die Grundlage für eine kleinere Stufe zum nächsten Termin. Mehr Details und Beispiele stehen im Artikel HubSpot Marketing Kontakte.
Wann lohnt sich ein Downgrade von Professional auf Starter?
Ein Downgrade lohnt sich, wenn dein Team die Funktionen, die erst ab Professional enthalten sind, im Alltag nicht nutzt. Das prüfst du pro Hub, denn jeder Hub hat seine eigene Edition. Ein Account kann Marketing Hub auf Starter und Sales Hub auf Professional haben.
Der Preisunterschied ist groß: Sales Hub Starter kostet ab ca. 20 € pro Lizenz und Monat, Professional ab ca. 100 €. Marketing Hub Professional liegt ab ca. 880 € im Monat, Starter ab ca. 20 € pro Lizenz (Listenpreise, Stand 09/2026, aktuelle Preise auf hubspot.de). Dafür fehlen in Starter einige Funktionen, die in vielen Portalen tragende Prozesse abbilden.
| Funktion | Starter | Professional |
|---|---|---|
| Workflows Sales/Service Hub | bis 50, eingeschränkte Trigger und Aktionen | bis 300, frei konfigurierbar |
| Workflows Marketing Hub | Formular- und E-Mail-Automatisierung bis 10 Aktionen | bis 300 Workflows |
| Sequenzen | nein | ja (Sales Hub, Service Hub) |
| Lead Scoring | nein | ja (Marketing Hub, Sales Hub) |
| Duplikate verwalten | nein | ja |
| Benutzerdefinierte Berichte | nein | 100 |
| Dashboards | 30 | 75 |
| Pipelines (gesamt pro Account) | 15 | 100 |
| Teams | nein | bis 10 |
| A/B-Tests | nein | ja |
| Calling-Minuten pro Account und Monat | 500 | 3.000 |
Stand: September 2026. Quellen: hubspot.de/pricing/sales, hubspot.de/pricing/marketing und HubSpot Produkt- und Leistungskatalog.
Bevor du die Stufe senkst, lohnt eine Bestandsaufnahme. Wie viele aktive Workflows laufen? Welche Sequenzen nutzt der Vertrieb wirklich? Hängen Berichte für die Geschäftsführung an benutzerdefinierten Reports? Ein Portal mit 180 aktiven Workflows passt nicht in Starter, auch wenn die Hälfte davon verwaist ist. Dann steht zuerst das Aufräumen an und danach die Entscheidung. Hilfe dazu gibt es in unserem Artikel zu Duplikaten und im HubSpot Audit, das Nutzung und Setup einmal vollständig aufnimmt.
Der umgekehrte Fall kommt genauso vor: Ein Unternehmen hat mehrere Hubs einzeln auf Professional. Dann lohnt der Vergleich mit der HubSpot Plattform (alle Hubs im Bundle). Plattform Professional kostet ab ca. 1.430 € im Monat und enthält 6 Lizenzen (Listenpreis, Stand 09/2026, aktuelle Preise auf hubspot.de). Ob das günstiger ist, hängt von der Zahl deiner Sales- und Service-Lizenzen ab.
Unsicher, welche Lizenzen dein Team braucht?
Im 20 Minuten Call schauen wir auf deine Lizenzverteilung und die Nutzung im Portal.
20 Minuten Call buchenWas passiert bei Kündigung oder Stufenwechsel mit deinen Daten und Workflows?
Bei einem Downgrade oder einer Kündigung verlierst du die Funktionen der höheren Stufe. Wie HubSpot im Einzelfall mit Workflows, Sequenzen und Berichten umgeht, die über den Limits der neuen Stufe liegen, klärst du vorher mit HubSpot und hältst die Antwort schriftlich fest. Aus Projekten wissen wir: Wer hier unvorbereitet wechselt, sucht danach wochenlang, warum Leads nicht mehr zugewiesen werden oder Follow-ups ausbleiben.
Diese Punkte gehören vor jeden Stufenwechsel:
- Workflows dokumentieren: Welche Automatisierungen laufen, was lösen sie aus, wer braucht das Ergebnis?
- Daten exportieren: Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets als CSV sichern, dazu Berichte, die du weiter brauchst
- Integrationen prüfen: Welche angebundenen Tools setzen Funktionen der aktuellen Stufe voraus?
- Prozesse ersetzen: Für jede wegfallende Automatisierung festlegen, wer die Aufgabe künftig manuell erledigt
Wer ganz auf die kostenlosen HubSpot Tools wechseln will, muss mit deren Grenzen arbeiten: bis zu 2 Benutzer, bis zu 1.000 Kontakte und keine Workflows. Für ein Team mit laufendem Vertrieb reicht das selten. Einen Überblick über Alternativen im kleineren Budget gibt der Artikel CRM unter 100 Euro.
Wann ist die Vertragsverlängerung der richtige Hebel?
Die Verlängerung ist der Termin, an dem sich die meisten Kostenblöcke verändern lassen. Upgrades gehen in HubSpot jederzeit. Reduzieren geht in unseren Projekten in der Regel erst zur nächsten Vertragsperiode, auch wenn monatlich gezahlt wird. Für die Kontaktstufe im Marketing Hub steht das ausdrücklich in HubSpots FAQ. Was für deine Lizenzen gilt, steht in deinem Vertrag.
Daraus ergibt sich die Reihenfolge: Du planst die Verlängerung mit Vorlauf, räumst Lizenzen und Kontakte vorher auf und gehst mit einer klaren Zielgröße in das Gespräch mit HubSpot.
Ein zweiter Hebel ist die Zahlweise. Auf hubspot.de stehen standardmäßig die Preise bei jährlicher Vorauszahlung, der Listenpreis ist durchgestrichen daneben. Bei Sales Hub Professional sind das 90 € statt 100 € pro Lizenz und Monat, bei Marketing Hub Professional ab 792 € statt 880 € (Stand 09/2026). Enterprise-Hubs werden jährlich abgerechnet. Ob sich die Vorauszahlung für dich rechnet, hängt von deiner Liquidität ab.
Ein dritter Kostenblock wächst gerade: HubSpot-Guthaben für Breeze Agents und KI-Aktionen. Jedes bezahlte Abo enthält ein monatliches Kontingent (Starter 500, Professional 3.000, Enterprise 5.000 Einheiten), das nicht in den Folgemonat übertragen wird. Zusätzliches Guthaben kostet 9 € je 1.000 Einheiten bei jährlicher Zahlung. Wer Agents testet, sollte den Verbrauch im Blick behalten. Welche Agents wie viel verbrauchen, steht im Artikel zu HubSpot Breeze.
Wie oft solltest du HubSpot Lizenzen prüfen?
Wir empfehlen einen kurzen Check pro Quartal und eine gründliche Prüfung rechtzeitig vor der Verlängerung, zum Beispiel 3 Monate vorher. Dazu kommt ein fester Schritt im Offboarding: Wer das Unternehmen verlässt, verliert am letzten Arbeitstag auch die HubSpot Lizenz.
| Prüfpunkt | Frage | Wann |
|---|---|---|
| Sales- und Service-Lizenzen | Nutzt jede Person Sequenzen, Calling oder Tickets? | quartalsweise |
| Basislizenzen | Wer ändert Daten, wer liest nur? | quartalsweise |
| Inaktive Benutzer | Wer war seit Wochen nicht angemeldet? | quartalsweise und im Offboarding |
| Marketingkontakte | Wie viele Kontakte ohne Interaktion sind als Marketingkontakt markiert? | quartalsweise |
| Edition pro Hub | Welche Pro- oder Enterprise-Funktionen laufen wirklich? | vor der Verlängerung |
| Zahlweise und Laufzeit | Monatlich oder jährlich vorab, wann endet die Periode? | vor der Verlängerung |
| HubSpot-Guthaben | Reicht das enthaltene Kontingent oder wird nachgekauft? | monatlich, wenn Agents laufen |
Lizenzkosten vor der Verlängerung senken
- 1Vorlauf planenetwa 3 Monate vor Verlängerung
- 2Lizenzen aufräumenLeselizenzen vergeben, Inaktive entfernen
- 3Kontakte bereinigenInaktive als Nicht-Marketingkontakt setzen
- 4Zielgröße festlegenEdition und Seats pro Hub
- 5Verlängerungmit klaren Zahlen ins Gespräch
Wer diese Prüfung nicht selbst übernehmen will, kann sie in eine laufende HubSpot Betreuung geben. In unseren Workshops zeigen wir außerdem, wie Teams HubSpot so aufsetzen, dass die gebuchten Funktionen auch genutzt werden. Die aktuellen Termine stehen auf der Workshop-Seite.
Unsere Empfehlung: Fang bei den Lizenzen an. Leselizenzen vergeben und inaktive Benutzer entfernen kostet dich einen Nachmittag und verändert keinen Prozess. Die Entscheidung über Editionen und Kontaktstufen triffst du danach mit sauberen Zahlen, und zwar rechtzeitig vor der Verlängerung.
Häufige Fragen zu HubSpot Lizenzkosten
Kann man HubSpot Lizenzen während der Vertragslaufzeit reduzieren?
Meist erst zur Vertragsverlängerung. Für Marketingkontakte schreibt HubSpot das ausdrücklich: Die Kontaktstufe lässt sich erst bei Verlängerung senken. Bei Lizenzen sehen wir in unseren Projekten dasselbe, Upgrades sind dagegen jederzeit möglich. Maßgeblich ist die Regelung in deinem Vertrag.
Kosten Leselizenzen bei HubSpot Geld?
Nein. Leselizenzen (View-Only) sind ohne zusätzliche Kosten enthalten. Wer eine Leselizenz hat, kann Datensätze und Berichte ansehen, aber nichts ändern. Geld kosten Basislizenzen sowie Sales-, Service- und Revenue-Lizenzen.
Zählen Nicht-Marketingkontakte in die HubSpot Abrechnung?
Nein. Nicht-Marketingkontakte sind kostenlos. Abgerechnet werden im Marketing Hub nur Marketingkontakte, inklusive sind 1.000 (Starter), 2.000 (Professional) oder 10.000 (Enterprise). Insgesamt sind bis zu 15 Mio. Kontakte im Account möglich.
Warum kostet meine Basislizenz 49 € statt 20 €?
Weil HubSpot alle Basislizenzen eines Accounts zum Preis der höchsten gekauften Stufe berechnet. Sobald ein Hub auf Professional läuft, kostet jede Basislizenz ab ca. 49 € pro Monat, bei Enterprise ab ca. 75 € (Listenpreise, Stand 09/2026).
Ist jährliche Zahlung bei HubSpot günstiger?
Ja. Auf hubspot.de liegen die Preise bei jährlicher Vorauszahlung unter dem Listenpreis: Sales Hub Professional kostet 90 € statt 100 € pro Lizenz und Monat, Marketing Hub Professional ab 792 € statt 880 € im Monat (Stand 09/2026). Enterprise-Hubs werden jährlich abgerechnet.
Wann lohnt sich ein HubSpot Downgrade auf Starter?
Ein Downgrade lohnt sich, wenn dein Team die Funktionen, die erst ab Professional enthalten sind, im Alltag nicht nutzt. Das prüfst du pro Hub, denn jeder Hub hat seine eigene Edition. Vorher gehört eine Bestandsaufnahme dazu: aktive Workflows, genutzte Sequenzen und benutzerdefinierte Berichte. Ein Portal mit 180 aktiven Workflows passt nicht in Starter, dann steht zuerst das Aufräumen an.
Wie oft sollte man HubSpot Lizenzen prüfen?
Wir empfehlen einen kurzen Check pro Quartal und eine gründliche Prüfung etwa 3 Monate vor der Vertragsverlängerung. Dazu kommt ein fester Schritt im Offboarding: Wer das Unternehmen verlässt, verliert am letzten Arbeitstag auch die HubSpot Lizenz. So zahlst du nicht weiter für Seats ehemaliger Mitarbeitender und gehst mit klaren Zahlen in die Verlängerung.
Kann man HubSpot monatlich kündigen?
In der Regel nein. In unseren Projekten laufen HubSpot Verträge über eine feste Periode, auch wenn monatlich gezahlt wird. Kündigung und Reduzierung greifen dann zum Ende dieser Periode. Die genaue Laufzeit steht in deinem Vertrag.
