Ein verbautes HubSpot lässt sich in den meisten Fällen im bestehenden Portal sanieren. Die Kundenhistorie bleibt erhalten, und du baust Datenmodell, Pipelines, Workflows und Berichte gezielt um. Ein Neuaufsetzen in einem neuen Portal lohnt sich nur, wenn Datenbasis und Prozesslogik so kaputt sind, dass Umbauen länger dauert als Neubauen, oder wenn das Portal gar nicht dir gehört. Hier siehst du, woran du das erkennst, was mit Daten und Automationen passiert und wie der Betrieb währenddessen weiterläuft. Die Einschätzung stammt aus 90+ HubSpot Projekten und 9+ Jahren als HubSpot Gold Partner.
Ein verbautes HubSpot sanierst du in den meisten Fällen im bestehenden Portal, weil E-Mail-Verläufe, Notizen und Deal-Historie an den Datensätzen hängen bleiben. Neu aufsetzen lohnt sich erst, wenn das Datenmodell grundlegend falsch ist, die Historie kaum Wert hat oder das Portal nicht deinem Unternehmen gehört.
- Ein Neustart geht auch im bestehenden Portal
- Sanierung in fünf Schritten, ohne Parallelbetrieb
- Neues Portal: Workflows, Berichte und Integrationen neu bauen
Woran erkennst du, dass dein HubSpot verbaut ist?
Ein verbautes HubSpot erkennst du meist zuerst im Management Meeting: Die Zahlen aus dem Dashboard passen nicht zu dem, was der Vertrieb erzählt, und am Ende entscheidet eine Excel-Liste. Das CRM kostet jeden Monat Lizenzgebühren, liefert aber keine Grundlage für Entscheidungen.
Dahinter stecken fast immer dieselben Muster. Das Portal ist über Jahre gewachsen, verschiedene Leute haben Felder angelegt, eine frühere Agentur hat Workflows gebaut, und niemand hat den Überblick behalten. Diese Checkliste hilft bei der ersten Einschätzung:
| Symptom | Was dahinter steckt |
|---|---|
| Berichte werden angezweifelt | Pflichtfelder fehlen, Deal-Phasen werden unterschiedlich genutzt, Quellen sind falsch zugeordnet |
| Parallele Excel-Listen | Das Team findet im CRM nicht, was es braucht, oder traut den Daten nicht |
| Viele ähnliche Felder | „Branche“, „Branche neu“, „Industry“: Eigenschaften wurden angelegt statt gepflegt |
| Workflows, die niemand erklären kann | Automationen einer früheren Agentur oder Kollegin, ohne Dokumentation |
| Doppelte Kontakte und Firmen | Importe ohne Abgleich, Formulare und Integrationen legen neue Datensätze an |
| Mehrere Pipelines für denselben Prozess | Jedes Team hat sich seine eigene Logik gebaut |
| Lizenzen für Inaktive | Benutzer und Rechte wurden nie aufgeräumt |
Treffen zwei oder drei Punkte zu, ist das normal für ein Portal, das einige Jahre läuft. Treffen fast alle zu, lohnt sich ein genauerer Blick auf die Frage, ob Aufräumen noch reicht.
Wann lohnt sich HubSpot aufräumen, wann ein Neustart?
Aufräumen lohnt sich, solange die Stammdaten (Kontakte, Unternehmen, Deals) im Kern stimmen und nur die Struktur drumherum gewachsen ist. Ein Neustart lohnt sich, wenn das Datenmodell grundlegend falsch aufgebaut ist und die Historie für das Geschäft kaum Wert hat.
In der Praxis sanieren wir deutlich häufiger, als wir neu aufsetzen. Der Grund ist einfach: Im bestehenden Portal hängen E-Mail-Verläufe, Notizen, Meetings, Formulareinsendungen und Deal-Historie direkt an den Datensätzen. Das ist das Gedächtnis deines Vertriebs, und es in ein neues Portal zu übertragen, kostet viel Aufwand.
| Kriterium | Sanieren im bestehenden Portal | Neu aufsetzen im neuen Portal |
|---|---|---|
| Datenqualität | Kern stimmt, Felder und Duplikate sind das Problem | Große Teile der Daten sind veraltet oder falsch verknüpft |
| Historie | Wird im Alltag gebraucht und bleibt komplett erhalten | Hat wenig Wert oder lässt sich gezielt übertragen |
| Datenmodell | Objekte passen, Eigenschaften sind gewuchert | Grundlogik passt nicht mehr zum Geschäftsmodell |
| Workflows | Einzelne Workflows lassen sich prüfen und abschalten | Die Abhängigkeiten sind nicht mehr nachvollziehbar |
| Integrationen | Bleiben verbunden und werden nachjustiert | Müssen alle neu verbunden und getestet werden |
| Eigentum am Portal | Das Portal läuft auf dein Unternehmen | Das Portal gehört einer Agentur oder einer anderen Firma |
Ein Beispiel aus dem KMU Alltag: Ein Vertriebsteam mit zehn Leuten hat fünf Deal-Pipelines, weil jede Produktlinie ihre eigene bekommen hat. Die Deals selbst sind sauber, nur die Auswertung über alle Pipelines ist mühsam. Das ist ein Fall für die Sanierung. Die Pipelines werden zusammengelegt, die Phasen vereinheitlicht und die Deals verschoben. Ein neues Portal würde hier nur die Historie kosten.
Was passiert mit Daten, Workflows und Reports beim Neuaufsetzen?
Beim Neuaufsetzen in einem neuen Portal ziehst du Kontakte, Unternehmen und Deals per Export und Import um. Workflows, Berichte, Dashboards, Vorlagen und Integrationen baust du im neuen Portal neu auf. Auswertungen zu vergangenen Marketing-E-Mails, Formularen und Seitenaufrufen bleiben im alten Portal.
Der Neustart hat dafür einen Vorteil: Du übernimmst nur, was du wirklich brauchst. Im Detail sieht das so aus:
- Stammdaten: Kontakte, Unternehmen und Deals exportierst du als Datei, bereinigst sie und importierst sie neu. Wie du die Datei vorbereitest, steht in unserem Leitfaden zum HubSpot Import, der Export ist im Artikel Kontakte exportieren beschrieben.
- Zuordnungen: Verknüpfungen zwischen Kontakt, Firma und Deal müssen beim Import mitgedacht werden, sonst stehen die Datensätze nebeneinander statt zusammen.
- Historie: E-Mail-Verläufe, Notizen und Aktivitäten ziehen nur mit, wenn du sie gezielt exportierst und wieder importierst. Das ist der aufwendigste Teil und wird oft unterschätzt.
- Workflows: Baust du neu. Das ist ein guter Zeitpunkt, um nur die Automationen zu übernehmen, die heute noch einen Zweck haben.
- Berichte und Dashboards: Baust du neu, idealerweise auf Basis eines Kennzahlen-Konzepts statt als Kopie der alten Ansichten.
- Tracking-Code, Formulare, Integrationen: Musst du auf der Website und in allen verbundenen Tools auf das neue Portal umstellen.
Wichtig: Die Einwilligungen deiner Marketingkontakte gehören zu den Daten, die du beim Umzug sauber mitnehmen musst. Kläre vorher mit deinem Datenschutzbeauftragten, wie Opt-in-Status und Abo-Typen im neuen Portal dokumentiert werden.
Braucht man für einen HubSpot Neustart ein neues Portal?
Nein, meistens nicht. Einen Neustart kannst du auch im bestehenden Portal machen: neue Pipeline anlegen, neue Eigenschaften nach einem klaren Konzept aufbauen, Deals und Kontakte in die neue Struktur überführen und die alten Elemente danach archivieren. Die Historie bleibt dabei erhalten.
Ein neues Portal ist in wenigen Fällen sinnvoll:
- Das Portal gehört einer früheren Agentur oder einer Mutter- bzw. Schwesterfirma, und du bekommst keine vollen Rechte.
- Zwei Unternehmen wurden zusammengelegt und sollen in einem gemeinsamen, neu geplanten System arbeiten.
- Die Datenbasis ist so unbrauchbar, dass du ohnehin nur einen kleinen Teil übernimmst.
Wer im laufenden Portal umbaut, testet größere Änderungen gern vorher. Eine Sandbox zum Testen gibt es laut HubSpot Preisseite nur in Enterprise. In Starter und Professional arbeitest du deshalb mit einer klaren Reihenfolge: erst neue Struktur anlegen, dann testen, dann umstellen, erst zum Schluss alte Elemente archivieren.
Wie läuft eine HubSpot Sanierung ab?
Eine HubSpot Sanierung läuft in fünf aufeinander aufbauenden Schritten ab: Bestandsaufnahme, Zielbild, Datenmodell aufräumen, Automationen ordnen, Berichte und Schulung. Am Ende steht ein Team, das wieder im CRM arbeitet statt daneben.
Sanierung in 5 Schritten
- 1BestandsaufnahmeObjekte, Felder und Workflows erfassen
- 2ZielbildFragen der Geschäftsführung klären
- 3Datenmodell aufräumenFelder zusammenführen, Duplikate bereinigen
- 4Automationen ordnenWorkflows prüfen, dokumentieren, abschalten
- 5Berichte und SchulungDashboards bauen, Team schulen
- Bestandsaufnahme: Welche Objekte, Eigenschaften, Pipelines, Workflows und Integrationen gibt es, und was davon wird genutzt? Wie wir das strukturiert angehen, beschreibt die Seite zum HubSpot Audit.
- Zielbild: Welche Fragen soll das CRM der Geschäftsführung beantworten? Daraus leiten sich Pflichtfelder, Pipeline-Phasen und Berichte ab.
- Datenmodell aufräumen: Doppelte und ungenutzte Eigenschaften zusammenführen oder archivieren, Dropdown-Werte vereinheitlichen, Duplikate zusammenführen. Größere Datenmengen lassen sich mit KI bereinigen, das zeigt der Artikel zur Datenbereinigung mit KI.
- Automationen ordnen: Jeden Workflow prüfen, dokumentieren, abschalten oder neu bauen. Bei der Gelegenheit fallen oft Workflows auf, die fehlen, etwa die aus unserem Artikel über Workflows, die kaum jemand nutzt.
- Berichte und Schulung: Dashboards neu aufbauen und das Team auf die neue Struktur schulen. Ohne diesen Schritt kehren die alten Gewohnheiten schnell zurück.
Dein HubSpot braucht einen Neustart?
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20 Minuten Call buchenWas kostet eine Sanierung im Vergleich zum Neustart?
Eine Sanierung ist in den meisten Fällen günstiger als ein Neustart in einem neuen Portal, weil Historie, Integrationen und funktionierende Teile bleiben. Ein Neustart wird teurer, sobald Aktivitäten übertragen, Integrationen neu verbunden und alle Workflows neu gebaut werden müssen.
Die Kosten hängen weniger vom Weg ab als von diesen Treibern:
- Datenmenge und Datenqualität: Wie viele Datensätze müssen geprüft, zusammengeführt oder übertragen werden?
- Anzahl der Workflows und Integrationen: Jede Automation und jede Schnittstelle muss geprüft oder neu gebaut werden.
- Anzahl der Teams und Prozesse: Ein Vertriebsprozess ist schneller vereinheitlicht als Vertrieb, Marketing und Service zusammen.
- Schulungsaufwand: Je stärker sich die Arbeitsweise ändert, desto mehr Begleitung braucht das Team.
Bei einem neuen Portal kommen HubSpot Kosten dazu. Prüf zuerst die Laufzeit deines bestehenden Vertrags, bevor du ein zweites Portal lizenzierst. Für neue Professional-Verträge weist HubSpot einmalige Onboarding-Gebühren aus, etwa 1.470 € bei Sales Hub Professional und 2.930 € bei Marketing Hub Professional (Listenpreis, Stand 09/2026, aktuelle Preise auf hubspot.de). Ob das für dein zweites Portal gilt, klärst du vorher mit deinem Ansprechpartner bei HubSpot.
Eine Sanierung ist auch ein guter Zeitpunkt, um laufende Kosten zu prüfen. Leselizenzen für Kollegen, die nur Daten ansehen, sind laut HubSpot kostenlos. Die Stufe der Marketingkontakte lässt sich laut HubSpot erst zur Vertragsverlängerung senken. Wer Marketingkontakte aufräumt, plant das deshalb vor dem Verlängerungstermin. Mehr dazu in den Artikeln zu Marketingkontakten und Benutzern und Lizenzen.
Wie lange läuft der Betrieb beim HubSpot Neustart parallel weiter?
Bei einer Sanierung gibt es keinen Parallelbetrieb. Das Team arbeitet im selben Portal weiter, während die Struktur Schritt für Schritt umgebaut wird. Bei einem Neustart im neuen Portal sollte die Parallelphase so kurz wie möglich sein, idealerweise mit einem festen Stichtag.
Zwei Systeme gleichzeitig zu pflegen, hält kein Vertriebsteam lange durch. Nach wenigen Tagen landen Daten im falschen System, und am Ende muss jemand abgleichen. Bewährt hat sich dieser Ablauf:
- Neues Portal oder neue Struktur komplett aufbauen und mit einem kleinen Datenausschnitt testen.
- Einen Stichtag festlegen und dem Team früh ankündigen.
- Am Stichtag die Daten final übertragen und das alte System auf Lesen beschränken.
- In den ersten Wochen nach dem Stichtag eng begleiten und Fragen schnell beantworten.
Für ein sauberes B2B Setup rechnen wir meistens mit zwei bis sechs Wochen, abhängig von Umfang und Datenlage. Die Reihenfolge der Einrichtung steht im Fahrplan zum HubSpot einrichten. Eine Sanierung im laufenden Betrieb verteilt sich oft auf einen ähnlichen Zeitraum, weil das Tagesgeschäft weiterläuft.
Wann ist ein HubSpot Agenturwechsel der bessere Schritt?
Ein Agenturwechsel ist sinnvoll, wenn das Portal technisch sanierbar ist, die Zusammenarbeit aber nicht mehr funktioniert: Änderungen dauern Wochen, niemand kann die Workflows erklären, oder die Agentur baut weiter, ohne dass sich die Probleme im Alltag lösen.
Bevor du wechselst, sichere diese Punkte:
- Super-Admin-Zugang: Mindestens ein Super-Admin im Portal muss aus deinem Unternehmen kommen.
- Vertrag mit HubSpot: Kläre, auf wen das Abo läuft und wer Vertragspartner ist.
- Integrationen und Apps: Liste auf, welche Schnittstellen über Konten der Agentur laufen, etwa Zapier, n8n oder eigene Apps.
- Dokumentation: Fordere eine Übersicht der Workflows, Eigenschaften und Integrationen an.
Oft ist ein Agenturwechsel der Auslöser für eine Sanierung, weil die neue Agentur erst einmal verstehen muss, was im Portal passiert. Wenn du wissen willst, wie wir die Übernahme eines bestehenden Portals angehen, findest du das auf den Seiten HubSpot Setup und HubSpot Betreuung. Einen Überblick über unsere Arbeit als HubSpot Agentur für den Mittelstand gibt es dort auch.
Unsere Empfehlung: Starte mit der Frage, welche Entscheidungen das CRM wieder möglich machen soll. Ist die Antwort klar, zeigt eine Bestandsaufnahme schnell, ob Aufräumen reicht. In den meisten Portalen, die wir übernehmen, ist das der Fall. Ein neues Portal lohnt sich erst, wenn Eigentum, Datenbasis oder Grundlogik dagegen sprechen. Wie wir mit Teams arbeiten, zeigen wir auch in unseren Workshops.
Häufige Fragen zum Sanieren und Neuaufsetzen von HubSpot
Sollte ich HubSpot sanieren oder neu aufsetzen?
In den meisten Fällen sanieren. Wenn Kontakte, Unternehmen und Deals im Kern stimmen, räumst du Eigenschaften, Pipelines und Workflows im bestehenden Portal auf und behältst die komplette Historie. Ein Neuaufsetzen lohnt sich erst, wenn das Datenmodell grundlegend falsch ist oder das Portal nicht deinem Unternehmen gehört.
Kann ich HubSpot neu aufsetzen, ohne ein neues Portal anzulegen?
Ja. Du kannst im bestehenden Portal eine neue Pipeline und neue Eigenschaften nach einem klaren Konzept anlegen, die Datensätze in die neue Struktur überführen und die alten Elemente danach archivieren. Die Historie an Kontakten und Deals bleibt dabei erhalten.
Gehen beim Wechsel in ein neues HubSpot Portal Daten verloren?
Ja, wenn du nicht gezielt planst. Kontakte, Unternehmen und Deals ziehst du per Export und Import um. Workflows, Berichte, Vorlagen und Integrationen baust du neu. Auswertungen zu alten Marketing-E-Mails, Formularen und Seitenaufrufen bleiben im alten Portal.
Wie lange dauert es, HubSpot neu aufzusetzen?
Für ein sauberes B2B Setup rechnen wir meistens mit zwei bis sechs Wochen. Die Dauer hängt von der Datenmenge, der Zahl der Workflows und Integrationen und davon ab, wie viele Teams betroffen sind.
Gibt es in HubSpot eine Testumgebung für den Umbau?
Nur in Enterprise. Laut HubSpot enthält Enterprise eine Standard-Sandbox. In Starter und Professional legst du neue Strukturen parallel an, testest sie mit wenigen Datensätzen und archivierst die alten Elemente erst nach der Umstellung.
Was muss ich vor einem Agenturwechsel bei HubSpot sichern?
Vier Dinge: einen Super-Admin-Zugang aus deinem Unternehmen, Klarheit darüber, auf wen der HubSpot Vertrag läuft, eine Liste der Integrationen, die über Konten der Agentur laufen, und eine Dokumentation der Workflows und Eigenschaften.
Woran erkenne ich, dass mein HubSpot verbaut ist?
Meist im Management Meeting: Die Zahlen aus dem Dashboard passen nicht zu dem, was der Vertrieb erzählt, und am Ende entscheidet eine Excel-Liste. Typische Anzeichen sind viele ähnliche Felder, doppelte Kontakte und Firmen, mehrere Pipelines für denselben Prozess, Workflows, die niemand erklären kann, und Lizenzen für inaktive Benutzer. Treffen fast alle zu, reicht Aufräumen oft nicht mehr.
Was kostet eine HubSpot Sanierung im Vergleich zum Neustart?
Eine Sanierung ist in den meisten Fällen günstiger, weil Historie, Integrationen und funktionierende Teile bleiben. Die Kosten hängen vor allem von Datenmenge und Datenqualität, der Zahl der Workflows und Integrationen, den beteiligten Teams und dem Schulungsaufwand ab. Bei einem neuen Portal kommen HubSpot Kosten dazu, etwa einmalige Onboarding-Gebühren bei neuen Professional-Verträgen.
